Truy xuất nguồn gốc: Chìa khóa giảm lãng phí thực phẩm mà ít doanh nghiệp nhận ra
Tôi vẫn nhớ rõ ràng cuộc điện thoại năm 2018 từ một khách hàng — chủ một nhà máy chế biến hoa quả ở Hà Nội. Anh nói: "Em có vừa phát hiện là 120 tấn xoài đông lạnh tồn kho hơn 8 tháng, chưa biết từ đâu xuất xứ. Muốn xử lý mà không biết lô hàng đó lấy từ vườn nào, thời điểm nào, xử lý ra sao. May ra là phải bán rẻ nửa giá cho nhà máy đóng hộp, không thì phải hủy." Tôi hỏi anh tại sao lại để xảy ra tình cảnh này, anh nói: "Vì không biết hạn sử dụng chính xác là bao lâu, không có dữ liệu chi tiết của lô hàng để tối ưu bảo quản." Đó chính là lúc tôi nhận ra — giảm lãng phí thực phẩm không phải chỉ là vấn đề kỹ thuật hay quản lý kho, mà còn là vấn đề của truy xuất nguồn gốc.
Lãng phí thực phẩm là một trong những vấn đề nóng nhất mà ngành sản xuất thực phẩm Việt Nam đang gặp phải. Theo báo cáo của FAO và UNWFP, khoảng 931 triệu tấn thực phẩm bị lãng phí trên toàn cầu hàng năm, chiếm 17% tổng cung cấp thực phẩm. Tại Việt Nam, con số này dự kiến khoảng 15-17 triệu tấn mỗi năm. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp sản xuất, con số 15 triệu tấn này không chỉ là thống kê — nó là tiền trong túi của bạn đang bốc hơi.
Kỳ lạ thay, hầu hết các doanh nghiệp tôi gặp đều biết rằng lãng phí thực phẩm là bài toán lớn, nhưng rất ít người hiểu rằng truy xuất nguồn gốc chính là công cụ mạnh nhất để giải quyết nó. Không phải truy xuất để kiểm tra hàng giả — mặc dù đó cũng quan trọng — mà truy xuất để bạn biết chính xác hàng hóa của mình ở đâu, bao lâu, có gì sai, cần xử lý như thế nào trước khi nó trở thành rác thải.
Lãng phí thực phẩm xảy ra ở đâu trong chuỗi cung ứng của bạn?
Câu hỏi này có vẻ đơn giản, nhưng câu trả lời thì không. Theo FAO, lãng phí xảy ra ở cả ba khâu: sản xuất (nhất là do yêu cầu thẩm mỹ và kỹ khuôn), lưu kho (hạn sử dụng, bảo quản không đủ), và bán lẻ (sắp hết hạn nên phải bán rẻ hoặc hủy). Nhưng nếu bạn không có hệ thống truy xuất nguồn gốc đầy đủ, bạn sẽ không bao giờ biết lãng phí thực sự xảy ra ở đâu.
Hình dung một tình cảnh: Bạn có 5 lô gừng nhập từ 5 nông dân khác nhau vào cùng một ngày. Ba tháng sau, gừng bắt đầu bị mốc. Nhưng bạn không biết lô nào bị mốc nhiều nhất, có từ nông dân nào hay không, bảo quản ở kho nào. Bạn chỉ biết là "gừng bị mốc" và phải hủy từng khúc từng khúc, vì không có dữ liệu để quyết định "xử lý sao, bán sao, hay dùng để làm sản phẩm khác". Kết quả, 1 tấn gừng bị lãng phí — không phải vì sản phẩm xấu, mà vì bạn không biết dữ liệu của nó.
Truy xuất nguồn gốc giải quyết vấn đề này từng bước. Nó cho phép bạn biết: lô hàng này từ nơi nào, ngày nào, bảo quản ở điều kiện nào, còn bao nhiêu ngày hạn sử dụng. Dữ liệu này giúp bạn proactive thay vì reactive — tức là bạn sẽ biết hàng sắp hết hạn trước khi nó quá hạn, sắp bị mốc trước khi mốc xuất hiện.
Truy xuất nguồn gốc giúp bạn kiểm soát hạn sử dụng — đó là 70% của trò chơi
Trong ngành thực phẩm, hạn sử dụng không phải chỉ là một con số trên bao bì — nó là tài sản của bạn. Mỗi ngày sản phẩm lưu kho, giá trị của nó sẽ giảm dần, cho đến khi hạn sử dụng sắp đến, bạn sẽ bị buộc phải bán rẻ hoặc hủy. Nếu bạn không theo dõi được hạn sử dụng từng lô hàng, bạn sẽ luôn bị động.
Một hệ thống truy xuất nguồn gốc hiệu quả sẽ ghi nhận ngày sản xuất và hạn sử dụng của từng lô, nơi bảo quản hiện tại, điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm), và lịch sử chuyển động từ kho sản xuất đến kho bán buôn. Với dữ liệu này, bạn có thể lập kế hoạch xuất hàng theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) mà không phải dựa vào bản ghi nhớ hay cảm giác. Bạn sẽ biết chính xác khi nào cần bán lô hàng sắp hết hạn, bao lâu trước khi hết hạn cần khuyến mại, hay có lô nào đã quá hạn mà bạn chưa kịp xử lý.
Cơ quan GS1 (tổ chức quản lý mã vạch quốc tế) từng công bố một nghiên cứu: những nhà bán lẻ áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc tích hợp với QR Code giảm được 23% hàng hủy do quá hạn. Con số này nghe nhỏ, nhưng nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất hoặc bán buôn với doanh thu hàng trăm tỷ đồng, 23% có nghĩa là tiền tỷ bạn tiết kiệm mỗi năm.
Kiểm soát tồn kho từ sản xuất đến bán lẻ — bạn cần nhìn toàn bộ tranh
Tôi gặp một người quản lý kho ở công ty chế biến cà phê ở TP.HCM, anh kể: "Mỗi tháng tôi phải gọi điện cho 7-8 điểm bán lẻ để hỏi tồn kho của lô hàng cà phê nào đó. Người này nói còn 50 bao, người kia nói 100 bao, kẻ khác quên mất hoàn toàn. Đến cuối tháng, khi làm báo cáo tồn kho, con số không bao giờ khít được. Gây áp lực thảm hại cho công việc." Tình cảnh này rất phổ biến — tồn kho không được cập nhật trong thời gian thực, dẫn đến những quyết định sai lầm.
Với truy xuất nguồn gốc kết hợp QR Code, mỗi lô hàng (hay thậm chí từng sản phẩm) có một mã định danh duy nhất. Khi sản phẩm được quét tại các điểm bán lẻ hoặc khi được chuyển kho, dữ liệu sẽ được cập nhật real-time. Bạn có thể mở bất kỳ ứng dụng nào và nhìn thấy: lô hàng này có 230 sản phẩm còn trong kho sản xuất, 450 đang ở kho trung chuyển, 180 tại cửa hàng A, 120 tại cửa hàng B. Dữ liệu này không chỉ giúp bạn kiểm soát tồn kho tốt hơn, mà còn giúp bạn dự báo khi nào hàng sắp hết, khi nào cần sản xuất thêm.
Điều này trực tiếp liên quan đến giảm lãng phí: nếu bạn biết tồn kho một cách chính xác, bạn sẽ không sản xuất quá nhiều (dẫn đến hàng tồn) hay quá ít (dẫn đến không đủ hàng bán, phải mua lại từ người khác). Bạn sẽ sản xuất đúng số lượng cần thiết.
Blockchain và GS1 EPCIS — những công cụ thường bị hiểu lầm
Khi tôi nói đến "truy xuất nguồn gốc", không ít người liền hỏi: "Cần blockchain không?", hay "Cần hệ thống EPCIS không?" Câu trả lời là: không nhất thiết, nhưng có thể. Mỗi công cụ có vai trò riêng.
Blockchain thường được quảng cáo là lựa chọn hoàn hảo vì nó immutable (không thể thay đổi). Nhưng sự thật là, không phải tất cả chuỗi cung ứng thực phẩm đều cần blockchain. Blockchain hữu ích khi bạn muốn chia sẻ dữ liệu với đối tác bên ngoài mà không sợ họ thay đổi nó. Nhưng nếu bạn chỉ cần kiểm soát chuỗi cung ứng bên trong công ty mình, blockchain có thể là overkill — tốn kém, chậm, và phức tạp.
GS1 EPCIS là một chuẩn quốc tế để ghi nhận sự kiện trong chuỗi cung ứng. EPCIS cho phép bạn ghi nhận: một lô hàng được sản xuất lúc bao giờ, từ những nguyên liệu nào, ở đâu, được ai xử lý. Điểm mạnh của EPCIS là nó chuẩn hóa dữ liệu, cho phép các doanh nghiệp khác nhau giao tiếp dễ dàng hơn. Nếu bạn làm hàng xuất khẩu, khách hàng nước ngoài có thể yêu cầu bạn cung cấp dữ liệu theo tiêu chuẩn EPCIS.
Điểm chung của cả blockchain lẫn EPCIS là: chúng đều là dữ liệu, và dữ liệu chỉ mạnh khi bạn sử dụng nó. Nếu bạn ghi nhận dữ liệu nhưng không phân tích hay tối ưu hóa dựa trên nó, blockchain hay EPCIS cũng không giúp bạn giảm lãng phí.
Ví dụ cụ thể: Hợp tác xã dâu tây ở Đà Lạt
Tôi biết một câu chuyện thực tế. Năm 2022, một hợp tác xã sản xuất dâu tây sạch ở Đà Lạt đã triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc với QR Code trên từng hộp dâu. Trước đó, họ mất khoảng 18-20% dâu mỗi tháng do không biết lô hàng nào đã lưu kho bao lâu (dâu là trái cây dễ hỏng, thường sản xuất ngày hôm đó phải bán trong 3-5 ngày), không theo dõi được điều kiện lạnh của từng lô, và không biết hộp nào được bán cho khách hàng nào, khi nào.
Sau khi triển khai hệ thống, 6 tháng đầu tiên tỷ lệ lãng phí giảm xuống 8%. Không chỉ vậy, họ còn có thể gửi cảnh báo tới khách hàng nếu dâu có dấu hiệu bị oxy hóa, truy tìm từng hộp dâu nếu có khiếu nại từ khách hàng, và lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn dựa trên dữ liệu bán hàng. Chi phí triển khai hệ thống? Khoảng 150 triệu đồng cho phần mềm và thiết bị. Tiền tiết kiệm từ việc giảm lãng phí? Chỉ riêng 6 tháng đầu, họ đã tính được tiết kiệm hơn 200 triệu đồng. Đó là chưa tính đến lợi ích từ việc tăng uy tín với khách hàng hay mở rộng bán hàng sang các cửa hàng lớn yêu cầu truy xuất nguồn gốc.
Từ lý thuyết đến hành động — bạn cần bắt đầu từ đâu?
Nếu bạn muốn giảm lãng phí thực phẩm bằng truy xuất nguồn gốc, hãy bắt đầu bằng cách xác định điểm yếu trong chuỗi cung ứng hiện tại. Hàng lãng phí nhiều nhất ở khâu nào — sản xuất, lưu kho, hay phân phối? Bạn cần hiểu vấn đề trước khi giải quyết. Sau đó, chọn công cụ phù hợp với quy mô kinh doanh. Nếu chỉ cần kiểm soát hạn sử dụng và tồn kho, QR Code cộng với một ứng dụng quản lý đơn giản là đủ. Nếu cần chia sẻ dữ liệu với nhiều đối tác, hãy xem xét GS1 EPCIS. Blockchain thường là lựa chọn cuối cùng, cho những trường hợp đặc biệt.
Bắt đầu từ một sản phẩm hoặc một quy trình — đừng cố cập nhật toàn bộ hệ thống cùng lúc. Hãy thử nghiệm với một sản phẩm bán chạy nhất hoặc một quy trình bị lãng phí nhiều nhất. Sau khi thành công, mở rộng dần. Điều quan trọng là lập SOP (Standard Operating Procedure) cho việc ghi nhận dữ liệu. Công cụ chỉ mạnh khi nhân viên của bạn sử dụng nó đúng cách. Một hộp dâu được quét 3 lần đúng cách sẽ cung cấp dữ liệu chính xác hơn 100 hộp được quét tùy tiện.
Sau mỗi tháng, hãy xem xét dữ liệu — lô hàng nào bị lãng phí nhiều, tại sao, có thể cải thiện ở đâu. Dữ liệu chỉ có giá trị khi bạn hành động dựa trên nó.
Kết lại — Truy xuất không chỉ là về chống hàng giả
Khi tôi bắt đầu nghề, truy xuất nguồn gốc được quảng cáo chủ yếu như một công cụ để phát hiện hàng giả. Và nó thực sự mạnh mẽ cho mục đích đó. Nhưng qua nhiều năm, tôi nhận ra giá trị thực sự của nó không phải ở đó. Nó ở chỗ khác — ở khả năng giúp bạn hiểu rõ hơn về sản phẩm của mình, về cách nó di chuyển qua các tay, ở đâu có thể tối ưu hóa, ở đâu có thể giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
Giảm lãng phí thực phẩm không phải là một thách thức dễ, nhưng nó cũng không quá khó nếu bạn có đúng dữ liệu. Truy xuất nguồn gốc chính là cách để bạn lấy được dữ liệu đó. Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, có nhiều nền tảng hiện nay hỗ trợ triển khai truy xuất nguồn gốc với giải pháp QR Code, blockchain hay EPCIS, từ những công ty lớn đến những startup như VNCX chuyên hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quan trọng là bạn bắt đầu, và bắt đầu với một bước nhỏ.
