Khi nào tôi mới biết mã vạch quốc tế là cần thiết
Năm 2022, tôi gặp một ông chủ xưởng sản xuất bánh kẹo ở Tây Ninh. Anh ta vừa nhận được đơn hàng đầu tiên từ một nhà nhập khẩu ở Singapore — con số không nhỏ, khoảng 20 container. Vui vẻ, anh gọi cho tôi để thảo luận về cách ghi nhãn và đóng gói sản phẩm.
"Anh ơi, các bạn ở Singapore yêu cầu tất cả sản phẩm phải có mã vạch GS1. Bên mình có mã vạch nhưng nó không được chấp nhận," anh nói qua điện thoại, giọng hơi lo lắng.
Tôi hỏi xem anh dùng loại mã vạch gì. Câu trả lời là: một mã vạch được in bởi nhà in địa phương, không đăng ký chính thức ở đâu cả. Nghe xong tôi đã biết vấn đề nằm ở đâu rồi.
Đó chính là khoảnh khắc mà nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam gặp phải. Họ sản xuất tốt, sản phẩm chất lượng, nhưng khi bước vào thị trường quốc tế, họ phát hiện ra rằng mã vạch là một yêu cầu bắt buộc mà không thể bỏ qua.
Tại sao mã vạch quốc tế lại quan trọng
Trước tiên, hãy hiểu rõ rằng mã vạch không chỉ là một cái gì đó để dán lên sản phẩm rồi khoá đi. Mã vạch — cụ thể là mã vạch được đăng ký theo tiêu chuẩn GS1 — là ngôn ngữ chung của chuỗi cung ứng toàn cầu.
Khi bạn nhập một sản phẩm vào kho của Tesco ở Anh hay bất kỳ chuỗi bán lẻ lớn nào, họ quét mã vạch của bạn để xác nhận: đây là sản phẩm nào, từ nhà sản xuất nào, được sản xuất khi nào. Nếu mã vạch không hợp lệ, hàng không vào được kệ — đơn giản như thế.
Những công ty lớn như Unilever, Nestlé, PepsiCo — họ không bán sản phẩm bên thứ ba mà không có mã vạch GS1 đúng chuẩn. Và khi bạn xuất khẩu, khả năng cao là bạn sẽ gặp phải yêu cầu này sớm hay muộn.
Hơn nữa, mã vạch quốc tế còn liên quan đến truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Ngày nay, các nhà nhập khẩu và bán lẻ lớn không chỉ muốn biết sản phẩm là gì, mà còn muốn biết nó đến từ đâu, được sản xuất bởi ai, và nếu có vấn đề, họ có thể theo dõi lô hàng đó trên toàn bộ chuỗi cung ứng. Đó là nền tảng của một hệ thống truy xuất hiệu quả.
Với sự phát triển của công nghệ như QR Code, blockchain, và các nền tảng truy xuất thông minh, mã vạch GS1 chính là chìa khóa để kết nối tất cả những thông tin này lại với nhau.
GS1 là gì và cấp cho ai
GS1 là một tổ chức quốc tế phi lợi nhuận, được thành lập năm 1977, với mục đích chuẩn hóa hệ thống mã vạch toàn cầu. Hiện nay, GS1 có chi nhánh ở hơn 150 quốc gia trên thế giới.
Tại Việt Nam, tổ chức này được gọi là GS1 Việt Nam, và là đơn vị duy nhất được phép cấp mã vạch GS1 hợp pháp. Khi bạn đăng ký với GS1, bạn sẽ nhận được một mã số duy nhất gọi là GLN (Global Location Number). Con số này đại diện cho tổ chức của bạn trên toàn cầu. Từ GLN này, bạn có thể tạo ra các mã sản phẩm (GTIN — Global Trade Item Number), mỗi mã ứng với một sản phẩm khác nhau mà bạn sản xuất.
Ví dụ: nếu bạn sản xuất bánh kẹo, mỗi loại bánh kẹo khác nhau (bánh quy bơ, bánh chocolate, bánh chà bông, v.v.) sẽ có một mã GTIN riêng. GTIN có thể là EAN-13 (13 chữ số, dùng chủ yếu ở châu Âu, châu Á), UPC-A (12 chữ số, dùng ở Mỹ), hoặc GTIN-14 (14 chữ số, dùng cho các loại bao bì khác nhau của cùng một sản phẩm).
Quan trọng là: bạn không thể tự ý tạo mã vạch. Mã phải được cấp bởi GS1 hoặc nhà cung cấp được GS1 ủy quyền.
Quy trình đăng ký GS1 ở Việt Nam
Đăng ký GS1 tại Việt Nam không phức tạp như nhiều doanh nghiệp tưởng. Bước đầu tiên là liên hệ với GS1 Việt Nam qua website hoặc gọi điện. Họ sẽ cung cấp cho bạn hồ sơ đăng ký — gồm giấy tờ như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập doanh nghiệp, hoặc các tài liệu pháp lý khác.
Việc chuẩn bị hồ sơ không lâu, thường chỉ 1-2 ngày. GS1 sẽ kiểm tra và xác minh thông tin, quá trình này kéo dài từ 3-5 ngày làm việc.
Sau khi được duyệt, bạn cần thanh toán phí đăng ký. Tại Việt Nam, phí này phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn. Doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa thường trả khoảng 4-5 triệu đồng cho năm đầu, trong khi doanh nghiệp lớn có thể cao hơn, nhưng thường là 8-15 triệu đồng.
Ngoài phí đăng ký ban đầu, bạn cũng phải trả phí hàng năm để duy trì tài khoản. Phí hàng năm thường thấp hơn phí đầu tiên, khoảng 2-3 triệu đồng.
Một khi thanh toán xong, GS1 sẽ cấp cho bạn GLN và hướng dẫn cách sử dụng. Bạn có thể bắt đầu tạo GTIN cho từng sản phẩm của mình.
Những lỗi phổ biến khi đăng ký lần đầu
Trong suốt những năm làm việc với hàng trăm doanh nghiệp xuất khẩu, tôi thấy rất nhiều người mắc phải những sai lầm tương tự.
Lỗi thứ nhất: Chờ quá lâu mới đăng ký. Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ đến mã vạch khi đã có khách hàng nước ngoài chỉ định yêu cầu. Nhưng việc đăng ký mất thời gian, nên bạn nên làm sớm, từ lúc bạn bắt đầu lên kế hoạch xuất khẩu. Ngành hàng nào xuất khẩu cũng đều cần mã vạch quốc tế, từ thực phẩm, dệt may, công nghiệp nhẹ, đến các sản phẩm khác.
Lỗi thứ hai: Không hiểu sự khác biệt giữa các loại mã. Một số doanh nghiệp tưởng rằng EAN-13 và UPC-A là hoàn toàn giống nhau, hoặc không biết khi nào nên dùng GTIN-14. Điều này sẽ dẫn đến in ấn sai, làm mất công lực và tiền bạc. Thường thì bạn nên xác nhận với khách hàng của mình họ muốn loại mã vạch nào trước khi đặt in.
Lỗi thứ ba: Không chuẩn bị thông tin sản phẩm đầy đủ. GS1 yêu cầu bạn cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm: tên sản phẩm, thành phần, trọng lượng, danh mục sản phẩm, v.v. Một số doanh nghiệp không chịu khó chuẩn bị kỹ, dẫn đến quá trình phê duyệt kéo dài.
Lỗi thứ tư: Đặt in mã vạch mà không kiểm tra kỹ. Mã vạch phải in rõ ràng, đúng kích thước, và ở vị trí phù hợp trên bao bì. Nếu in lệch hoặc không rõ, các máy quét ở cửa hàng sẽ không đọc được. Tôi từng thấy một xưởng phải in lại toàn bộ 100,000 chiếc bao bì vì mã vạch in không đúng chuẩn.
Mã vạch và truy xuất nguồn gốc
Mục đích của mã vạch không dừng lại ở việc quét hàng ở cửa hàng. Trong thế giới hiện đại, mã vạch là nền tảng của toàn bộ hệ thống chuỗi cung ứng có thể truy xuất.
Khi bạn có mã vạch GS1, bạn có thể liên kết nó với các thông tin khác: ngày sản xuất, ngày hết hạn, lô sản xuất, địa điểm sản xuất, v.v. Tất cả những thông tin này có thể được lưu trữ trong một hệ thống truy xuất, có thể là hệ thống QR Code đơn giản, hoặc phức tạp hơn với blockchain.
Lấy ví dụ về truy xuất nguồn gốc: một khách hàng ở Pháp quét mã vạch sản phẩm bánh kẹo của bạn bằng điện thoại, họ sẽ thấy được: sản phẩm này được sản xuất ở đâu, bởi ai, nguyên liệu chính đến từ đâu, và nó đã đi qua những bước nào trong chuỗi cung ứng. Điều này tạo ra sự tin tưởng với người tiêu dùng.
Trong bối cảnh mà khách hàng ngày càng quan tâm đến minh bạch nguồn gốc, có một hệ thống truy xuất hoàn chỉnh sẽ giúp bạn nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt khi bạn xuất khẩu vào các thị trường phát triển như Châu Âu hay Bắc Mỹ, khách hàng sẽ kỳ vọng một mức độ minh bạch cao.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng mã vạch
Khi bạn đã có mã vạch GS1, bạn cần tuân thủ một số qui tắc.
Thứ nhất: Không thay đổi GTIN của sản phẩm. Mỗi GTIN phải tương ứng với đúng một sản phẩm cố định. Nếu bạn thay đổi công thức, thành phần, hoặc bao bì của sản phẩm một cách đáng kể, bạn phải xin GTIN mới từ GS1.
Thứ hai: Cập nhật thông tin sản phẩm khi có thay đổi. Nếu bạn thay đổi trọng lượng, kích thước, hoặc các thông tin khác, bạn cần thông báo cho GS1. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng của các đối tác của bạn có thông tin chính xác.
Thứ ba: Sử dụng mã vạch một cách nhất quán trên tất cả các kênh. Nếu bạn bán sản phẩm trên Amazon, Shopee, hoặc các cửa hàng vật lý, bạn phải dùng cùng một GTIN. Không nên tạo mã vạch khác nhau cho các kênh khác nhau — điều này sẽ gây nhầm lẫn và làm suy yếu hệ thống truy xuất.
Thứ tư: Lưu giữ tất cả các tài liệu liên quan. Hợp đồng với GS1, chứng chỉ cấp GLN, danh sách GTIN được cấp, v.v. — tất cả những thứ này sẽ hữu ích khi bạn cần chứng minh rằng mã vạch của bạn là hợp pháp.
Khi nào bạn nên đăng ký GS1
Tôi khuyên rằng bạn nên đăng ký GS1 sớm, thậm chí trước khi bạn chắc chắn rằng mình sẽ xuất khẩu hay không. Tại sao? Vì quá trình đăng ký mất thời gian, nên bạn nên làm sớm. Ngành hàng nào cũng có khả năng phải xuất khẩu, từ lâu hay sớm. Những khách hàng bán lẻ trong nước cũng ngày càng yêu cầu mã vạch GS1, không chỉ những khách hàng nước ngoài. Hơn nữa, có mã vạch GS1 sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn, ngay cả khi chỉ bán trong nước.
Một số doanh nghiệp quy mô nhỏ tự hỏi: "Tôi có cần mã vạch GS1 không? Tôi bán trên Shopee, Instagram, hoặc ở các cửa hàng nhỏ quanh đây thôi." Câu trả lời là: nếu bạn muốn phát triển kinh doanh và mở rộng ra các kênh mới, bạn sẽ cần đến nó. Và khi đó, sẽ tốt hơn nếu bạn đã chuẩn bị sẵn sàng.
Lời kết
Đăng ký mã vạch quốc tế không phải là một khâu khó khăn hay rắc rối. Đó là một bước cơ bản, cần thiết, để đưa sản phẩm của bạn vào thế giới toàn cầu.
Ông chủ xưởng bánh kẹo mà tôi đề cập lúc đầu? Anh ta đã đăng ký GS1 sau buổi nói chuyện đó. Ngày hôm nay, không chỉ hàng của anh bán được ở Singapore, mà còn ở Thái Lan, Malaysia, và các nước khác nữa. Mã vạch là một trong những yếu tố quan trọng giúp anh ta thực hiện điều đó.
Tôi cũng khuyến nghị rằng bạn nên tìm hiểu thêm về cách xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc cho sản phẩm của mình. Nó sẽ giúp bạn có lợi thế cạnh tranh trong thời đại mà người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến minh bạch chuỗi cung ứng. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc này, các nền tảng như VNCX cũng cung cấp giải pháp tích hợp.
Đừng để mã vạch trở thành rào cản cho các bước phát triển của bạn. Hãy làm sớm, làm đúng, và tập trung vào việc sản xuất sản phẩm chất lượng tốt. Phần còn lại sẽ đơn giản hơn bạn nghĩ.
