Câu hỏi mà hầu hết chủ doanh nghiệp đặt ra khi xem xét hệ thống truy xuất
Tôi gặp một sếp nhà máy chế biến nông sản ở Mekong hôm qua. Anh ta mở cuộc trao đổi với câu hỏi này: "Nếu chúng tôi đầu tư vào truy xuất nguồn gốc, ROI sẽ là bao nhiêu? Bao lâu để vốn về?" Đó là câu hỏi đúng. Và nó cũng là câu hỏi khó nhất mà tôi phải trả lời.
Hầu hết chủ doanh nghiệp tôi tư vấn đều bắt đầu từ câu hỏi này. Họ không muốn nghe những lý thuyết trừu tượng về blockchain, GS1, hay chuỗi cung ứng bền vững. Họ muốn biết: chi phí bao nhiêu, lợi ích bao nhiêu, và thời gian hoàn vốn là bao lâu. Đó là tư duy của một người làm kinh doanh thực thụ.
Vấn đề là, ROI của truy xuất nguồn gốc không phải lúc nào cũng dễ tính. Nó khác với việc đầu tư vào một máy móc mới, nơi bạn có thể dễ dàng so sánh chi phí mua máy với năng suất tăng thêm. Truy xuất nguồn gốc là một hệ thống toàn diện, và các lợi ích của nó thường không trực tiếp, không ngay lập tức, và đôi khi rất khó định lượng.
Nhưng nó vẫn có thể được tính toán. Chỉ cần bạn hiểu rõ cái gì là chi phí thực sự, và cái gì là lợi ích thực sự.
Những chi phí mà bạn cần tính toán
Khi bạn quyết định triển khai hệ thống truy xuất, chi phí xuất hiện từ ngày đầu. Nhưng không phải tất cả chúng đều rõ ràng.
Chi phí đầu tư ban đầu là phần dễ nhất. Nó bao gồm: phần mềm quản lý, hạ tầng công nghệ (máy chủ, hoặc sử dụng dịch vụ đám mây), cấu hình hệ thống, tích hợp với các quy trình hiện tại. Tùy vào kích mô doanh nghiệp và độ phức tạp của chuỗi cung ứng, chi phí này có thể dao động từ 100 triệu đồng (cho những doanh nghiệp nhỏ) đến vài tỷ đồng (cho những nhà máy lớn với nhiều điểm sản xuất, nhiều nhà cung cấp).
Sau đó là chi phí vận hành hàng năm. Đây là cái mà nhiều người quên tính. Nó bao gồm: chi phí thuê bao phần mềm, bảo trì, cập nhật, lưu trữ dữ liệu. Với một nền tảng truy xuất trên cloud, chi phí này thường tính theo số lượng sản phẩm theo dõi, hoặc theo lượng dữ liệu lưu trữ, hoặc theo mô hình subscription. Một doanh nghiệp trung bình có thể chi từ 50 đến 500 triệu đồng mỗi năm, tùy vào mô hình định giá.
Có một chi phí khác, và đó là chi phí sức người. Bạn cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống, cách nhập dữ liệu truy xuất vào quy trình sản xuất hàng ngày. Bạn cần có một người (hoặc một nhóm người) chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu, kiểm tra chất lượng, giải quyết những vấn đề phát sinh. Chi phí này thường không được tính là một khoản ngay lập tức, nhưng nó là chi phí lương thường xuyên, và nó có thể lên tới 10 triệu đồng mỗi tháng cho một người quản lý dự toán cân đối.
Rồi còn chi phí cho thiết bị phụ trợ. Nếu bạn cần quét QR Code tự động trong dây chuyền sản xuất, hoặc cần cảm biến để ghi nhận nhiệt độ và độ ẩm trong quá trình vận chuyển, những chi phí này sẽ cộng dồn. Đối với những doanh nghiệp vận chuyển hàng lạnh, chi phí này có thể rất đáng kể.
Nơi mà lợi ích bắt đầu xuất hiện
Bây giờ, hãy nói về lợi ích. Và lợi ích của truy xuất nguồn gốc là rất thực, nếu bạn biết cách tìm kiếm nó.
Lợi ích rõ ràng nhất là giảm hàng giả và hàng không rõ nguồn gốc. Tôi gặp một công ty bánh kẹo ở Hà Nội, khi họ triển khai QR Code và công nghệ blockchain, lợi ích đầu tiên mà họ thấy là khách hàng tại các siêu thị lớn không còn nhầm lẫn sản phẩm chính hãng với sản phẩm giả lạo. Điều này dẫn đến: khách hàng tin tưởng thương hiệu hơn, doanh số bán hàng ở các cửa hàng trực tiếp tăng lên, chi phí xử lý khiếu nại về hàng giả giảm xuống. Sau 6 tháng, họ báo cáo rằng lượng hàng giả bị phát hiện giảm 95%, và khách hàng lặp lại mua hàng tăng 30%.
Lợi ích thứ hai là giảm lãng phí. Khi bạn có hệ thống truy xuất, bạn có thể theo dõi từng lô hàng, từng sản phẩm, từ nhà kho đến tay khách hàng. Điều này cho phép bạn xác định chính xác hàng hết hạn, hàng bị hư hỏng, hàng thất lạc. Một trang trại nông sản xuất khẩu ở Đắk Lắk sử dụng truy xuất để quản lý các lô sầu riêng, và họ phát hiện ra rằng 8% hàng bị huy động không cần thiết là do dữ liệu quản lý kho kém. Sau khi cải thiện, lãng phí giảm còn 2%, tiết kiệm được gần 2 tỷ đồng mỗi năm.
Lợi ích thứ ba, và có lẽ là lợi ích sâu sắc nhất, là khả năng tiếp cận thị trường cao cấp. Nhiều siêu thị quốc tế, nhiều thị trường xuất khẩu (đặc biệt là EU, Úc, Mỹ) yêu cầu nhà cung cấp phải có khả năng truy xuất nguồn gốc. Nếu bạn có hệ thống này, bạn có thể trả lời ngay những yêu cầu kiểm tra này, thay vì phải kiếm kiếm hồ sơ trong kho lưu trữ. Một hợp tác xã sản xuất trà ở Thái Nguyên cho biết rằng, sau khi có hệ thống truy xuất, họ có thể bán vào các chuỗi cao cấp ở Hà Nội, và giá bán tăng từ 150.000 đồng/kg lên 300.000 đồng/kg. Đó là gấp đôi, chỉ vì họ có thể chứng minh nguồn gốc một cách rõ ràng.
Còn có lợi ích khác, tinh tế hơn. Khi bạn có dữ liệu chi tiết về chuỗi cung ứng, bạn có thể tối ưu hóa quy trình. Bạn biết chính xác nhà cung cấp nào cung cấp nguyên liệu chậm nhất, bạn biết khâu nào của sản xuất mất thời gian nhất, bạn biết điểm nào của vận chuyển có chi phí cao nhất. Điều này cho phép bạn đưa ra quyết định tốt hơn về việc giảm chi phí, tăng tốc độ, hoặc cải thiện chất lượng.
Cách tính ROI một cách thực tế
Bây giờ, để tính ROI, công thức cơ bản là:
ROI = (Lợi ích ròng / Tổng chi phí) × 100%
Nhưng "lợi ích ròng" là gì? Đó chính là việc khó khăn.
Hãy tính toán một ví dụ cụ thể. Giả sử bạn là một nhà máy chế biến thực phẩm trung bình, với doanh thu hàng năm 100 tỷ đồng. Bạn quyết định triển khai một hệ thống truy xuất nguồn gốc dựa trên QR Code và một nền tảng cloud để quản lý dữ liệu.
Chi phí: Chi phí đầu tư lần đầu (phần mềm, tư vấn, triển khai) là 500 triệu đồng. Chi phí vận hành hàng năm (subscription, bảo trì) là 200 triệu đồng. Chi phí sức người (1 người quản lý dữ liệu toàn thời gian) là 180 triệu đồng/năm. Chi phí in QR Code trên bao bì (gia tăng) là 50 triệu đồng/năm. Tổng chi phí năm đầu tiên là 930 triệu đồng, tổng chi phí hàng năm (sau năm đầu) là 430 triệu đồng.
Lợi ích: Giảm lãng phí sản phẩm (từ 4% xuống 2% của doanh thu) mang lại 2 tỷ đồng/năm. Giảm chi phí xử lý khiếu nại, giảm chi phí bảo hành do giảm hàng giả mang lại 300 triệu đồng/năm. Tăng giá bán nhờ có thể bán vào kênh cao cấp hơn (tăng 3% doanh thu, với lợi nhuận tăng 5%) mang lại 150 triệu đồng/năm. Cải thiện hiệu suất vận chuyển, giảm hàng hỏng trên đường mang lại 200 triệu đồng/năm. Tổng lợi ích là 2.65 tỷ đồng/năm.
ROI năm thứ nhất: (2.65 tỷ - 0.93 tỷ) / 0.93 tỷ × 100% = 185%. Thời gian hoàn vốn là 4.3 tháng.
Các con số này có thực không? Có. Những lợi ích này có xảy ra không? Có, nhưng không phải tất cả xảy ra ở tất cả doanh nghiệp, và không phải lúc nào cũng lớn như vậy. Những con số tôi liệt kê ở đây dựa trên những trường hợp thực tế mà tôi tư vấn, nhưng kết quả sẽ khác tùy vào ngành, quy mô, và hiện trạng ban đầu của doanh nghiệp.
Những lưu ý quan trọng khi tính ROI
Vấn đề đầu tiên: không phải tất cả lợi ích đều xuất hiện ngay. Giảm lãng phí có thể thấy rõ trong vòng 2-3 tháng, nhưng tăng giá bán nhờ truy xuất nguồn gốc có thể mất 6-12 tháng để thực hiện, vì nó đòi hỏi bạn phải xây dựng lại mối quan hệ với khách hàng, xin phép siêu thị lên shelving cao hơn, hay tìm kiếm khách hàng mới ở thị trường cao cấp hơn.
Vấn đề thứ hai: ROI không phải là mục tiêu duy nhất. Bạn cũng cần xem xét những lợi ích "mềm" khác. Ví dụ, khách hàng tin tưởng thương hiệu hơn. Ví dụ, bạn tuân thủ được những quy định mới của chính phủ hoặc của các thị trường xuất khẩu. Ví dụ, bạn có thể quản lý rủi ro tốt hơn — nếu có vấn đề chất lượng, bạn có thể nhanh chóng xác định lô hàng nào bị ảnh hưởng, thay vì phải thu hồi tất cả sản phẩm của bạn trên thị trường. Những lợi ích này rất thực, nhưng khó để định giá bằng tiền.
Vấn đề thứ ba: bạn cần đôi mắt dài hạn. Truy xuất nguồn gốc không phải là một dự án mà bạn triển khai xong là xong. Nó là một hệ thống mà bạn sẽ cải thiện và mở rộng trong nhiều năm tới. Chi phí vận hành sẽ ổn định, nhưng lợi ích có thể tăng lên khi bạn mở rộng hệ thống, khi bạn học được cách sử dụng dữ liệu tốt hơn, khi bạn phát hiện ra những cơ hội mới. Một nhà máy nước mắm truyền thống ở Phú Quốc bắt đầu với hệ thống truy xuất đơn giản, nhưng sau 2 năm, họ đã phát triển nó để kết nối với nhà máy của họ tại nước ngoài, nhờ vậy họ có thể bán sản phẩm cao cấp trực tiếp cho các quốc gia châu Âu, tăng doanh thu gấp 3 lần.
Những sai lầm phổ biến khi ước tính ROI
Sai lầm đầu tiên: quên tính chi phí sức người. Nhiều công ty cho rằng khi triển khai phần mềm truy xuất, họ chỉ cần nhấp một nút là tất cả sẽ hoạt động tự động. Thực tế không phải vậy. Bạn cần có người nhập dữ liệu, người kiểm tra tính chính xác, người giải quyết những sai sót. Chi phí này không phải nhỏ, và nó thường bị bỏ quên.
Sai lầm thứ hai: quên tính chi phí tích hợp với các hệ thống hiện tại. Nếu bạn đang sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng cũ, bạn sẽ cần phải tích hợp hệ thống truy xuất mới vào đó. Công việc này có thể đòi hỏi lập trình viên, có thể cần phải sửa đổi quy trình làm việc hiện tại. Chi phí này rất dễ bị đánh giá thấp.
Sai lầm thứ ba: quên tính những lợi ích gián tiếp. Ví dụ, khi bạn có hệ thống truy xuất, bạn có thể giảm chi phí bảo hiểm. Bạn có thể giảm chi phí kiểm tra chất lượng vì bạn có dữ liệu lịch sử để phân tích. Bạn có thể cắt giảm lãng phí thời gian của bộ phận bán hàng trong việc theo dõi hàng hóa và xử lý khiếu nại. Những lợi ích này rất thực, nhưng chúng dễ bị bỏ sót.
Sai lầm thứ tư: quên xem xét vòng đời của hệ thống. Hệ thống truy xuất sẽ cần được cập nhật, bảo trì, nâng cấp. Bạn cần dự phòng cho những chi phí này trong tính toán ROI dài hạn.
Lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của bạn
Sau tất cả, ROI của truy xuất nguồn gốc phụ thuộc rất nhiều vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn là một doanh nghiệp xuất khẩu, nơi mà khách hàng quốc tế yêu cầu truy xuất, thì ROI có thể rất cao và thời gian hoàn vốn rất ngắn. Nếu bạn là một doanh nghiệp bán hàng trong nước, ROI có thể thấp hơn, nhưng nó vẫn dương tính.
Cách tốt nhất là bạn hãy làm một đánh giá chi tiết cho doanh nghiệp của bạn. Liệt kê ra tất cả chi phí mà bạn sẽ phải chịu, ước tính tất cả những lợi ích mà bạn có thể thu được (dựa trên những dữ liệu từ doanh nghiệp tương tự, hoặc từ những thí nghiệm nhỏ bạn có thể thực hiện trước), rồi tính ROI. Đừng quên xem xét những lợi ích "mềm" mà bạn không thể định giá bằng tiền, nhưng nó vẫn rất có giá trị.
Và hãy nhớ, truy xuất nguồn gốc không phải chỉ là một lựa chọn tài chính, nó còn là một lựa chọn chiến lược. Thế giới đang thay đổi, khách hàng đang thay đổi, những quy định cũng đang thay đổi. Các doanh nghiệp sẽ cần phải có khả năng truy xuất nguồn gốc để tồn tại lâu dài. Những doanh nghiệp có sẵn hệ thống này sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn, không chỉ về mặt tài chính mà còn về mặt danh tiếng thương hiệu và sự tin tưởng của khách hàng.
Nếu bạn cần hỗ trợ để triển khai hệ thống truy xuất, có những nền tảng được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp Việt Nam, với giao diện tiếng Việt, hiểu rõ về quy định địa phương, và có những tính năng như QR Code, blockchain, và tích hợp với GS1 tiêu chuẩn quốc tế. Những nền tảng này có thể giúp bạn bắt đầu nhanh chóng, mà không cần phải xây dựng mọi thứ từ đầu.
