Deadline 2028 nghe thì xa, nhưng đơn hàng thì không đợi
Cuối năm 2025, khi FDA chính thức thông báo lùi hạn tuân thủ Food Traceability Rule (FSMA 204) từ tháng 1/2026 sang 20/7/2028, không ít chủ doanh nghiệp chế biến thủy sản ở Cà Mau, Sóc Trăng, Cần Thơ thở phào. "Còn hai năm rưỡi nữa, từ từ tính." Tôi hiểu tâm lý đó, vì bản thân cũng từng nghĩ vậy khi đọc tin lần đầu.
Nhưng thực tế phũ phàng hơn nhiều. Walmart — một trong những nhà mua thủy sản đông lạnh lớn nhất của Việt Nam — đã âm thầm đưa yêu cầu truy xuất theo chuẩn GDST (Global Dialogue on Seafood Traceability, khung dữ liệu gần như trùng khớp với KDE của FSMA 204) vào hợp đồng nhà cung cấp từ tháng 8/2025. Costco, một vài chuỗi siêu thị lớn khác cũng đang siết dần theo hướng tương tự, không chờ FDA ra tay cưỡng chế. Nói cách khác, với một xưởng chế biến tôm xuất khẩu sang Mỹ qua các nhà nhập khẩu lớn, hạn chót thực sự đã trôi qua rồi, chỉ là chưa ai thông báo rộng rãi.
Điều đáng nói là phần lớn tài liệu tiếng Việt về FSMA mà doanh nghiệp thủy sản đang tham khảo lại nói về FSMA "đời cũ" — đăng ký cơ sở với FDA, chỉ định đại diện tại Mỹ, gia hạn hai năm một lần. Đó là những quy định đã có từ 2011 và hầu hết doanh nghiệp áp dụng HACCP lâu năm đã quen tay. FSMA 204 là một lớp yêu cầu hoàn toàn khác, ra đời năm 2022, không thay thế mà chồng thêm lên trên. Nhầm lẫn hai thứ này là sai lầm đầu tiên và phổ biến nhất tôi thấy khi làm việc với các nhà máy chế biến.
FSMA 204 thực chất bắt doanh nghiệp làm gì
Nói ngắn gọn, FSMA 204 áp dụng cho các mặt hàng nằm trong Food Traceability List (FTL) của FDA — trong đó thủy sản, đặc biệt là các loài giáp xác và một số loài cá, chiếm một phần lớn. Nếu doanh nghiệp bạn chế biến tôm, mực, cá ngừ, hoặc một số loài cá xuất sang Mỹ, gần như chắc chắn nằm trong danh sách này.
Yêu cầu cốt lõi là: mỗi lô hàng phải mang một mã định danh duy nhất gọi là Traceability Lot Code (TLC), và mọi ghi chép liên quan đến lô đó — từ lúc thu hoạch, đóng gói, vận chuyển cho đến khi tới tay nhà nhập khẩu — đều phải gắn với đúng mã này. Khi FDA yêu cầu (thường trong các đợt điều tra ngộ độc thực phẩm hoặc thu hồi sản phẩm), doanh nghiệp phải cung cấp được toàn bộ lịch sử của lô hàng đó trong vòng 24 giờ, ở định dạng bảng biểu điện tử chứ không phải một chồng hồ sơ giấy lục tìm cả tuần.
Cái khó không nằm ở việc tạo ra một mã số — doanh nghiệp thủy sản Việt Nam nào cũng đã có mã lô nội bộ từ lâu. Cái khó là mã đó phải sống xuyên suốt qua nhiều tay, nhiều hệ thống, và tại đúng những điểm mà FDA gọi là Critical Tracking Event (CTE), doanh nghiệp phải ghi lại đúng bộ dữ liệu bắt buộc (Key Data Element — KDE), không thiếu không thừa.
Bảy sự kiện theo dõi trọng yếu, và vì sao thủy sản nuôi khác thủy sản đánh bắt
FDA định nghĩa bảy CTE trong toàn chuỗi: thu hoạch, làm lạnh, đóng gói ban đầu, tiếp nhận trên bờ lần đầu, vận chuyển, tiếp nhận, và chế biến/biến đổi sản phẩm. Không phải doanh nghiệp nào cũng trải qua đủ cả bảy — và đây là chỗ mà hầu hết bài viết tiếng Anh tôi đọc được lại gộp chung thủy sản thành một khối, trong khi thực tế tôm cá tra nuôi ở Việt Nam vận hành khác hẳn cá ngừ đánh bắt xa bờ.
Với tôm, cá tra nuôi ao — chiếm phần lớn kim ngạch xuất khẩu thủy sản Việt sang Mỹ — chuỗi sự kiện bắt đầu từ khâu thu hoạch tại ao nuôi, tương đương với "Initial Packing" khi nguyên liệu được đóng gói lần đầu tại vùng nuôi hoặc ngay tại nhà máy nếu thu mua trực tiếp. Mã TLC thường được gán ngay tại đây, gắn với thông tin vùng nuôi, ngày thu hoạch, mã ao nuôi nếu có.
Với hải sản đánh bắt tự nhiên như cá ngừ, mực, cá cờ kiếm — sự kiện quan trọng nhất là "First Land-Based Receiving", tức thời điểm sản phẩm từ tàu cá được tiếp nhận lần đầu trên bờ. Đây chính là điểm mà TLC được gán cho hải sản đánh bắt, và nó trùng khớp một cách thú vị với hệ thống Giấy chứng nhận, xác nhận nguyên liệu thủy sản khai thác (C/C — Certificate of Catch) mà Việt Nam đã vận hành nhiều năm nay theo Thông tư 21 để đáp ứng yêu cầu IUU của châu Âu. Nói cách khác, dữ liệu bạn đang thu thập cho C/C — tên tàu, vùng biển đánh bắt, ngày cập cảng, sản lượng — gần như là nguyên liệu thô để dựng KDE cho CTE này. Vấn đề là hai hệ thống đang ghi trên hai bộ biểu mẫu khác nhau, một cho cơ quan quản lý Việt Nam, một (chưa có) cho phía Mỹ.
Các sự kiện còn lại — làm lạnh, vận chuyển, tiếp nhận tại nhà máy, và chế biến (phile hóa, cấp đông, đóng gói thành phẩm) — là nơi mã TLC phải "đi theo" nguyên liệu qua từng công đoạn nội bộ trong nhà máy. Đây thường là phần yếu nhất ở các nhà máy vừa và nhỏ, vì nhiều nơi vẫn dùng sổ tay hoặc file Excel rời rạc cho từng công đoạn, không có một sợi chỉ mã lô nào xuyên suốt.
Dữ liệu bắt buộc tại mỗi điểm, và bài kiểm tra 24 giờ
Tại mỗi CTE, FDA yêu cầu ghi lại một bộ dữ liệu tối thiểu: mã TLC và nguồn gốc phát sinh mã, mô tả sản phẩm, số lượng và đơn vị tính, ngày giờ sự kiện, tên và địa chỉ cơ sở liên quan, cùng các chứng từ tham chiếu như vận đơn hoặc số ASN. Nghe thì đơn giản, nhưng điểm mấu chốt là toàn bộ dữ liệu này phải truy xuất được nhanh và đúng định dạng khi FDA yêu cầu — họ gọi đây là bài kiểm tra 24 giờ.
Tôi khuyên mọi doanh nghiệp, trước khi đầu tư bất kỳ phần mềm nào, hãy tự làm một bài diễn tập nội bộ: chọn ngẫu nhiên một lô hàng đã xuất khẩu ba tháng trước, và thử dựng lại toàn bộ lịch sử của nó — từ vùng nuôi, ngày thu hoạch, đến container nào, tàu nào, cảng nào — trong đúng 24 giờ, chỉ dùng hồ sơ hiện có. Phần lớn doanh nghiệp tôi từng làm việc cùng mất từ ba đến năm ngày cho bài tập này, thậm chí có nơi không dựng lại được đầy đủ vì một khâu trung gian (ví dụ đơn vị vận chuyển lạnh thuê ngoài) không lưu dữ liệu theo mã lô. Đó chính là lỗ hổng cần vá trước tiên, không phải phần mềm.
Ai bắt buộc phải làm, và những ngộ nhận về miễn trừ
Một nhầm lẫn khác: nhiều doanh nghiệp nghĩ vì họ không trực tiếp bán cho FDA hay người tiêu dùng Mỹ, trách nhiệm này thuộc về nhà nhập khẩu bên kia, không phải mình. Về mặt pháp lý, FDA thực thi trên chuỗi cung ứng trong lãnh thổ Mỹ, đúng vậy. Nhưng KDE mà nhà nhập khẩu Mỹ phải cung cấp bắt đầu từ dữ liệu do nhà máy Việt Nam tạo ra ở phía nguồn. Nếu bạn không giao đủ dữ liệu đúng chuẩn, nhà nhập khẩu không thể tuân thủ, và hợp đồng sẽ chuyển sang nhà cung cấp khác làm được việc đó — thực tế này đã và đang xảy ra với một số đơn hàng tôm sang các chuỗi bán lẻ lớn.
Về miễn trừ, FDA có loại trừ một số trường hợp: cơ sở nuôi trồng thủy sản nhỏ lẻ theo tiêu chí doanh thu, một số hình thức chế biến biến đổi hoàn toàn tính chất sản phẩm (ví dụ đóng hộp tiệt trùng ở một số điều kiện cụ thể), và hàng hóa chỉ tiêu thụ nội địa Mỹ với số lượng rất nhỏ. Nhưng với quy mô xuất khẩu của phần lớn doanh nghiệp thủy sản Việt Nam sang Mỹ, đừng trông chờ vào miễn trừ — hãy giả định mặc định là thuộc diện áp dụng, rồi kiểm tra ngoại lệ sau, không làm ngược lại.
Lộ trình chuẩn bị theo giai đoạn, không đợi đến gần 2028
Giai đoạn đầu, trong sáu tháng tới, việc quan trọng nhất là rà soát xem sản phẩm nào của mình nằm trong Food Traceability List, và với từng dòng sản phẩm đó, xác định rõ những CTE nào áp dụng cho quy trình thực tế của nhà máy. Đồng thời làm ngay bài diễn tập 24 giờ tôi vừa nói ở trên để biết mình đang đứng ở đâu.
Giai đoạn hai là chọn công cụ số hóa để mã lô đi xuyên suốt được qua các công đoạn nội bộ, thay vì rời rạc trên giấy hoặc Excel từng khâu. Đây là chỗ mã QR gắn theo chuẩn GS1 (GTIN, mã lô theo AI 10, ngày sản xuất theo AI 11 hoặc 13) và nền tảng ghi nhận sự kiện theo chuẩn EPCIS phát huy tác dụng — mỗi lần nguyên liệu chuyển từ ao nuôi vào nhà máy, từ khâu sơ chế sang cấp đông, từ kho sang container, hệ thống tự động sinh ra một bản ghi sự kiện gắn với đúng mã lô, thay vì nhân viên phải nhớ chép tay. Với các nhà máy đã dùng hệ thống truy xuất QR nội địa (như phục vụ yêu cầu của Bộ NN&PTNT hay các chuỗi siêu thị trong nước), phần việc còn lại chủ yếu là ánh xạ thêm bộ trường dữ liệu theo đúng KDE của FDA vào hệ thống sẵn có, không cần xây lại từ đầu.
Giai đoạn ba, thử nghiệm thực tế với một nhà nhập khẩu hoặc chuỗi bán lẻ đang yêu cầu chuẩn GDST — vì đây gần như chắc chắn sẽ là bài kiểm tra thật đầu tiên, sớm hơn nhiều so với việc FDA gõ cửa. Giai đoạn bốn, mở rộng ra toàn bộ dòng sản phẩm và nhà cung cấp vệ tinh (các hộ nuôi liên kết, đơn vị thu mua trung gian) trước khi hạn 2028 tới, kèm theo audit định kỳ nội bộ để đảm bảo dữ liệu không bị đứt gãy khi có nhân sự mới hoặc thay đổi quy trình.
Những sai lầm hay gặp nhất
Sai lầm lớn nhất là đánh đồng HACCP và đăng ký cơ sở FDA với việc đã tuân thủ FSMA 204 — hai việc không liên quan trực tiếp đến nhau. Sai lầm thứ hai là coi 20/7/2028 là mốc duy nhất cần quan tâm, trong khi áp lực thực tế từ khách hàng lớn đến sớm hơn nhiều, và một khi mất đơn hàng vào tay đối thủ đã sẵn sàng, rất khó lấy lại. Sai lầm thứ ba là xây hai hệ thống dữ liệu song song — một cho C/C, IUU nội địa, một cho khách Mỹ — thay vì thiết kế một nguồn dữ liệu gốc dùng chung, chỉ xuất ra định dạng khác nhau theo yêu cầu từng bên. Và sai lầm cuối cùng, phổ biến nhất, là chưa bao giờ thử bài kiểm tra 24 giờ cho đến khi FDA hoặc khách hàng thực sự yêu cầu — lúc đó mới phát hiện lỗ hổng thì đã muộn.
FSMA 204 không phải một cơn bão đến năm 2028 mới đổ bộ. Nó đã bắt đầu định hình lại cách các nhà mua lớn chọn nhà cung cấp thủy sản ngay từ bây giờ, và doanh nghiệp nào dựng được một hệ thống mã lô xuyên suốt, đáng tin cậy sớm hơn, sẽ là bên có lợi thế đàm phán khi hợp đồng mới được ký.
