HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TRUY XUẤT NGUỒN GỐC TRÊN VNCX

Tài liệu này hướng dẫn chi tiết các bước vận hành hệ thống VNCX để đảm bảo dữ liệu truy xuất nguồn gốc được minh bạch, chính xác và logic.

📺 VIDEO HƯỚNG DẪN THAM KHẢO

Để có cái nhìn trực quan về quy trình áp dụng cho từng loại hình sản phẩm cụ thể, bạn có thể xem các video mẫu dưới đây:

👉 Video hướng dẫn quy trình Nông sản (Trồng trọt)
👉 Video hướng dẫn quy trình Thủy sản (Nuôi trồng)

GIAI ĐOẠN 1: THIẾT LẬP DỮ LIỆU NỀN TẢNG

Mục đích: Xây dựng "bản đồ số" cho doanh nghiệp trước khi đi vào hoạt động sản xuất.

Bước 1: Tạo Tổ chức

Thiết lập danh tính doanh nghiệp trên hệ thống.

Vào menu Quản lý tổ chức -> Chọn Tạo mới.
Điền Tên tổ chức và Slug (đường dẫn định danh, viết liền không dấu).
Quan trọng: Tại mục Loại tổ chức, chọn chính xác là Nhà sản xuất (hoặc Hợp tác xã/Hộ kinh doanh) để kích hoạt các tính năng nuôi trồng.
Điền thông tin liên hệ (Email, SĐT, Địa chỉ).

Bước 2: Tạo Sản phẩm

Định nghĩa các sản phẩm mà đơn vị đang kinh doanh.

Vào menu Sản phẩm -> Chọn Thêm mới.
Tải ảnh đại diện (chất lượng cao) cho sản phẩm.
Điền Tên sản phẩm, Mã SKU và Mô tả chi tiết.
Bấm Lưu.

Bước 3: Thiết lập Hạ tầng (Vị trí & Vùng)

Số hóa cơ sở vật chất lên bản đồ.

Thêm Vị trí: Tạo các điểm lớn như Kho, Trang trại, Nhà máy. Nhập địa chỉ hoặc tọa độ GPS chính xác.
Thêm Vùng sản xuất: Trong một vị trí, tạo các vùng chức năng (Ví dụ: Vùng nuôi, Khu chế biến, Khu đóng gói).
Thêm Chuồng trại/Ao nuôi: Tạo đơn vị quản lý nhỏ nhất. Nhập chính xác Diện tích () và Sức chứa tối đa để tính toán năng suất.

Bước 4: Cấu hình Quy trình (Nhật ký)

Chuẩn hóa các hoạt động để nhân viên dễ dàng ghi chép.

Vào Cài đặt vùng -> Tab Sản xuất.
Tạo danh sách các công việc thường nhật (Ví dụ: Cho ăn, Xuống giống, Phun thuốc, Vệ sinh...).
Việc này giúp dữ liệu nhật ký sau này đồng nhất và chuyên nghiệp.

GIAI ĐOẠN 2: QUY TRÌNH SẢN XUẤT (NUÔI TRỒNG)

Mục đích: Ghi nhận quá trình hình thành sản phẩm từ nguyên liệu đầu vào.

Bước 5: Tạo Lô Sản xuất (Bắt đầu vụ mùa)

Chọn chức năng Bắt đầu nuôi/trồng.
Chọn Sản phẩm (Con giống/Cây giống).
Gán Lô này vào một Chuồng/Ao cụ thể (đã tạo ở Bước 3).
Nhập số lượng thả giống và Ngày bắt đầu.
Hệ thống sẽ cấp một Mã Lô duy nhất.

Bước 6: Chăm sóc & Ghi nhật ký

Nhân viên thực hiện ghi chép các hoạt động hàng ngày dựa trên cấu hình ở Bước 4.
Dữ liệu này là bằng chứng cho quá trình canh tác sạch/an toàn.

Bước 7: Tạo Lô Thu hoạch

Kết thúc quá trình nuôi trồng để chuyển sang kho lưu trữ.

Tại lô đang nuôi, bấm nút Thu hoạch.
Hệ thống tự động liên kết dữ liệu với Lô gốc.
Nhập Số lượng/Sản lượng thực tế thu được.
Bấm Tạo lô thu hoạch.

Lưu ý: Sau bước này, hàng hóa sẽ nằm ở trạng thái "Nguyên liệu/Bán thành phẩm" trong kho.

GIAI ĐOẠN 3: ĐÓNG GÓI & CHUẨN BỊ TEM

Mục đích: Chuyển đổi thành phẩm thương mại và dán tem vật lý (chưa kích hoạt).

Bước 8: Tạo Lô Đóng gói

Vào khu vực Chế biến/Đóng gói -> Chọn Tạo lô đóng gói.
Chọn Lô nguồn: Chọn từ danh sách các lô đã thu hoạch ở Bước 7.
Thiết lập Quy cách đóng gói (Ví dụ: Hộp 500g, Túi 1kg).
Nhập Hạn sử dụng (Date).
Hệ thống tự động tính toán số lượng thành phẩm dựa trên khối lượng lô nguồn.

Bước 9: Xuất file và Dán tem (Export QR)

Tại Lô đóng gói vừa tạo, chọn mục Mã QR.
Chọn định dạng xuất là Excel và số lượng mã cần in.
Bấm Xuất QR Code -> Gửi file này cho bộ phận in ấn để in ra tem/decal vật lý.
Dán tem vật lý lên sản phẩm.

Lưu ý quan trọng: Tại thời điểm này, tem trên sản phẩm mới chỉ là tem vật lý, chưa có dữ liệu truy xuất.

GIAI ĐOẠN 4: PHÂN PHỐI & KÍCH HOẠT TEM

Mục đích: Minh bạch hành trình đến tay khách hàng và kích hoạt dữ liệu cho con tem khi xuất hàng.

Bước 10: Tạo Lô Phân phối (Xuất bán)

Chọn Tạo lô phân phối.
Chọn Địa điểm đích: Đại lý, Siêu thị, hoặc Cửa hàng bán lẻ.
Nhập Số lượng xuất đi.
Bấm Tạo. Hệ thống ghi nhận hành trình di chuyển của hàng hóa.

Bước 11: Gán QR Code (Kích hoạt tem tại thời điểm xuất hàng)

Đây là bước quan trọng nhất để "thổi hồn" cho con tem trước khi rời kho.

Trên phần mềm quản lý, chọn Lô Phân phối vừa tạo ở Bước 10.
Chọn chức năng Gán QR Code (hoặc Quét QR).
Dùng camera quét mã QR trên sản phẩm thực tế sắp xuất đi:

Mã đầu tiên: Hệ thống hiểu là Tem quản lý Lô (Thùng/Kiện).
Các mã tiếp theo: Hệ thống hiểu là Tem sản phẩm lẻ.

Bấm Lưu/Gán. Lúc này, tem mới chính thức có dữ liệu để khách hàng quét.

Bước 12: Khách hàng kiểm tra (End-User)

Khi người tiêu dùng dùng Smartphone quét mã QR trên bao bì sau khi đã được kích hoạt ở Bước 11, họ sẽ thấy:

Thông tin xác thực sản phẩm chính hãng.
Timeline (Dòng thời gian): Hiển thị chi tiết từ Ngày xuống giống -> Chăm sóc -> Thu hoạch -> Đóng gói -> Ngày phân phối.