Kiểm thực 3 bước và lưu mẫu thức ăn 24 giờ trong bếp ăn trường học: quy trình theo Quyết định 1246/QĐ-BYT và cách ghi sổ

Theo Quyết định 1246/QĐ-BYT ngày 31/3/2017 của Bộ Y tế, bếp ăn trường học phải kiểm thực ba bước: kiểm tra nguyên liệu trước khi chế biến, kiểm tra trong khi chế biến và kiểm tra trước khi ăn. Mỗi món ăn phải được lưu mẫu, tối thiểu 100 g với thức ăn đặc hoặc 150 ml với thức ăn lỏng, bảo quản ở 2–8°C ít nhất 24 giờ, và mọi việc được ghi vào bộ mẫu biểu thống nhất mà văn bản ban hành kèm theo.

Kiểm thực ba bước là việc kiểm tra, ghi chép và lưu giữ tài liệu tại cơ sở để kiểm soát an toàn thực phẩm trong suốt quá trình, từ khi nhập nguyên liệu, sơ chế, chế biến, phân chia, bảo quản, vận chuyển cho đến khi thức ăn được ăn. Lưu mẫu thức ăn là việc lấy mẫu, bảo quản, ghi chép và lưu giữ tài liệu về thức ăn đã chế biến hoặc được cung cấp để ăn tại cơ sở. Hai việc này đi liền với nhau: sổ kiểm thực cho biết thức ăn đến từ đâu và được xử lý ra sao, còn mẫu lưu là vật chứng để kiểm nghiệm khi có sự cố.

Quyết định 1246/QĐ-BYT áp dụng cho bếp ăn trường học như thế nào?

Quyết định 1246/QĐ-BYT ban hành "Hướng dẫn thực hiện chế độ kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống". Văn bản có hiệu lực từ ngày ký và đến nay vẫn là căn cứ mà các cơ quan quản lý an toàn thực phẩm và các trường học dẫn chiếu. Đối tượng áp dụng gồm cơ sở chế biến suất ăn sẵn, căng tin kinh doanh ăn uống, bếp ăn tập thể, bếp ăn của khách sạn, khu nghỉ dưỡng và nhà hàng. Riêng việc lưu mẫu áp dụng với tất cả các món của bữa ăn từ 30 suất trở lên.

Với trường học, các quy định về y tế trường học, trong đó có Thông tư liên tịch 13/2016/TTLT-BYT-BGDĐT, yêu cầu trường có bếp ăn nội trú, bán trú phải bảo đảm điều kiện an toàn thực phẩm, có hợp đồng cung cấp thực phẩm an toàn, thực hiện kiểm thực ba bước và lưu mẫu 24 giờ. Trường không tự nấu thì phải ký hợp đồng với đơn vị cung cấp suất ăn có giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Hầu hết bếp bán trú phục vụ quá 30 suất mỗi bữa, nên ngưỡng 30 suất gần như luôn bị vượt.

Nhu cầu siết chặt khâu này tăng lên trong năm 2026. Sau các vụ ngộ độc tại trường học và khu công nghiệp, cùng vụ thịt lợn không bảo đảm an toàn đưa vào bếp ăn, chỉ đạo đầu tháng 4/2026 yêu cầu địa phương tăng cường hậu kiểm bếp ăn tập thể và bếp ăn trường học. Người đứng đầu cơ sở phải chịu trách nhiệm và cung cấp được thông tin về nhà cung cấp nguyên liệu khi xảy ra sự cố. Chỉ đạo cũng yêu cầu huy động đại diện cha mẹ học sinh và đoàn thanh niên tại trường tham gia giám sát bếp ăn.

Ba bước kiểm thực gồm những việc gì?

Bảng dưới tóm tắt nội dung từng bước và mẫu biểu tương ứng trong phụ lục của Quyết định 1246/QĐ-BYT.

Bước	Thời điểm	Nội dung kiểm tra chính	Ghi vào
Bước 1	Khi nhận nguyên liệu, trước khi chế biến	Tên thực phẩm, thời gian nhập, khối lượng, nơi cung cấp; chứng từ, hoá đơn; giấy chứng nhận kiểm dịch thú y với sản phẩm động vật; kiểm tra cảm quan; xét nghiệm nhanh nếu có; biện pháp xử lý	Mẫu số 1
Bước 2	Trong khi sơ chế, chế biến	Ca hoặc bữa ăn, tên món, nguyên liệu chính, số suất; thời gian sơ chế và chế biến xong; điều kiện vệ sinh (người, dụng cụ, khu vực); cảm quan món ăn sau chế biến; biện pháp xử lý	Mẫu số 2
Bước 3	Trước khi ăn	Ca hoặc bữa ăn, tên món, số suất; thời gian chia món và bắt đầu ăn; dụng cụ chia, bát đĩa; cảm quan món ăn; biện pháp xử lý	Mẫu số 3

Bước 1: kiểm tra trước khi chế biến

Đây là bước quyết định chất lượng của cả chuỗi hồ sơ phía sau. Người nhận hàng không chỉ nhìn, ngửi rau thịt mà phải đối chiếu chứng từ: hàng có đúng nhà cung cấp trong hợp đồng không, có hoá đơn hay phiếu giao hàng không, thịt và sản phẩm động vật có giấy kiểm dịch không, hàng bao gói có nhãn và còn hạn không. Bếp có bộ test nhanh (hàn the, formol, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật…) thì ghi kết quả. Cột "biện pháp xử lý" thường bị bỏ trống. Nếu trả lại một lô rau héo hay một thùng thịt thiếu giấy kiểm dịch, hãy ghi rõ việc trả lại. Dòng ghi đó cho thấy việc kiểm tra đã diễn ra thật.

Bước 2: kiểm tra trong khi chế biến

Bước 2 kiểm tra quá trình, không chỉ nguyên liệu. Người phụ trách theo dõi vệ sinh cá nhân của nhân viên bếp (trang phục, móng tay, không đeo trang sức), sự tách biệt giữa dụng cụ sống và chín, vệ sinh khu sơ chế và khu nấu, rồi đánh giá cảm quan món ăn sau khi nấu. Phải ghi giờ sơ chế và giờ chế biến xong của từng món. Khi có ngộ độc, khoảng cách từ lúc nấu xong đến lúc ăn là một trong những câu hỏi đầu tiên đoàn điều tra đặt ra.

Bước 3: kiểm tra trước khi ăn

Trước khi chia cho học sinh, kiểm tra lại số suất, đối chiếu món thực tế với thực đơn, kiểm tra dụng cụ chia và bát đĩa, đánh giá cảm quan lần cuối. Bếp bán trú mầm non và tiểu học thường chia thức ăn theo lớp, có khi phải vận chuyển qua nhiều dãy nhà. Nên ghi cả giờ chia và giờ bắt đầu ăn, vì hai mốc này cách nhau bao lâu chính là thời gian thức ăn nằm ngoài sự kiểm soát của bếp.

Lưu mẫu thức ăn 24 giờ đúng quy định ra sao?

Yêu cầu kỹ thuật về lưu mẫu trong Quyết định 1246/QĐ-BYT khá cụ thể:

Yếu tố	Yêu cầu
Phạm vi	Mỗi món ăn của bữa ăn từ 30 suất trở lên, mỗi món một mẫu riêng
Lượng mẫu	Tối thiểu 100 g với thức ăn đặc (khô); tối thiểu 150 ml với thức ăn lỏng
Dụng cụ	Có nắp đậy kín, chứa được ít nhất 100 g (đặc) hoặc 150 ml (lỏng), được rửa sạch và tiệt trùng trước khi dùng; mỗi món một dụng cụ riêng, niêm phong
Nhãn	Bữa ăn (sáng/trưa/tối), tên mẫu thức ăn, thời gian lấy mẫu (giờ, phút, ngày), họ tên và chữ ký người lấy mẫu
Bảo quản	Để riêng với thực phẩm khác, nhiệt độ 2°C đến 8°C
Thời gian	Tối thiểu 24 giờ kể từ khi lấy mẫu
Hủy mẫu	Ghi thời gian hủy vào mẫu biểu theo dõi lưu và hủy mẫu; không được hủy khi có nghi ngờ ngộ độc hoặc khi cơ quan quản lý yêu cầu

Vài điểm thực tế mà nhiều bếp làm sai:

Món nào học sinh ăn thì món đó phải có mẫu, kể cả canh, nước chấm, bữa phụ chiều, sữa chua, bánh, trái cây tráng miệng. Bữa phụ ở trường mầm non hay bị bỏ sót vì được xem là món "không nấu". Mẫu của món canh hoặc món lỏng phải đủ 150 ml, không gom chung với phần cái.

Mẫu phải lấy từ chính mẻ thức ăn được chia cho học sinh, sau khi nấu xong và trước khi ăn, chứ không phải một phần để riêng từ trước. Mục đích là để mẫu giống hệt thứ học sinh ăn.

Tủ lạnh lưu mẫu nên là tủ riêng, hoặc ít nhất một ngăn riêng có khoá, và có nhiệt kế. Mẫu nằm chung với rau thịt sống vừa sai quy định vừa làm mẫu mất giá trị kiểm nghiệm. Mẫu biểu theo dõi lưu và hủy mẫu (Mẫu số 5) có cột ghi nhiệt độ bảo quản của từng mẫu, nên tủ cần có nhiệt kế và nhiệt độ phải được ghi mỗi lần lưu mẫu.

Với bữa sáng thứ Sáu, mốc 24 giờ rơi vào sáng thứ Bảy. Nếu cuối tuần không ai trực bếp thì cứ giữ mẫu đến đầu tuần sau mới hủy. Hủy trước 24 giờ là vi phạm, còn giữ lâu hơn trong tủ lạnh thì không sao.

Trường mua suất ăn từ đơn vị bên ngoài thì ai lưu mẫu?

Khá nhiều bài hướng dẫn bỏ qua trường hợp này. Đơn vị cung cấp suất ăn là cơ sở chế biến suất ăn sẵn, thuộc phạm vi của Quyết định 1246/QĐ-BYT, nên họ phải kiểm thực và lưu mẫu tại bếp của họ. Nhưng mẫu nằm ở bếp nhà cung cấp chỉ chứng minh thức ăn lúc rời bếp ra sao. Thức ăn còn trải qua vận chuyển, chờ đợi và chia tại trường.

Vì vậy nhiều trường tự lưu thêm một bộ mẫu khi nhận suất ăn, và làm bước kiểm tra trước khi ăn tại trường: giờ nhận, nhiệt độ hoặc cảm quan khi nhận, giờ chia, giờ ăn. Hợp đồng với đơn vị cung cấp nên nói rõ bên nào lưu mẫu ở khâu nào, bên nào giữ sổ nào, và bên cung cấp phải đưa thông tin nguồn gốc nguyên liệu khi trường hoặc cơ quan quản lý yêu cầu. Chỉ đạo năm 2026 nêu rõ người đứng đầu cơ sở phải cung cấp được thông tin nhà cung cấp nguyên liệu khi xảy ra sự cố. Nếu hợp đồng không quy định nghĩa vụ chia sẻ dữ liệu, nhà trường sẽ bị động đúng vào lúc cần thông tin nhất.

Ghi sổ kiểm thực thế nào để sổ có giá trị khi xảy ra sự cố?

Phụ lục của Quyết định 1246/QĐ-BYT có năm mẫu biểu: ba mẫu cho ba bước kiểm thực (Mẫu số 1, 2, 3), một nhãn mẫu thức ăn lưu và một mẫu biểu theo dõi lưu và hủy mẫu (tên mẫu, bữa ăn, số lượng, khối lượng hoặc thể tích, dụng cụ chứa, nhiệt độ bảo quản, thời gian lấy mẫu, thời gian hủy mẫu, ghi chú). Đoàn kiểm tra thường xem tính nhất quán giữa các mẫu này, không chỉ xem sổ có đủ trang hay không.

Điều mà phần lớn bài hướng dẫn không nói: một cuốn sổ đầy đủ chữ ký vẫn có thể vô dụng khi xảy ra ngộ độc. Đó là khi sổ được viết bù cuối tuần, chữ cùng một nét bút, giờ nhập hàng ngày nào cũng y hệt nhau, cột cảm quan ngày nào cũng ghi "đạt". Người đọc lúc ấy không cần biết bếp có "làm sổ" hay không. Họ cần trả lời được ba câu: món nghi gây ngộ độc nấu từ lô nguyên liệu nào, lô đó do ai giao và lúc mấy giờ, những lớp hay điểm trường nào đã ăn cùng mẻ. Muốn trả lời được, sổ cần thêm vài thói quen:

Thói quen ghi chép	Tác dụng khi có sự cố
Ghi ngay tại thời điểm kiểm tra, không viết bù	Giờ ghi phản ánh đúng thực tế, tạo được lòng tin khi điều tra
Ghi số lô hoặc mã trên bao bì, số hoá đơn, số giấy kiểm dịch ở Mẫu số 1	Nối món ăn với đúng lô nguyên liệu và nhà cung cấp
Ở Mẫu số 2, ghi rõ món nào dùng nguyên liệu nhập ngày nào	Truy ngược từ món ăn về nguyên liệu, không phải đoán
Ghi số suất chia theo lớp hoặc điểm trường ở Mẫu số 3	Khoanh vùng nhanh nhóm học sinh cần theo dõi
Ghi đủ cột "biện pháp xử lý", kể cả khi trả hàng	Chứng minh việc kiểm tra có thật và có hệ quả
Đánh số mẫu lưu khớp với dòng trong sổ theo dõi lưu và hủy mẫu	Lấy đúng mẫu ra khỏi tủ khi đoàn kiểm nghiệm đến

Về thời gian lưu giữ sổ sách, Quyết định 1246/QĐ-BYT không nêu một con số cụ thể trong phần chúng tôi đã đối chiếu. Một số địa phương, phòng giáo dục hoặc hợp đồng suất ăn có thể có yêu cầu riêng, nên hãy hỏi cơ quan quản lý trực tiếp và giữ sổ đủ lâu để phục vụ thanh tra định kỳ.

Có nên số hoá sổ kiểm thực ba bước?

Văn bản không bắt buộc sổ giấy. Điều cơ quan quản lý cần là thông tin đủ theo các mẫu biểu, ghi đúng lúc và xuất trình được khi kiểm tra. Bếp ăn trường học số hoá sổ kiểm thực thường được ba lợi ích mà sổ giấy khó có. Thứ nhất, mỗi lần ghi tự gắn thời gian và người ghi, nên không viết bù được. Thứ hai, có thể chụp ảnh hoá đơn, giấy kiểm dịch, nhãn bao bì và ảnh mẫu lưu đã niêm phong, đính kèm thẳng vào bản ghi. Thứ ba, có thể truy ngược trong vài phút: chọn một món, thấy ngay lô nguyên liệu, nhà cung cấp, người kiểm tra, mẫu lưu đang ở ngăn tủ nào.

Khi đã số hoá, bước tiếp theo là nhận dữ liệu truy xuất ngay từ nhà cung cấp. Nếu thịt, rau, gạo giao đến trường có mã QR truy xuất nguồn gốc theo lô, người nhận hàng chỉ cần quét mã là có thông tin cơ sở sản xuất, ngày sản xuất, giấy tờ đi kèm, rồi ghi vào Mẫu số 1 mà không phải chép tay. Các nền tảng truy xuất như VNCX được dùng ở phía nhà sản xuất và nhà phân phối để gắn mã định danh lô hàng và lưu sự kiện của chuỗi cung ứng. Bếp ăn ở cuối chuỗi khi đó nhận được dữ liệu có cấu trúc thay vì một tờ phiếu giao hàng viết tay. Với chủ doanh nghiệp sản xuất và cung ứng thực phẩm cho trường học, sẵn sàng cung cấp dữ liệu lô hàng ở dạng này đang dần trở thành lợi thế khi tham gia đấu thầu hoặc ký hợp đồng suất ăn.

Số hoá không thay được vật chứng. Mẫu lưu vẫn phải là hộp thức ăn thật, được niêm phong, nằm trong tủ 2–8°C. Dữ liệu số chỉ giúp chỉ đúng mẫu, đúng lô, đúng người.

Không kiểm thực, không lưu mẫu bị xử lý thế nào?

Theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống không thực hiện hoặc thực hiện không đúng chế độ kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn có thể bị phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng, theo thông tin trên trang của Cục An toàn thực phẩm. Bộ Y tế đã trình dự thảo nghị định thay thế Nghị định 115/2018/NĐ-CP với lý do mức phạt hiện nay thấp, không đủ răn đe, và hướng sửa đổi là tăng mức phạt, bổ sung các hành vi chưa được quy định. Trước khi căn cứ vào một mức phạt cụ thể, hãy kiểm tra xem nghị định thay thế đã được ban hành và có hiệu lực hay chưa.

Tiền phạt hành chính chưa phải rủi ro lớn nhất với trường học. Khi xảy ra ngộ độc mà không có mẫu lưu hoặc sổ sách không đáng tin, nhà trường và đơn vị cung cấp suất ăn mất khả năng chứng minh nguyên nhân. Cả hai cũng không khoanh vùng được nguồn nguyên liệu, nên trách nhiệm dễ đổ dồn về người đứng đầu cơ sở.

Danh sách kiểm tra nhanh mỗi bữa ăn

Trước khi nhận hàng, chuẩn bị Mẫu số 1 và đối chiếu danh sách nhà cung cấp trong hợp đồng. Khi nhận hàng, kiểm tra chứng từ, giấy kiểm dịch, nhãn, hạn dùng, cảm quan, test nhanh nếu có, ghi số lô và xử lý ngay hàng không đạt. Trong khi nấu, ghi Mẫu số 2 với giờ sơ chế và giờ nấu xong, quan sát vệ sinh người và dụng cụ. Trước khi chia, ghi Mẫu số 3, lấy mẫu từng món từ đúng mẻ sẽ chia, dán nhãn, niêm phong, cất vào tủ lưu mẫu 2–8°C và ghi sổ theo dõi lưu mẫu. Sau ít nhất 24 giờ, nếu không có dấu hiệu bất thường và không có yêu cầu của cơ quan quản lý, hủy mẫu và ghi thời gian hủy.

Câu hỏi thường gặp

Quyết định 1246/QĐ-BYT còn hiệu lực không?

Quyết định 1246/QĐ-BYT có hiệu lực từ ngày ký 31/3/2017 và vẫn được các cơ quan quản lý an toàn thực phẩm và ngành giáo dục dẫn chiếu khi kiểm tra bếp ăn tập thể, bếp ăn trường học. Nên theo dõi thêm các văn bản hướng dẫn mới của Bộ Y tế và địa phương.

Lưu mẫu thức ăn bao nhiêu gam là đủ?

Tối thiểu 100 g với thức ăn đặc và tối thiểu 150 ml với thức ăn lỏng, mỗi món một mẫu riêng, đựng trong dụng cụ có nắp kín và được niêm phong.

Mẫu thức ăn phải bảo quản ở nhiệt độ bao nhiêu và trong bao lâu?

Mẫu được bảo quản riêng với thực phẩm khác ở 2°C đến 8°C, tối thiểu 24 giờ kể từ khi lấy mẫu. Không được hủy mẫu khi có nghi ngờ ngộ độc hoặc khi cơ quan quản lý yêu cầu giữ lại.

Bếp ăn dưới 30 suất có phải lưu mẫu không?

Theo Quyết định 1246/QĐ-BYT, việc lưu mẫu áp dụng với tất cả các món của bữa ăn từ 30 suất trở lên. Bếp trường học thường vượt ngưỡng này, và nhiều địa phương yêu cầu trường lưu mẫu hằng ngày bất kể số suất.

Trường thuê suất ăn bên ngoài có cần tự lưu mẫu không?

Đơn vị cung cấp suất ăn phải kiểm thực và lưu mẫu tại bếp của họ. Nhiều trường vẫn tự lưu thêm mẫu khi nhận suất ăn và kiểm tra trước khi ăn tại trường, vì thức ăn còn trải qua vận chuyển và chia. Hợp đồng nên ghi rõ phân công này.

Có được dùng sổ kiểm thực điện tử thay sổ giấy không?

Văn bản không bắt buộc hình thức sổ giấy. Điều cần là ghi đủ thông tin theo các mẫu biểu, ghi đúng lúc và xuất trình được khi kiểm tra. Nên hỏi trước cơ quan quản lý ở địa phương về hình thức xuất trình được chấp nhận.

Nguồn tham khảo

• Quyết định 1246/QĐ-BYT hướng dẫn thực hiện chế độ kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn – LuatVietnam
• Hướng dẫn kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn – Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm Thanh Hoá
• Toàn văn Quyết định 1246/QĐ-BYT (tệp .doc) – Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm Thanh Hoá
• Xử phạt hành chính về điều kiện bảo đảm an toàn thực phẩm trong kinh doanh dịch vụ ăn uống – Cục An toàn thực phẩm
• Quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm trong trường học – Cổng hành chính công Nghệ An
• Tăng cường giám sát, hậu kiểm chặt chẽ các bếp ăn tại trường học, bếp ăn tập thể – Báo Đại biểu Nhân dân
• Bộ Y tế chính thức đề xuất sửa quy định xử phạt hành chính về an toàn thực phẩm – Báo Lao động Công đoàn