Câu chuyện bắt đầu từ một lô hàng bị giữ ở kho
Cuối tháng 3 vừa rồi, một khách hàng làm thực phẩm chế biến ở Bình Dương gọi cho chúng tôi, giọng khá gấp: lô hàng xuất đi hệ thống siêu thị bị bên nhận hàng từ chối nhập kho vì nhãn phụ tiếng Việt "chưa đúng theo nghị định mới". Vấn đề là công ty này đã làm nhãn đúng theo Nghị định 43/2017 và Nghị định 111/2021 suốt nhiều năm, chưa từng bị bắt lỗi. Hóa ra từ 23/1/2026, Nghị định 37/2026/NĐ-CP đã thay thế cả hai nghị định cũ, và rất nhiều doanh nghiệp — kể cả những đơn vị làm ăn nghiêm túc — vẫn đang dùng bộ nhãn theo chuẩn cũ mà không biết.
Tôi kể chuyện này không phải để dọa, mà vì đây đúng là tình huống phổ biến nhất chúng tôi gặp trong ba tháng qua khi hỗ trợ khách hàng rà soát nhãn trước khi tích hợp mã QR truy xuất nguồn gốc. Phần lớn doanh nghiệp biết "có nghị định mới" nhưng không rõ cụ thể phải sửa cái gì trên bao bì đang in, đang dùng. Bài này sẽ đi thẳng vào từng mục cần kiểm tra, theo đúng thứ tự một người phụ trách QA hoặc đóng gói sẽ cầm bao bì lên và rà từng dòng.
Nhãn phải có đủ 6 nhóm thông tin — nhưng "đủ" ở đây khác trước
Nghị định 37/2026 vẫn giữ tinh thần nhãn phải trả lời được các câu hỏi cơ bản: đây là sản phẩm gì, ai chịu trách nhiệm, dùng thế nào, hạn dùng đến bao giờ, có nguy hiểm gì không, và truy xuất được không. Cụ thể là sáu nhóm: tên và loại sản phẩm; thành phần (kể cả phụ gia, và định lượng khi cần); thời hạn sử dụng (ngày sản xuất, hạn dùng hoặc "nên dùng trước"); hướng dẫn sử dụng và bảo quản; cảnh báo an toàn nếu có; và cuối cùng — điểm mới quan trọng nhất — thông tin truy xuất nguồn gốc dưới dạng mã, mã vạch, mã QR hoặc phương thức tra cứu tương đương.
Điểm khác biệt so với trước không nằm ở danh mục, mà ở chỗ nhóm thứ sáu — truy xuất nguồn gốc — giờ được liệt vào nhóm thông tin bắt buộc chứ không còn là "khuyến khích" như cách nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu trước đây. Với nhóm hàng rủi ro cao (thực phẩm chế biến, dược phẩm, mỹ phẩm, một số mặt hàng nông sản), nghị định còn yêu cầu kết nối dữ liệu về Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc quốc gia. Nếu bao bì của bạn hiện tại chỉ có mã vạch bán lẻ thông thường (loại chỉ tra được giá, không tra được lô sản xuất hay nguồn nguyên liệu), đó là chỗ đầu tiên cần xem lại.
Cỡ chữ 0,9mm — lỗi tôi thấy nhiều nhất trên bao bì nhỏ
Đây là mục kỹ thuật nhưng lại gây rắc rối thực tế nhiều nhất. Nghị định quy định cỡ chữ tối thiểu của các thông tin bắt buộc trên nhãn là 0,9mm, đo được bằng mắt thường. Nghe thì đơn giản, nhưng với các sản phẩm bao bì nhỏ — gói gia vị 20g, chai tinh dầu 10ml, hộp mỹ phẩm mini — rất nhiều nhãn hiện tại đang in chữ nhỏ hơn mức này để nhét đủ thông tin vào một diện tích chật hẹp.
Giải pháp mà nghị định cho phép, và cũng là hướng chúng tôi khuyên khách hàng làm, là tách bớt thông tin sang nhãn phụ đính kèm hoặc chuyển một phần sang kênh điện tử (mã QR dẫn tới trang chứa đầy đủ thành phần, hướng dẫn sử dụng chi tiết). Nhãn chính trên bao bì chỉ cần giữ những gì tối thiểu bắt buộc — tên sản phẩm, nơi sản xuất, hạn dùng, mã truy xuất — còn phần diễn giải dài có thể đưa vào tài liệu đi kèm hoặc trang đích sau khi quét mã. Đây cũng là lý do vì sao nhiều đơn vị F&B nhỏ đang chuyển hẳn sang dùng QR như một "lối thoát" cho bài toán diện tích nhãn, thay vì cố nhồi chữ nhỏ hơn quy định.
Vị trí đặt nhãn: quy định nới hơn bạn nghĩ, nhưng có một điều kiện dễ bỏ sót
Một hiểu lầm phổ biến là nhãn phải nằm trọn trên một mặt bao bì. Thực ra Nghị định 37/2026 cho phép thông tin bắt buộc được phân bổ trên nhiều mặt khác nhau của bao bì, miễn là người tiêu dùng dễ dàng quan sát được toàn bộ mà không phải tháo rời sản phẩm. Với hàng thủ công mỹ nghệ, tranh, gốm sứ — những mặt hàng khó gắn nhãn trực diện — nghị định cho phép gắn nhãn treo, dán mặt sau hoặc đáy sản phẩm.
Điều kiện dễ bị bỏ sót nằm ở quy định về bao bì lồng nhau: nếu sản phẩm bán cả bao bì ngoài lẫn bao bì trong (ví dụ hộp giấy bên ngoài, túi nhỏ bên trong, cả hai đều tách bán được), thì cả hai lớp bao bì đều phải có nhãn đầy đủ, không chỉ lớp ngoài. Ngược lại, nếu bao bì ngoài trong suốt và nhìn thấy rõ nhãn bên trong, thì không bắt buộc dán thêm nhãn lên lớp ngoài. Nhiều doanh nghiệp làm set quà tặng hoặc combo sản phẩm đang mắc lỗi này — chỉ dán nhãn hộp ngoài mà quên rằng từng đơn vị sản phẩm bên trong, nếu có thể bán rời, cũng phải tự đứng nhãn được.
Ghi xuất xứ: được viết tắt, nhưng phải đúng chuẩn TCVN 7217-1
Đây là điểm nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu mừng ra mặt vì nới lỏng so với trước. Tên quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất xứ giờ được phép viết tắt theo tiêu chuẩn quốc tế và mã ISO, thay vì phải ghi đầy đủ như trước. Nghị định cũng chốt lại các cụm từ tiếng Anh được chấp nhận cho phần khai xuất xứ, ví dụ "Made in", "Product of", "Origin of" — quy định rõ trong Điều 47.
Nhưng "được viết tắt" không có nghĩa là viết tắt tùy ý. Việc viết tắt phải theo đúng chuẩn TCVN 7217-1, tức là không thể tự sáng tạo cách viết tắt riêng của công ty. Chúng tôi từng thấy trường hợp doanh nghiệp viết "xuất xứ: VNM" nghĩ là viết tắt hợp lệ của Việt Nam, trong khi mã chuẩn theo TCVN 7217-1 lại khác. Nếu công ty bạn có bộ phận thiết kế bao bì làm việc độc lập với bộ phận pháp chế, đây là chỗ cần ngồi lại với nhau trước khi in lô mới, vì sai mã xuất xứ trên nhãn có thể bị coi là ghi nhãn sai lệch, nặng hơn nhiều so với lỗi thiếu thông tin.
Nhãn điện tử và "hộ chiếu số sản phẩm" — điểm ít ai nhắc tới nhưng sẽ định hình cách làm nhãn trong 2-3 năm tới
Phần lớn bài viết về Nghị định 37/2026 mà tôi đọc được đều tập trung vào những thứ đo đếm được — cỡ chữ, vị trí, cách ghi xuất xứ. Đó là những thứ cần sửa ngay, nhưng lại bỏ qua phần tôi cho là quan trọng nhất về lâu dài: đây là lần đầu tiên pháp luật Việt Nam chính thức công nhận nhãn điện tử — tức nhãn hiển thị qua thiết bị mang dữ liệu gắn trên sản phẩm hoặc bao bì (chip NFC, mã QR động, hoặc các hình thức tương đương) — như một hình thức nhãn hợp lệ.
Đi kèm với đó là khái niệm "hộ chiếu số sản phẩm" (digital product passport) — tập hợp dữ liệu về nguồn gốc, chất lượng, quá trình lưu thông của sản phẩm — được phép thay thế nhãn điện tử nếu đáp ứng đầy đủ nội dung ghi nhãn bắt buộc. Nói cách khác, nếu doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống dữ liệu sản phẩm đủ chuẩn (mỗi lô hàng có mã định danh, gắn với dữ liệu nguyên liệu đầu vào, ngày sản xuất, kết quả kiểm nghiệm, lộ trình vận chuyển), hệ thống đó có thể đóng vai trò như một phần của nhãn chính thức, không chỉ là công cụ marketing hay chăm sóc khách hàng như trước.
Đây chính là lý do vì sao ngay lúc này, việc gắn mã QR định danh từng lô sản phẩm không còn là "điểm cộng cho thương hiệu" mà đang dần trở thành hạ tầng bắt buộc, đặc biệt với nhóm hàng rủi ro cao phải kết nối dữ liệu về Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc quốc gia. Doanh nghiệp nào đã có hệ thống mã QR theo chuẩn GS1 (định danh GTIN cho sản phẩm, mã lô theo chuẩn EPCIS) sẽ chuyển đổi sang mô hình hộ chiếu số nhanh hơn nhiều so với doanh nghiệp mới bắt đầu từ số 0, vì phần khó nhất — chuẩn hóa dữ liệu lô sản xuất và liên kết ngược lên nguyên liệu — đã có sẵn.
Hàng nhập khẩu: nhãn phụ tiếng Việt, nhưng địa chỉ nhà sản xuất được nới lỏng
Với doanh nghiệp nhập khẩu, có hai luồng cần phân biệt rõ. Nhãn gốc trên hàng nhập khẩu phải giữ nguyên tên, xuất xứ, thông tin nhà sản xuất nước ngoài. Trước khi phân phối tại thị trường Việt Nam, doanh nghiệp nhập khẩu phải bổ sung nhãn phụ tiếng Việt đầy đủ theo quy định — đây là phần không thay đổi so với trước.
Điểm nới lỏng đáng chú ý là về địa chỉ nhà sản xuất: nếu nhãn gốc không có đủ địa chỉ chi tiết, doanh nghiệp được phép bổ sung thông tin này qua tài liệu đi kèm (hóa đơn, chứng từ nhập khẩu, tài liệu kỹ thuật) thay vì bắt buộc phải có đầy đủ trên chính nhãn vật lý. Điều này giải quyết đúng tình huống nhiều doanh nghiệp nhập hàng từ các nhà máy quy mô nhỏ ở nước ngoài, nơi nhãn gốc thường chỉ ghi tên công ty mà không có địa chỉ đầy đủ theo chuẩn Việt Nam yêu cầu.
Với các mặt hàng nhỏ không đủ diện tích in đầy đủ thông tin ở cỡ chữ 0,9mm, nghị định cho phép các thông tin bắt buộc được chuyển sang nhãn phụ gắn trên bao bì lớn hơn (thùng, hộp ngoài) thay vì cố nhồi vào chính sản phẩm.
Thời hạn chuyển tiếp: bao bì cũ dùng được đến bao giờ
Đây là câu mà hầu như khách hàng nào gọi đến cũng hỏi đầu tiên, vì liên quan trực tiếp đến việc có phải hủy bỏ lô bao bì đã in hay không. Quy định chuyển tiếp chia làm ba trường hợp cụ thể.
Thứ nhất, nhãn và bao bì đã sản xuất hoặc in trước ngày 23/1/2026 nhưng chưa dùng hết, được tiếp tục sử dụng, nhưng không quá hai năm kể từ ngày nghị định có hiệu lực — tức chậm nhất là đầu năm 2028. Thứ hai, hàng hóa đã đưa ra lưu thông với nhãn theo chuẩn cũ trước thời điểm này thì được lưu hành đến hết hạn sử dụng in trên sản phẩm, không cần thu hồi. Thứ ba, có một quy định ít người để ý: nhãn ghi địa chỉ theo địa giới hành chính cũ (liên quan đến đợt sáp nhập tỉnh, xã gần đây) cũng được ân hạn hai năm để cập nhật, không bị coi là sai lệch ngay lập tức.
Nói thẳng ra, hai năm nghe có vẻ dài, nhưng với doanh nghiệp có chu kỳ đặt bao bì theo lô lớn (in một lần dùng cho cả năm, hoặc đặt hàng tối thiểu từ nhà in để có giá tốt), khoảng thời gian này trôi qua nhanh hơn tưởng tượng. Cách làm hợp lý là không đợi bao bì cũ hết mới đặt lại theo mẫu mới, mà nên lồng ghép việc cập nhật nhãn vào đợt đặt in kế tiếp gần nhất, tránh phải làm riêng một đợt in "chữa cháy" sát hạn chuyển tiếp — vừa tốn kém vừa dễ sai vì làm gấp.
Những việc cần rà soát ngay trên bao bì hiện tại
Dựa trên những lần rà soát nhãn cùng khách hàng, thứ tự ưu tiên hợp lý nhất là bắt đầu từ việc đo cỡ chữ trên bản in thực tế bằng thước, không dựa vào file thiết kế — vì rất nhiều trường hợp file gốc đúng chuẩn nhưng khi in ra, nhà in tự động co chữ để vừa khuôn, dẫn đến sản phẩm thực tế nhỏ hơn 0,9mm dù thiết kế trên máy tính đạt chuẩn. Sau đó kiểm tra xem sáu nhóm thông tin bắt buộc có đủ không, đặc biệt là mục truy xuất nguồn gốc — nếu hiện tại chỉ có mã vạch bán lẻ thông thường mà không dẫn tới được thông tin lô sản xuất, cần bổ sung mã QR hoặc mã truy vết tương ứng. Tiếp theo là đối chiếu cách ghi xuất xứ với bảng mã TCVN 7217-1 thay vì dùng cách viết tắt tự đặt. Với sản phẩm bán theo combo hoặc set nhiều lớp bao bì, cần kiểm tra từng lớp có thể bán rời đã có nhãn đầy đủ hay chưa. Cuối cùng, nếu công ty thuộc nhóm hàng rủi ro cao, cần xác nhận với bộ phận kỹ thuật xem hệ thống dữ liệu sản phẩm đã sẵn sàng kết nối với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc quốc gia hay chưa, vì đây là phần mất nhiều thời gian chuẩn bị nhất trong toàn bộ danh sách.
Sai lầm phổ biến nhất: sửa nhãn nhưng không sửa hệ thống dữ liệu phía sau
Điều tôi muốn nhấn mạnh cuối bài, vì đây là chỗ nhiều doanh nghiệp làm thiếu nhất: in lại nhãn cho đúng cỡ chữ, đúng vị trí, đúng cách ghi xuất xứ chỉ là phần nhìn thấy được. Phần quan trọng hơn — và cũng là phần quyết định doanh nghiệp có thực sự sẵn sàng cho hướng đi "hộ chiếu số sản phẩm" hay không — là dữ liệu đứng sau mã QR in trên nhãn đó có thật, có cập nhật theo từng lô, và có liên kết được lên tận nguyên liệu đầu vào hay không.
Chúng tôi từng thấy không ít trường hợp doanh nghiệp in mã QR lên bao bì cho "có", nhưng quét vào chỉ ra một trang giới thiệu công ty chung chung, không gắn với lô sản xuất cụ thể. Cách làm này đáp ứng được yêu cầu tối thiểu trước mắt, nhưng sẽ phải làm lại toàn bộ khi các quy định hậu kiểm dựa trên dữ liệu — điều Nghị định 37/2026 đã nêu rõ định hướng — được triển khai chặt hơn trong các năm tới. Nếu đã phải bỏ chi phí thiết kế lại bao bì và in lại một lượt, đầu tư thêm để mã QR đó dẫn tới dữ liệu truy xuất thật theo từng lô, chuẩn GS1/EPCIS, sẽ tiết kiệm hơn nhiều so với việc phải sửa đi sửa lại nhãn mỗi khi quy định siết thêm một bước.
Nghị định 37/2026 không phải là một đợt siết chặt đơn thuần. Nó vừa nới một số điểm doanh nghiệp từng thấy bất hợp lý (viết tắt xuất xứ, địa chỉ nhà sản xuất qua tài liệu đi kèm, công nhận nhãn điện tử), vừa đặt nền cho một cách quản lý chất lượng hàng hóa dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa trên tờ nhãn dán ngoài bao bì. Doanh nghiệp nào coi đợt sửa nhãn lần này là cơ hội để dựng lại hệ thống dữ liệu sản phẩm cho đàng hoàng, thay vì chỉ đối phó cho đủ chữ trên bao bì, sẽ đỡ vất vả hơn nhiều ở những lần thay đổi quy định tiếp theo.
