Câu chuyện Excel mà tôi sẽ không quên
Cách đây hai năm, tôi gặp gỡ một nhà quản lý sản xuất ở một nhà máy may mặc có 200 công nhân ở Hải Phòng. Anh này quản lý cả quy trình từ nhập nguyên liệu đến xuất hàng, nhưng hầu như mọi thứ đều nằm trong Excel. Một sheet cho lô hàng, một sheet cho nhà cung cấp, một sheet cho kho, một sheet cho xuất hàng. Mỗi buổi sáng, anh phải gọi điện cho từng nhà cung cấp để check tình trạng giao hàng. Mỗi chiều, anh lại phải ngồi quán lại các sheet để đảm bảo dữ liệu khớp với nhau.
Rồi một hôm, một khách hàng lớn ở Mỹ yêu cầu truy xuất nguồn gốc đầy đủ cho mỗi lô hàng. Anh ấy phải bỏ cả tuần để xâu chuỗi dữ liệu từ nhiều sheet khác nhau, và cuối cùng vẫn không chắc dữ liệu có chính xác hay không.
Đó chỉ là khởi đầu của một chuỗi vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang phải chịu đựng. Và tôi chắc bạn cũng từng trải qua tình cảnh tương tự.
Excel là câu cửa, không phải là cánh cửa
Excel là một công cụ tuyệt vời — nó đã giúp vô số doanh nghiệp bắt đầu quản lý dữ liệu của mình. Nhưng khi chuỗi cung ứng phát triển, Excel nhanh chóng trở thành một gánh nặng.
Hãy tưởng tượng: mỗi sáng, năm người khác nhau mở cùng một file Excel, mỗi người chỉnh sửa một phần khác. Ai là người cuối cùng lưu file? Dữ liệu nào được lưu lại? Nếu một ai đó quên lưu, hoặc nhập sai dữ liệu, bạn phát hiện được không? Và điều gì xảy ra khi bạn cần tìm toàn bộ hóa đơn mua hàng từ một nhà cung cấp cụ thể trong 3 năm qua? Bạn sẽ phải mở từng file lưu trữ, cuộn qua từng dòng, rồi copy-paste vào một sheet mới. Một giờ? Hai giờ? Hay thậm chí cả ngày?
Dây là các vấn đề mà Excel không thể giải quyết.
Ba vấn đề cốt lõi mà Excel không thể giải quyết
Dữ liệu không chuẩn hóa, không thể theo dõi
Khi bạn dùng Excel, cách nhập dữ liệu phụ thuộc vào người nhập. Một người viết "Tây Ninh", người khác viết "Ty Ninh". Một lần viết "Hàng A", lần khác viết "Hàng A (lô 1)". Những khác biệt nhỏ như vậy khiến việc tìm kiếm, sắp xếp và phân tích dữ liệu trở nên rất khó khăn.
Khi khách hàng yêu cầu truy xuất nguồn gốc — chứng minh rằng sản phẩm của họ được sản xuất từ đâu, sử dụng nguyên liệu nào, và trải qua những bước nào trong chuỗi cung ứng — Excel sẽ là một thảm họa. Bạn sẽ phải tìm dữ liệu từ nhiều sheet khác nhau, nối các điểm lại với nhau, và hy vọng rằng tất cả đều chính xác. Nhưng trong một chuỗi cung ứng phức tạp với nhiều bước, nhiều nhà cung cấp, và hàng trăm lô hàng, việc dựa vào Excel để đảm bảo tính truy xuất là cực kỳ rủi ro.
Có thể bạn đã nghe nói về những doanh nghiệp bị thu hồi sản phẩm vì không có khả năng chứng minh nguồn gốc nguyên liệu. Chi phí của việc không có truy xuất rõ ràng có thể lên đến hàng tỷ đồng — không chỉ trong chi phí xử lý sản phẩm bị loại bỏ, mà còn trong đó là thiệt hại về uy tín thương hiệu.
Không tự động hóa, nên phải dựa vào con người
Có một quy luật không chính thức trong quản lý: "Nơi nào có Excel, nơi đó có sai sót của con người." Bạn không thể tự động hóa bất cứ điều gì trong Excel. Mỗi lần bạn cần cập nhật dữ liệu, mỗi lần bạn cần tạo báo cáo, mỗi lần bạn cần kiểm tra một quy trình, ai đó phải ngồi lại và thực hiện thủ công.
Thực tế là con người luôn mắc lỗi. Một người nhập liệu mệt mỏi sau 8 tiếng làm việc sẽ có khả năng nhập sai dữ liệu cao hơn. Một quản lý quên cập nhật số liệu cuối cùng của một sheet có thể dẫn đến những quyết định sai lầm. Một tính toán sai trong một công thức Excel có thể lan rộng đến nhiều báo cáo khác.
Những doanh nghiệp mà tôi tư vấn thường bỏ ra 10-15% thời gian làm việc của nhân viên chỉ để cập nhật, kiểm tra, và đối chiếu dữ liệu Excel. Đó là thời gian mà họ có thể sử dụng để phát triển kinh doanh.
Không có kiểm soát, không có lịch sử thay đổi
Khi ai đó sửa dữ liệu trong Excel, bạn không biết ai đã sửa, sửa cái gì, lúc nào, và tại sao. Nếu bạn khám phá ra dữ liệu sai lệch ba tuần sau khi nó bị thay đổi, bạn sẽ không thể quay lại để xem phiên bản trước đó là gì.
Trong các ngành có quy định chặt chẽ như thực phẩm, dược phẩm, hoặc các sản phẩm xuất khẩu, việc không có lịch sử kiểm soát có thể gây ra các vấn đề pháp lý nghiêm trọng. Khách hàng và cơ quan quản lý sẽ yêu cầu bạn chứng minh rằng bạn có thể theo dõi được mỗi sản phẩm, từ khi nó được sản xuất cho đến khi nó được bán. Excel không thể làm được điều đó.
Công nghệ là giải pháp, nhưng không phải bất kỳ công nghệ nào cũng phù hợp
Nhiều doanh nghiệp tôi gặp gỡ có vẻ nghĩ rằng giải pháp là phải chuyên về blockchain hoặc những công nghệ cao tồn. Họ nghĩ blockchain sẽ giải quyết tất cả các vấn đề. Nhưng sự thật là, blockchain chỉ là một phần của câu đố.
Cái bạn thực sự cần là một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng có thể giúp bạn:
Thứ nhất, chuẩn hóa dữ liệu từ ngày đầu. Khi bạn nhập dữ liệu vào một hệ thống thích hợp, hệ thống sẽ đảm bảo rằng dữ liệu được nhập theo một định dạng nhất quán. Không có "Tây Ninh" hay "Ty Ninh" — chỉ có một cách đúng để nhập tên địa điểm. Khi khách hàng yêu cầu truy xuất nguồn gốc, bạn có thể tạo ra một báo cáo hoàn chỉnh trong vài phút, không phải hàng giờ.
Thứ hai, tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại. Thay vì ai đó phải ngồi và cập nhật dữ liệu thủ công mỗi ngày, hệ thống có thể tự động thu thập dữ liệu từ các nơi khác nhau và cập nhật một cách liên tục. Nếu một lô hàng bị trì hoãn, hệ thống sẽ tự động cảnh báo. Nếu một quy trình sản xuất bị gián đoạn, bạn sẽ được thông báo ngay lập tức.
Thứ ba, có một bản ghi hoàn chỉnh. Mỗi thay đổi được theo dõi, mỗi hành động được ghi lại. Bạn có thể quay lại bất kỳ thời điểm nào để xem dữ liệu lúc đó là gì. Trong các ngành công nghiệp có yêu cầu kỹ lưỡng, đây không chỉ là một tiện ích — nó là một yêu cầu.
Từ Excel sang một hệ thống có tiêu chuẩn
Bạn có thể sử dụng các tiêu chuẩn như GS1 để định dạng dữ liệu của bạn — từ mã sản phẩm cho đến các định danh khác. GS1 là một tiêu chuẩn toàn cầu được sử dụng bởi hàng triệu công ty, từ các siêu thị nhỏ cho đến những tập đoàn khổng lồ. Khi bạn tuân thủ GS1, bạn không chỉ chuẩn hóa dữ liệu của mình — bạn cũng tạo ra một ngôn ngữ chung mà tất cả các đối tác trong chuỗi cung ứng đều hiểu.
Khi kết hợp với công nghệ như QR Code, bạn có thể tạo ra một hệ thống mà mỗi sản phẩm đều có một mã nhận dạng duy nhất. Mỗi khi sản phẩm thay đổi tay, thông tin được cập nhật. Bạn có thể quét QR Code trên bao bì để xem sản phẩm đó đến từ đâu, được sản xuất khi nào, và đã đi qua những bước nào.
Công nghệ EPCIS (Electronic Product Code Information Services) là một cách để các doanh nghiệp chia sẻ thông tin về sự chuyển động của sản phẩm — một loại "lịch sử giao dịch" cho chuỗi cung ứng. Thay vì mỗi công ty lưu trữ dữ liệu của họ trong các file riêng biệt (hoặc Excel), EPCIS cho phép các doanh nghiệp chia sẻ dữ liệu theo một định dạng tiêu chuẩn. Điều này giúp bạn nhìn thấy toàn bộ hành trình của sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Đã đến lúc bạn cần phải thay đổi
Nếu bạn vẫn dùng Excel để quản lý chuỗi cung ứng, bạn có thể vẫn chưa gặp phải vấn đề lớn. Nhưng chỉ cần một khách hàng lớn yêu cầu truy xuất, hoặc một cơ quan kiểm tra hỏi "Bạn có thể chứng minh được lô sản phẩm này được sản xuất từ đâu không?", thì bạn sẽ biết Excel không đủ.
Những doanh nghiệp đi tiên phong trong việc áp dụng các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng hiện đại không chỉ giải quyết được các vấn đề ngay lập tức — họ còn có một lợi thế cạnh tranh lớn. Họ có thể phản ứng nhanh hơn với các yêu cầu thị trường, họ có thể cung cấp dữ liệu truy xuất được cho khách hàng, và họ có thể giảm thiểu rủi ro vì họ có một bản ghi hoàn chỉnh của mỗi sản phẩm.
Việc chuyển từ Excel sang một hệ thống tiêu chuẩn không phải là một "upgrade" tùy chọn nữa. Nó là một yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp của bạn có thể cạnh tranh trên một thị trường đòi hỏi sự minh bạch và truy xuất được càng lúc càng nhiều.
Excel sẽ luôn tồn tại, và sẽ luôn hữu ích cho các phân tích nhanh và báo cáo ad-hoc. Nhưng để quản lý thực sự chuỗi cung ứng của bạn — để đảm bảo rằng dữ liệu là chính xác, được cập nhật tự động, được kiểm soát chặt chẽ, và có thể chia sẻ một cách an toàn với các đối tác — bạn cần một hệ thống được thiết kế đúng cho công việc đó.
