GLN dùng để làm gì trong vận hành thực tế: phân biệt với GTIN, ứng dụng cho kho, nhà máy, điểm giao nhận

Một lô hàng đi lạc không phải vì thiếu mã sản phẩm

Có một tình huống rất quen với các nhà máy có hơn một kho. Hàng xuất đi đúng mã, đúng số lượng, đúng lô. Nhưng xe lại dỡ nhầm ở kho của chi nhánh bên cạnh, vì trên phiếu giao chỉ ghi tên công ty và một địa chỉ chung chung. Mã sản phẩm hoàn toàn không sai. Cái thiếu là một mã định danh cho nơi hàng phải đến.

Đó chính là việc của GLN (Global Location Number, mã số địa điểm toàn cầu của GS1). Nếu GTIN trả lời câu hỏi "đây là hàng gì", thì GLN trả lời "ở đâu" và "của ai". Nhiều doanh nghiệp đã có mã vạch GTIN trên sản phẩm nhưng chưa bao giờ dùng GLN, nên dữ liệu địa điểm của họ vẫn nằm trong tên gọi miệng, file Excel và trí nhớ của thủ kho.

Bài này đi thẳng vào thực tế: GLN là gì, khác GTIN ở đâu, gán cho nhà máy, kho, cửa nhận hàng, điểm giao nhận thế nào, và những chỗ dễ làm sai.

GLN là gì, nói ngắn gọn

GLN là dãy 13 chữ số, gồm tiền tố doanh nghiệp do GS1 cấp, phần tham chiếu địa điểm do chính doanh nghiệp đặt, và một chữ số kiểm tra ở cuối. Cấu trúc này giống GTIN-13 nên rất dễ nhầm, nhưng ý nghĩa hoàn toàn khác.

GLN có thể định danh ba loại thực thể:

• Pháp nhân: công ty, chi nhánh, nhà cung cấp, khách hàng, tức là "bên nào".
• Địa điểm vật lý: nhà máy, kho, một khu trong kho, cửa nhận hàng, cửa hàng, điểm giao nhận.
• Đơn vị chức năng: phòng kế toán, phòng thu mua, bộ phận kiểm tra chất lượng.

Điểm quan trọng là GLN không phải địa chỉ. Địa chỉ là chữ, có thể viết mười kiểu khác nhau ("KCN Quế Võ", "Khu công nghiệp Quế Võ, Bắc Ninh", "Quế Võ - BN"). GLN là một khoá duy nhất để máy và người cùng hiểu về một chỗ, kèm theo bảng thông tin đi cùng như tên, địa chỉ, toạ độ, loại địa điểm.

GLN và GTIN: khác nhau ở câu hỏi mà chúng trả lời

Cách nhớ đơn giản nhất là đọc một đơn đặt hàng. Mỗi dòng hàng mang GTIN của sản phẩm được mua. Phần đầu đơn mang GLN của bên bán và GLN của nơi nhận hàng. Hai loại mã đứng cạnh nhau trên cùng một chứng từ nhưng không thay thế được nhau.

Có vài khác biệt đáng nói trong vận hành:

GTIN gắn với một loại sản phẩm (cùng một mặt hàng, cùng quy cách thì cùng GTIN), còn GLN gắn với một chỗ cụ thể. Một nhà máy có thể sản xuất hàng chục GTIN, và một GTIN có thể được sản xuất ở nhiều nhà máy, nên quan hệ giữa chúng là nhiều-nhiều. Chính vì thế bạn không thể suy ra nơi sản xuất từ mã sản phẩm, và ngược lại.

GTIN có thể dài 8, 12, 13 hoặc 14 chữ số, còn GLN luôn 13 chữ số. Một lỗi thực tế là phần mềm nhập liệu cho phép dán GTIN-13 vào ô GLN vì cả hai đều qua được phép kiểm tra chữ số cuối. Hệ thống không báo lỗi, dữ liệu vẫn sai. Cách phòng là kiểm tra thêm mã đó có tồn tại trong danh bạ địa điểm của bạn hay không, thay vì chỉ kiểm tra độ dài.

Cuối cùng, GTIN thường được in lên bao bì, còn GLN thường nằm trong dữ liệu chứng từ và hệ thống, và chỉ in thành mã vạch ở những chỗ cần quét tại hiện trường như cửa nhận hàng hay vị trí kệ. Khi đó GLN mã vạch dùng định danh ứng dụng AI 414 (địa điểm vật lý). Phiếu giao hàng còn dùng AI 410 cho nơi giao đến và AI 411 cho bên nhận hoá đơn.

Gán GLN cho nhà máy: đi từ câu hỏi "ai cần biết chỗ này"

Sai lầm phổ biến nhất khi mới bắt đầu là gán GLN theo cảm tính: hoặc một mã cho cả công ty, hoặc một mã cho từng chiếc kệ. Cả hai đều không hợp lý. Nguyên tắc nên dùng là gán GLN ở mức mà một bên khác cần phân biệt được.

Với nhà máy, mức hợp lý thường là:

• Một GLN cho pháp nhân (công ty), dùng trên hoá đơn, hợp đồng, trao đổi dữ liệu.
• Một GLN cho từng cơ sở sản xuất, vì đây là nơi ghi vào hồ sơ "sản xuất tại". Nếu công ty có nhà máy ở Bắc Ninh và Long An thì phải có hai GLN riêng.
• Thêm GLN cho khu vực mà đối tác hoặc cơ quan quản lý cần chỉ đích danh, ví dụ xưởng sơ chế đã được cấp mã cơ sở đóng gói, hoặc kho nguyên liệu lạnh.

Chỗ này gắn với truy xuất nguồn gốc khá trực tiếp. Khi có sự cố chất lượng, câu hỏi đầu tiên là "lô này làm ở đâu, line nào". Nếu hồ sơ ghi "Nhà máy A" thì không đủ, vì một năm sau chính nhân viên cũng không nhớ nhà máy A là cơ sở nào sau khi công ty mở thêm cơ sở. Nếu hồ sơ ghi GLN của cơ sở sản xuất, câu trả lời vẫn đúng dù tên gọi nội bộ đã đổi.

Gán GLN cho kho: tách kho, cửa nhận hàng và vị trí

Kho là nơi GLN phát huy nhiều nhất. Một kho có thể chia ba tầng mã:

Tầng đầu là bản thân kho như một địa điểm, ví dụ kho thành phẩm chính, kho nguyên liệu, kho lạnh. Mỗi kho có một GLN. Tầng hai là các cửa nhận và cửa xuất hàng (dock door). Tầng ba là vị trí bên trong như khu, dãy, kệ. Với tầng ba, thay vì xin hàng trăm GLN, GS1 cho phép dùng phần mở rộng GLN (GLN extension, AI 254) để gắn thêm thông tin vào GLN gốc của kho. Cách này giữ số lượng GLN phải quản lý ở mức nhỏ mà vẫn chỉ được đến từng ô kệ.

Ví dụ, một nhà phân phối thực phẩm có kho 3 cửa nhận hàng. Nếu chỉ ghi "nhập kho" thì không biết xe nào dỡ ở cửa nào, lúc nào, và hàng lạnh có bị để ngoài cửa nóng quá lâu hay không. Khi mỗi cửa có mã quét riêng, thủ kho quét mã cửa rồi quét pallet, hệ thống tự ghi được cặp "pallet này, tại cửa này, thời điểm này". Không cần ai gõ thêm một chữ.

Có một lưu ý hay bị bỏ qua: đừng tạo GLN cho vị trí mà bạn không có nhu cầu theo dõi riêng. Mỗi GLN đã tạo là một bản ghi phải duy trì, và dữ liệu địa điểm lỗi thời gây hại hơn là không có dữ liệu.

Gán GLN cho điểm giao nhận: nơi sai sót tốn tiền nhất

Với doanh nghiệp bán cho siêu thị, chuỗi cửa hàng hoặc đại lý nhiều chi nhánh, điểm giao nhận là chỗ GLN tiết kiệm thời gian nhất. Một chuỗi bán lẻ có vài trăm cửa hàng, mỗi cửa hàng nhận hàng ở một cửa sau riêng, giờ nhận riêng, đôi khi còn khác nhau theo ngành hàng. Nếu nhà cung cấp chỉ ghi tên chuỗi thì mỗi lần giao là một lần hỏi lại.

Khi hai bên dùng chung một danh bạ GLN, đơn hàng ghi rõ GLN nơi giao (ship-to), GLN bên mua, GLN bên nhận hoá đơn. Ba vai trò này có thể là ba địa điểm khác nhau, và nhầm lẫn giữa chúng là nguồn gốc của rất nhiều hoá đơn bị trả lại. Đó là lý do GS1 tách thành các định danh ứng dụng riêng (410, 411, 412...) thay vì dồn chung vào một ô "địa chỉ".

Với doanh nghiệp xuất khẩu, GLN còn là một điều kiện thực tế. Nhiều nhà nhập khẩu và nền tảng bán lẻ ở nước ngoài yêu cầu GLN của cơ sở sản xuất khi đăng ký nhà cung cấp, vì họ cần biết chính xác sản phẩm đến từ cơ sở nào để truy xuất khi cần.

GLN nối vào dữ liệu truy xuất như thế nào

Đây là phần hầu hết các bài giải thích GLN không nhắc tới, nhưng với doanh nghiệp làm truy xuất nguồn gốc thì lại là phần quan trọng nhất.

Trong chuẩn EPCIS của GS1, mỗi sự kiện truy xuất trả lời bốn câu hỏi: cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao. Phần "ở đâu" được thể hiện bằng hai trường: điểm đọc (readPoint), tức là nơi sự kiện được ghi nhận, và địa điểm nghiệp vụ (bizLocation), tức là hàng đang nằm ở đâu sau sự kiện. Cả hai thường dùng dạng SGLN, là GLN viết theo định dạng URN của EPCIS, có thể kèm phần mở rộng. Còn "cái gì" thường là GTIN kèm số lô hoặc số serial.

Nói cách khác, GTIN và GLN là hai nửa của một sự kiện truy xuất. Chỉ có GTIN thì bạn biết hàng gì nhưng không biết nó đã đi qua đâu. Chỉ có GLN thì bạn biết hàng đã đến đâu nhưng không biết là hàng gì. Một chuỗi sự kiện có đủ cả hai mới ráp được hành trình: lô X của sản phẩm Y xuất xưởng tại cơ sở A, nhập kho B tại cửa số 2, giao cho cửa hàng C.

Về thực hành, khi bạn quét QR trên bao bì và thấy hành trình sản phẩm, những địa danh hiển thị cho người tiêu dùng nên đến từ danh bạ địa điểm có mã, không phải đoạn văn tự gõ ở mỗi lô. Nhờ vậy khi đổi tên kho hay sửa địa chỉ, bạn sửa một chỗ thay vì sửa hàng nghìn lô. Với hệ thống đã ghi sự kiện theo EPCIS, GLN cũng là khoá để bạn trao đổi dữ liệu với đối tác mà không phải thống nhất lại tên địa điểm từng lần.

Những lỗi hay gặp khi bắt đầu dùng GLN

Lỗi thứ nhất là dùng một GLN cho cả công ty và cho là xong. Khi có sự cố, bạn không phân biệt được cơ sở nào, nên trên thực tế GLN đó không giúp ích gì.

Lỗi thứ hai là gán GLN theo tên gọi nội bộ thay vì theo thực thể có thật. Tên "kho 2" có thể chuyển sang một toà nhà khác sau hai năm. Quy tắc nên nhớ: GLN gắn với vị trí vật lý hoặc thực thể, tên chỉ là thuộc tính. Khi kho chuyển sang địa chỉ khác hẳn thì nên cấp GLN mới và đóng GLN cũ, để dữ liệu quá khứ vẫn trỏ đúng nơi hàng từng nằm.

Lỗi thứ ba là không có người chịu trách nhiệm danh bạ. Bảng GLN lúc đầu gọn gàng, sau một năm có địa điểm đã đóng cửa vẫn còn hoạt động, có địa điểm trùng hai mã. Chỉ cần giao một người (thường bên vận hành hoặc IT) giữ danh bạ và quy định rõ ai được tạo mã mới.

Lỗi thứ tư là nhầm GLN với mã số hoặc mã cơ sở do cơ quan nhà nước cấp. Các mã đó phục vụ quản lý hành chính, còn GLN là chuẩn thương mại để trao đổi giữa các doanh nghiệp. Hai loại có thể cùng tồn tại và nên được ghi chung trong một bản ghi địa điểm.

Nên bắt đầu từ đâu nếu doanh nghiệp còn nhỏ

Không cần số hoá toàn bộ ngay. Một lộ trình thực tế cho doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ:

Bước một, liệt kê mọi địa điểm xuất hiện trên chứng từ của bạn: nhà máy, kho, điểm giao thường xuyên, nhà cung cấp chính. Thường chỉ từ 5 đến 20 chỗ, và bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy cùng một chỗ được ghi bằng ba cách khác nhau.

Bước hai, đăng ký tiền tố doanh nghiệp với GS1 Việt Nam, nếu bạn đã có mã vạch GTIN thì thường đã có tiền tố này và có thể dùng để tạo GLN. Hãy xác nhận điều kiện cụ thể trực tiếp với GS1 Việt Nam vì quy định và chi phí có thể thay đổi.

Bước ba, gán GLN cho pháp nhân và các cơ sở sản xuất trước, rồi đến kho. Cửa nhận hàng và điểm giao nhận có thể làm sau, khi một đối tác thực sự cần.

Bước bốn, ghi GLN vào chỗ nó có giá trị: phiếu giao hàng, hồ sơ lô, dữ liệu truy xuất. Một danh bạ không được dùng thì chỉ là thêm một file nữa.

Kết lại

GTIN giúp bạn nhận ra sản phẩm ở bất kỳ đâu. GLN giúp bạn nhận ra mọi nơi sản phẩm đã đi qua và mọi bên đã chạm vào nó. Với doanh nghiệp chỉ bán trong một tỉnh, một kho, khoảng cách này chưa lộ ra. Nhưng khi có hai nhà máy, ba kho, hoặc một đối tác lớn đòi dữ liệu có cấu trúc, thiếu GLN sẽ thành điểm nghẽn. Việc cần làm sớm nhất không phải mua phần mềm, mà là ngồi lại với thủ kho và phòng giao nhận để xác định ở mức nào thì một chỗ cần có mã riêng. Phần còn lại, từ in mã đến ghi sự kiện truy xuất, sẽ dễ hơn nhiều khi danh bạ địa điểm đã rõ ràng.