Cung cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc thực phẩm trong 24 giờ theo Thông tư 63/2026/TT-BCT: cơ sở cần chuẩn bị gì

Theo Thông tư 63/2026/TT-BCT, có hiệu lực từ ngày 15/11/2026, cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải cung cấp được hồ sơ truy xuất nguồn gốc trong vòng 24 giờ kể từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Để làm kịp, cơ sở cần chuẩn bị trước bốn việc: hồ sơ truy được một bước trước và một bước sau, mã lô gắn với nguyên liệu và khách nhận, thời gian lưu trữ đúng quy định, và một quy trình tra cứu đã được diễn tập.

Thông tư 63/2026/TT-BCT quy định gì?

Thông tư 63/2026/TT-BCT do Bộ Công Thương ban hành ngày 30/9/2026. Thông tư quy định việc tạo lập, quản lý, cập nhật, kết nối, chia sẻ và khai thác cơ sở dữ liệu thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Thông tư có hiệu lực từ 15/11/2026 và thay thế Thông tư 11/2026/TT-BCT ngày 27/02/2026 về truy xuất nguồn gốc thực phẩm. Như vậy, nếu quy trình nội bộ của doanh nghiệp đang dẫn chiếu Thông tư 11/2026, cần cập nhật lại trước ngày 15/11/2026.

Theo Tạp chí Công Thương, cơ sở dữ liệu thực phẩm gồm tám nhóm: cơ sở sản xuất, kinh doanh; sản phẩm thực phẩm; điều kiện bảo đảm an toàn thực phẩm và hồ sơ công bố sản phẩm; cơ quan kiểm tra thực phẩm nhập khẩu và cơ sở kiểm nghiệm; thanh tra, kiểm tra, hậu kiểm, xử lý vi phạm, cảnh báo và thu hồi; tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và đánh giá sự phù hợp; truy xuất nguồn gốc thực phẩm; và báo cáo, thống kê. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính kịp thời, hợp pháp, trung thực và chính xác của dữ liệu mình cung cấp.

Với doanh nghiệp, điều cần quan tâm nhất là phần nghĩa vụ. Cơ sở phải lưu trữ hồ sơ truy xuất nguồn gốc, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin và phối hợp xử lý khi phát sinh nguy cơ mất an toàn. Nói cách khác, có hồ sơ là chưa đủ. Hồ sơ phải lấy ra được, ghép nối được và gửi đi được trong một ngày.

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc gồm những gì?

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc là tập hợp các ghi chép cho phép xác định một lô thực phẩm cụ thể được làm từ nguyên liệu nào, mua từ ai, sản xuất ra sao, đang nằm ở đâu và đã giao cho ai. Thông tư 63/2026 áp dụng nguyên tắc một bước trước, một bước sau: với bất kỳ sản phẩm nào, cơ sở phải xác định được khâu liền trước (nhà cung cấp) và khâu liền sau (bên nhận hàng) trong chuỗi sản xuất, phân phối.

Nội dung hồ sơ khác nhau giữa cơ sở sản xuất và cơ sở kinh doanh. Theo các bài phân tích nội dung Thông tư trên Tạp chí Công Thương, có thể tóm tắt như sau:

Loại cơ sở	Thông tin cần lưu	Câu hỏi mà hồ sơ phải trả lời
Cơ sở sản xuất	Tên, hình ảnh sản phẩm; thương hiệu, nhãn hiệu, số sê-ri (nếu có); quy cách đóng gói, chất liệu bao bì, thành phần; hạn sử dụng; tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng; thông tin lô/mẻ; địa điểm, thời gian các sự kiện theo dõi trọng yếu; thông tin khách hàng, đại lý, nhà phân phối, đơn vị vận chuyển, lưu kho, nhà cung cấp nguyên liệu	Lô này làm từ lô nguyên liệu nào, sản xuất ngày nào, đã xuất cho ai
Cơ sở kinh doanh	Thông tin, giấy tờ nhận từ cơ sở sản xuất; hợp đồng, hoá đơn, chứng từ mua bán, vận chuyển với khách hàng, đại lý, nhà phân phối, đơn vị vận chuyển, lưu kho, nhà cung cấp; địa điểm, thời gian của các sự kiện theo dõi trọng yếu	Hàng nhập từ ai, khi nào, còn tồn bao nhiêu, đã bán cho ai

Cột cuối của bảng là chỗ nhiều doanh nghiệp còn hổng. Phần lớn cơ sở đều có hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất. Cái thường thiếu là mối nối giữa chúng: phiếu xuất ghi tên sản phẩm nhưng không ghi số lô, phiếu nhập nguyên liệu không được gắn với lệnh sản xuất. Khi đó từng tờ giấy đều đúng, nhưng không thể ghép thành câu trả lời cho một lô cụ thể.

Phải lưu hồ sơ trong bao lâu?

Thông tư quy định hai mốc lưu trữ:

Loại sản phẩm	Thời gian lưu trữ tối thiểu
Có hạn sử dụng	12 tháng sau khi hết hạn sử dụng
Không bắt buộc ghi hạn sử dụng	60 tháng kể từ ngày sản xuất

Mốc tính theo hạn sử dụng có một hệ quả thực tế: mỗi lô có ngày hết hạn lưu trữ riêng. Một sản phẩm có hạn dùng 24 tháng thì hồ sơ của lô đó phải giữ khoảng ba năm kể từ ngày sản xuất. Nếu doanh nghiệp xoá dữ liệu theo năm tài chính hoặc theo dung lượng ổ cứng, rất dễ xoá nhầm hồ sơ của lô còn trong thời hạn lưu. Cách an toàn là lưu ngày hết hạn lưu trữ thành một trường riêng của từng lô, và chỉ dọn dữ liệu dựa trên trường đó.

24 giờ được dùng vào việc gì?

Các bài phân tích hiện có thường dừng ở câu phải cung cấp trong 24 giờ. Câu hỏi thực tế hơn là 24 giờ đó được dùng như thế nào. Khi nhận yêu cầu, cơ sở thường phải làm lần lượt: xác định đúng lô bị hỏi, tìm hồ sơ nguyên liệu đầu vào, tìm hồ sơ sản xuất, liệt kê nơi đã giao hàng, đối chiếu tồn kho, rồi tổng hợp thành bộ hồ sơ gửi đi. Bảng dưới đây là một cách phân bổ để doanh nghiệp tự đặt mục tiêu nội bộ. Đây là gợi ý vận hành, không phải mốc do Thông tư quy định.

Bước	Việc cần làm	Mục tiêu nội bộ gợi ý
1. Tiếp nhận	Ghi nhận yêu cầu, xác định sản phẩm và số lô, chỉ định người chịu trách nhiệm	Trong 1 giờ
2. Truy ngược	Lô nguyên liệu nào, từ nhà cung cấp nào, kèm chứng từ mua và kết quả kiểm tra đầu vào	Trong 4 giờ
3. Hồ sơ sản xuất	Ngày, ca, dây chuyền, biên bản kiểm soát chất lượng, kết quả kiểm nghiệm của lô	Trong 6 giờ
4. Truy xuôi	Đã giao bao nhiêu, cho ai, khi nào; còn tồn bao nhiêu ở đâu	Trong 10 giờ
5. Đối chiếu và gửi	Kiểm tra số lượng vào ra có khớp không, ký duyệt, gửi cơ quan yêu cầu	Trước 24 giờ, chừa dự phòng

Bước 5 hay bị bỏ qua nhưng lại quan trọng. Nếu tổng lượng đã giao cộng tồn kho không khớp với lượng sản xuất của lô, bộ hồ sơ có vấn đề, và tốt hơn là doanh nghiệp tự phát hiện điều đó trước khi cơ quan chức năng phát hiện.

Yêu cầu cũng không chọn giờ hành chính. Quy trình nên chỉ rõ ai trực, ai có quyền truy cập dữ liệu, ai được ký gửi hồ sơ khi trưởng bộ phận vắng mặt. Một hồ sơ hoàn hảo nhưng nằm trong máy của một người đang nghỉ phép thì vẫn là trễ hạn.

Khi phát hiện nguy cơ mất an toàn, cơ sở phải làm gì?

Thông tư còn quy định trình tự truy xuất khi cơ sở tự giám sát, phát hiện sản phẩm không bảo đảm an toàn hoặc khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Với cơ sở sản xuất, trình tự gồm: xác định thông tin của lô sản phẩm cần truy xuất, rà soát hồ sơ sản xuất và hồ sơ kiểm nghiệm để xác định nguyên nhân, liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì, gửi thông báo khẩn cấp đến các nhà phân phối, đại lý đã nhận lô, phân tích nguyên nhân gây mất an toàn và lập báo cáo kết quả.

Với cơ sở kinh doanh, khi phát hiện sản phẩm có nguy cơ hoặc nhận yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, cơ sở phải thực hiện truy xuất, đồng thời thông báo cho nhà sản xuất, nhà phân phối đã cung cấp lô hàng và phối hợp xác định nguồn gốc. Nhà phân phối, đại lý đã nhận lô hàng phải cung cấp thông tin về số lượng đã bán và số lượng còn tồn kho.

Điểm quan trọng ở đây là phạm vi ảnh hưởng. Nếu một lô nguyên liệu bị nhiễm, doanh nghiệp cần biết ngay lô nguyên liệu đó đã đi vào những lô thành phẩm nào. Nếu không trả lời được, cách xử lý thường là thu hồi rộng hơn mức cần thiết, tức là thu hồi cả những lô không liên quan. Đây là lý do việc ghép nối lô nguyên liệu với lô thành phẩm có giá trị kinh tế trực tiếp, chứ không chỉ để đáp ứng quy định. Theo Luật Việt Nam phân tích Thông tư, chi phí truy xuất, thu hồi và xử lý do cơ sở chịu.

Thông tư 63/2026 khác gì Thông tư 31/2026 và VeriGoods?

Đây là chỗ dễ nhầm, vì cả hai đều là thông tư của Bộ Công Thương về truy xuất nguồn gốc và đều nhắc đến mốc 24 giờ.

	Thông tư 31/2026/TT-BCT	Thông tư 63/2026/TT-BCT
Phạm vi	Sản phẩm, hàng hoá có mức độ rủi ro cao thuộc phạm vi Bộ Công Thương	Thực phẩm thuộc phạm vi Bộ Công Thương
Hiệu lực	01/7/2026	15/11/2026
Hệ thống	VeriGoods hoặc hệ thống nội bộ có kết nối VeriGoods	Cơ sở dữ liệu thực phẩm của Bộ
Mốc 24 giờ	Hệ thống của thương nhân phải truy xuất và cung cấp dữ liệu trong 24 giờ kể từ khi có yêu cầu	Cơ sở phải cung cấp hồ sơ truy xuất trong 24 giờ kể từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu

Theo Thông tư 31/2026, từ 01/7/2026 doanh nghiệp bắt đầu đăng ký tài khoản, định danh sản phẩm và khai báo thông tin; đến 01/01/2027, truy xuất nguồn gốc phải được thực hiện đầy đủ với mặt hàng thuộc diện bắt buộc trước khi lưu thông.

Hai văn bản gặp nhau ở thực phẩm rủi ro cao. Theo Thông tư 63/2026, cơ sở có sản phẩm thuộc Danh mục sản phẩm, hàng hoá có mức độ rủi ro cao thuộc phạm vi Bộ Công Thương phải thực hiện truy xuất và cung cấp thông tin lên Hệ thống cơ sở dữ liệu truy xuất nguồn gốc hàng hoá rủi ro cao của Bộ. Vì vậy, doanh nghiệp thực phẩm nên kiểm tra sản phẩm của mình có nằm trong danh mục rủi ro cao hay không. Nếu có, ngoài việc lưu hồ sơ nội bộ, doanh nghiệp còn phải đẩy dữ liệu lên hệ thống của Bộ. Nếu dữ liệu đã được tổ chức tốt cho việc kết nối, thì việc trả lời yêu cầu 24 giờ gần như chỉ còn là bước trích xuất.

Nên tổ chức dữ liệu thế nào để không bị trễ hạn?

Điểm chung của các bài viết về Thông tư 63/2026 là liệt kê nghĩa vụ. Phần ít được nói đến là cách thiết kế dữ liệu để đáp ứng nghĩa vụ đó. Có năm nguyên tắc nên áp dụng ngay.

Thứ nhất, mỗi lô có một mã duy nhất và mã đó đi theo hàng hoá ra khỏi nhà máy. Số lô phải in trên bao bì, ghi trên phiếu xuất kho và xuất hiện trên hoá đơn hoặc chứng từ giao hàng. Nếu số lô chỉ tồn tại trong sổ sản xuất, truy xuôi sẽ phải đoán.

Thứ hai, ghi nhận theo sự kiện thay vì theo tài liệu. Mỗi lần nhận nguyên liệu, đưa vào sản xuất, đóng gói, nhập kho, xuất kho đều là một sự kiện có đủ các thông tin: cái gì, ở đâu, khi nào, vì sao, và ai liên quan. Đây cũng là cách tiếp cận của chuẩn GS1 EPCIS, chuẩn quốc tế dùng để trao đổi dữ liệu sự kiện truy xuất giữa các bên trong chuỗi. Dữ liệu ghi theo sự kiện thì truy ngược hay truy xuôi chỉ là một phép lọc.

Thứ ba, dùng mã định danh chuẩn cho đối tác và địa điểm. Tên nhà cung cấp gõ tay có thể có ba cách viết khác nhau trên ba chứng từ. Mã số thuế cho doanh nghiệp, mã địa điểm toàn cầu GS1 (GLN) cho kho và nhà máy, mã GTIN cho sản phẩm giúp việc ghép nối không phụ thuộc vào chính tả.

Thứ tư, gắn chứng từ gốc vào sự kiện. Phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn mua nguyên liệu, biên bản kiểm tra nên được đính kèm ngay vào lô hoặc sự kiện tương ứng, không để rời trong thư mục chung. Khi cần, bộ hồ sơ được trích ra cùng lúc với dữ liệu.

Thứ năm, kiểm tra cân bằng khối lượng. Lượng nguyên liệu đưa vào, lượng thành phẩm ra, hao hụt, lượng đã giao và tồn kho phải khớp nhau trong giới hạn hợp lý. Hệ thống nên tự cảnh báo khi số liệu không khớp, thay vì để đến lúc bị yêu cầu mới phát hiện.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, không nhất thiết phải đầu tư một hệ thống lớn. Một nền tảng truy xuất như VNCX cho phép tạo lô, ghi nhận các bước theo sự kiện, gắn chứng từ và mã QR theo chuẩn GS1, rồi xuất hồ sơ theo lô khi có yêu cầu. Dù dùng công cụ nào, tiêu chí đánh giá vẫn như nhau: từ một số lô, mất bao lâu để có đủ thông tin một bước trước, một bước sau.

Doanh nghiệp nên làm gì trước ngày 15/11/2026?

Còn khoảng năm tuần trước khi Thông tư có hiệu lực. Danh sách việc cần làm có thể gói gọn như sau.

Việc	Người phụ trách gợi ý	Kết quả cần có
Rà soát quy trình nội bộ, thay dẫn chiếu Thông tư 11/2026 bằng Thông tư 63/2026	Pháp chế hoặc QA	Quy trình đã cập nhật
Kiểm tra sản phẩm có thuộc danh mục rủi ro cao của Bộ Công Thương không	QA	Danh sách sản phẩm phải khai báo lên hệ thống của Bộ
Bảo đảm số lô có mặt trên bao bì, phiếu xuất, chứng từ giao hàng	Sản xuất, kho, kinh doanh	Mỗi lô truy xuôi được tới khách nhận
Gắn lô nguyên liệu với lệnh sản xuất	Sản xuất	Mỗi lô thành phẩm truy ngược được tới nhà cung cấp
Đặt quy tắc lưu trữ theo hạn sử dụng từng lô	IT hoặc QA	Không xoá nhầm hồ sơ còn thời hạn lưu
Phân công người trực, người ký, người có quyền truy cập dữ liệu	Ban giám đốc	Danh sách liên hệ khi có yêu cầu
Diễn tập truy xuất với một lô bất kỳ	QA	Thời gian thực tế và các điểm nghẽn

Việc cuối cùng là việc quan trọng nhất. Chọn ngẫu nhiên một lô đã giao từ vài tháng trước, bấm giờ, và yêu cầu nhóm lập đủ hồ sơ như khi bị cơ quan chức năng hỏi. Lần diễn tập đầu tiên thường cho thấy những chỗ đứt gãy mà không bản quy trình nào chỉ ra được, chẳng hạn phiếu xuất không có số lô, nhà cung cấp gửi chứng từ qua tin nhắn cá nhân, hoặc số liệu kho lệch với số liệu kế toán. Sửa những chỗ đó trước ngày 15/11/2026 rẻ hơn rất nhiều so với sửa trong lúc đang có sự cố.

Câu hỏi thường gặp

Thông tư 63/2026/TT-BCT có hiệu lực từ khi nào?

Thông tư 63/2026/TT-BCT do Bộ Công Thương ban hành ngày 30/9/2026 và có hiệu lực từ ngày 15/11/2026. Thông tư 63/2026 thay thế Thông tư 11/2026/TT-BCT ngày 27/02/2026; Thông tư 11/2026 trước đó đã bị tạm ngưng hiệu lực theo Quyết định 906/QĐ-BCT.

Thời hạn 24 giờ được tính từ lúc nào?

Thời hạn được tính từ khi cơ quan có thẩm quyền đưa ra yêu cầu cung cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn người trực và quyền truy cập dữ liệu, vì yêu cầu có thể đến ngoài giờ hành chính.

Hồ sơ truy xuất phải lưu trong bao lâu?

Với sản phẩm có hạn sử dụng, hồ sơ phải lưu ít nhất 12 tháng sau khi hết hạn. Với sản phẩm không bắt buộc ghi hạn sử dụng, thời hạn lưu là 60 tháng kể từ ngày sản xuất.

Cơ sở chỉ kinh doanh, không sản xuất, có phải lưu hồ sơ truy xuất không?

Có. Cơ sở kinh doanh phải lưu hợp đồng, hoá đơn, chứng từ vận chuyển và thông tin nhà cung cấp; khi có nguy cơ mất an toàn, cơ sở phải truy xuất, thông báo cho nhà sản xuất, nhà phân phối và cung cấp dữ liệu bán hàng, tồn kho.

Thực phẩm rủi ro cao có thêm nghĩa vụ gì?

Theo Thông tư 63/2026, cơ sở có sản phẩm thuộc danh mục rủi ro cao của Bộ Công Thương phải truy xuất và cung cấp thông tin lên Hệ thống cơ sở dữ liệu truy xuất nguồn gốc hàng hoá rủi ro cao của Bộ. Thông tư 31/2026/TT-BCT về hàng hóa rủi ro cao dùng hệ thống truy xuất tại verigoods.vn; các nguồn hiện có chưa nói rõ hai hệ thống có phải là một hay không.

Có bắt buộc dùng phần mềm để lưu hồ sơ truy xuất không?

Các nguồn phân tích Thông tư không nêu yêu cầu bắt buộc dùng phần mềm cho mọi cơ sở. Tuy nhiên, hồ sơ giấy rời rạc rất khó ghép nối kịp trong 24 giờ, và sản phẩm rủi ro cao phải cung cấp thông tin lên hệ thống của Bộ, nên dữ liệu số hoá theo lô là lựa chọn thực tế hơn.

Nguồn tham khảo

• Tạp chí Công Thương: Cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải cung cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc trong 24 giờ kể từ khi có yêu cầu
• Sở Công Thương Đồng Nai: Bộ Công Thương chuẩn hoá dữ liệu phục vụ quản lý an toàn thực phẩm
• Luật Việt Nam: Thực phẩm rủi ro cao phải cập nhật thông tin lên hệ thống truy xuất nguồn gốc của Bộ Công Thương
• VietQ: Từ ngày 15/11 cơ sở thực phẩm phải cung cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc trong 24 giờ
• Báo Pháp luật Việt Nam: Từ 15/11, cơ sở thực phẩm phải cung cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc trong 24 giờ
• Tạp chí Công Thương: Bộ Công Thương ban hành Thông tư quy định về truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hoá
• Luật Việt Nam: Doanh nghiệp phải cung cấp dữ liệu truy xuất nguồn gốc trong 24 giờ khi được yêu cầu