Từ Khó Khăn Đến Thành Công: Công Ty Thực Phẩm Xuất Khẩu Đạt Chứng Nhận GS1 Nhờ EPCIS
Bối Cảnh Và Thách Thức
Nhà máy thực phẩm Bình Phương (tên được đổi để bảo mật) là một trong những doanh nghiệp chuyên xuất khẩu nông sản chế biến có quy mô vừa. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng được một danh sách khách hàng quốc tế ổn định, bán hàng chủ yếu tới thị trường châu Á—Thái Bình Dương.
Tuy nhiên, từ năm 2024, khi các tiêu chuẩn nhập khẩu ở EU, Nhật Bản và các quốc gia phát triển khác ngày càng khắt khe, Bình Phương nhận ra một vấn đề cấp bách: họ thiếu khả năng cung cấp thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm đầy đủ. Khách hàng quốc tế yêu cầu không chỉ chứng chỉ chất lượng, mà còn bằng chứng rõ ràng về từng giai đoạn sản xuất—từ nguyên liệu thô, quy trình chế biến, đến vận chuyển và giao nhận.
Công ty lúc đó vẫn dùng sổ cái giấy, email và bảng tính Excel để quản lý. Khi có vấn đề chất lượng hoặc phải thu hồi sản phẩm, việc xác định lô hàng bị ảnh hưởng mất vài ngày, thậm chí vài tuần. Điều này không chỉ tiêu tốn chi phí, mà còn làm tổn hại uy tín và có thể mất hợp đồng với các đối tác lớn.
Tìm Kiếm Giải Pháp
Nghiên cứu thị trường, ban quản lý nhận ra rằng họ cần một hệ thống truy xuất nguồn gốc (traceability system) thực sự, không phải là một giải pháp tạm bợ. Họ tìm hiểu về các tiêu chuẩn quốc tế và phát hiện ra EPCIS (Electronic Product Code Information Services) - một tiêu chuẩn GS1 được sử dụng rộng rãi trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
EPCIS cho phép các doanh nghiệp ghi lại từng sự kiện—mỗi lần một sản phẩm hay lô hàng thay đổi trạng thái (nhập kho, chế biến, đóng gói, vận chuyển, giao nhận)—một cách tự động và có thể xác minh. Mỗi sản phẩm được gắn một mã định danh duy nhất (như QR Code hoặc GTIN GS1), cho phép người tiêu dùng hoặc đối tác kiểm tra lịch sử đầy đủ trên một nền tảng kỹ thuật số.
Điều quan trọng là EPCIS kết hợp với cơ sở hạ tầng GS1 toàn cầu, mở ra khả năng doanh nghiệp có thể đạt chứng nhận GS1 - một chứng chỉ quý giá được các nhà bán lẻ và nhập khẩu quốc tế công nhận.
Triển Khai EPCIS Và GS1: Từ Kế Hoạch Tới Hành Động
Bước 1: Đăng Ký GLN Và GTIN
Bước đầu tiên là đăng ký tài khoản GS1 Việt Nam. Công ty Bình Phương đăng ký một Global Location Number (GLN) - mã định danh duy nhất cho tổ chức của mình - và sau đó là GTIN (Global Trade Item Number) cho từng dòng sản phẩm. GTIN là tiêu chuẩn mã vạch quốc tế, có thể ở dạng 8, 12, 13 hoặc 14 chữ số, tùy vào loại sản phẩm.
Quy trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn hóa danh sách sản phẩm—đảm bảo mỗi sản phẩm, mỗi kích thước, mỗi loại bao bì có một GTIN riêng. Mặc dù hơi cumbersome, nhưng đây là nền tảng để truy xuất được thực hiện.
Bước 2: Lựa Chọn Nền Tảng EPCIS
Thay vì tự phát triển, Bình Phương chọn một nền tảng EPCIS được cấp phép, tích hợp sẵn với GS1 Digital Link (một công nghệ cho phép mã QR dẫn trực tiếp tới thông tin sản phẩm trên web). Nền tảng này hỗ trợ API để doanh nghiệp có thể tích hợp với hệ thống ERP hiện có, thay vì phải thay toàn bộ infrastructure.
Bước 3: Chuẩn Hóa Quy Trình Và Gắn QR Code
Tiếp theo, công ty phải tái định nghĩa toàn bộ quy trình sản xuất để phù hợp với các sự kiện EPCIS. Mỗi giai đoạn—nhập nguyên liệu, bắt đầu sản xuất, kiểm tra chất lượng, đóng gói, lưu trữ—đều được mô tả lại dưới dạng một "sự kiện" (event) ghi lại: thời gian, địa điểm, người thực hiện, và kết quả. Đây là công việc tư duy được, nhưng cũng là cơ hội để tối ưu hóa các quy trình cũ.
Tất cả sản phẩm được in QR Code GTIN—mã vạch hai chiều—trên bao bì. Khi quét QR Code, người tiêu dùng hoặc nhà kiểm tra có thể truy cập thông tin đầy đủ về lô hàng: ngày sản xuất, hạn sử dụng, địa điểm sản xuất, các kiểm tra chất lượng đã qua, v.v.
Bước 4: Đào Tạo Nhân Viên Và Triển Khai Tuần Tự
Không phải ngày hôm nay đã triển khai toàn bộ nhà máy. Bình Phương bắt đầu với một dây chuyền sản xuất thí điểm, đào tạo cán bộ kỹ thuật và nhân viên nhập dữ liệu. Sau vài tháng chạy thí điểm, công ty đã sửa các lỗi, tối ưu hóa quy trình, rồi mới mở rộng sang các dây chuyền khác.
Đó là khoảng 6-9 tháng từ lúc quyết định tới khi có thể nói "chúng tôi đã triển khai EPCIS toàn diện".
Kết Quả Đạt Được
Chứng Nhận GS1 Và Mở Cửa Thị Trường Mới
Sau khi triển khai, Bình Phương đơn xin chứng nhận GS1 Advanced Traceability. Quá trình kiểm toán của GS1 xác nhận rằng công ty có khả năng truy xuất sản phẩm từ nguyên liệu đầu vào cho tới sản phẩm cuối cùng, và có thể cung cấp thông tin này cho bất kỳ bên liên quan nào trong vòng 24 giờ.
Có chứng nhận này trên tay, Bình Phương mở được cửa cho những khách hàng mới—đặc biệt là những nhà nhập khẩu lớn ở Châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc—những nơi trước đây từ chối hợp tác vì thiếu hỗ trợ về truy xuất.
Tăng Doanh Thu Và Mở Rộng Thị Trường
Trong 18 tháng sau chứng nhận, Bình Phương ký hợp đồng với 7 khách hàng mới ở thị trường EU và Nhật Bản. Doanh thu từ những khách hàng này chiếm thêm 35% so với năm trước. Đặc biệt, những nhà bán lẻ cao cấp (premium retailers) sẵn sàng trả giá cao hơn vì họ có thể quảng cáo rằng hàng hóa của họ có thể truy xuất được, minh bạch về nguồn gốc.
Cải Thiện Kiểm Soát Chất Lượng Và Giảm Chi Phí Thu Hồi
Truy xuất nguồn gốc tốt cũng có lợi ích nội bộ. Khi phát hiện một vấn đề chất lượng, nhà máy không còn phải thu hồi toàn bộ lô sản phẩm nữa. Thay vào đó, họ xác định chính xác những container, những pallet nào bị ảnh hưởng. Lần gần nhất xảy ra sự cố, công ty chỉ cần thu hồi 5 tấn sản phẩm thay vì 50 tấn như trước đây. Tiết kiệm chi phí: cộng tiền hàng, tiền vận chuyển, tiền xử lý chất thải—khoảng 2 tỷ đồng chỉ trong một sự cố.
Tạo Niềm Tin Với Người Tiêu Dùng
Một lợi ích ít lường tới là xây dựng niềm tin với người tiêu dùng cuối cùng. Trong thời đại hàng giả và thực phẩm không rõ nguồn gốc, khách hàng ngày càng muốn biết sản phẩm họ mua đến từ đâu. Bình Phương bắt đầu in mã QR trên bao bì, người mua có thể quét để xem lịch sử sản phẩm. Điều này không chỉ tăng giá trị nhận thức (perceived value), mà còn giúp chống hàng giả—vì hàng giả khó có thể sao chép toàn bộ hệ thống EPCIS của công ty.
Những Thách Thức Trên Đường Đi
Tất nhiên, hành trình không phải là trơn tru. Bình Phương gặp phải một số khó khăn:
Chi Phí Ban Đầu Cao: Đầu tư vào phần mềm EPCIS, thiết bị quét QR, in ấn mã vạch, đào tạo nhân viên tốn khoảng 2-3 tỷ đồng trong năm đầu. Tuy nhiên, công ty nhận ra đây là khoản đầu tư, không phải chi phí—vì nó mang lại doanh thu tăng sau đó.
Khó Khăn Trong Tích Hợp: Hệ thống ERP cũ của công ty không tích hợp dễ dàng với nền tảng EPCIS. Họ phải thuê nhà phát triển phần mềm để xây dựng các cầu nối (API), mất thêm 3-4 tháng.
Chưa Bao Gồm Cả Chuỗi: EPCIS của Bình Phương bao gồm từ nhà máy tới cảng xuất khẩu. Nhưng để truy xuất thực sự "end-to-end", công ty cần cộng tác với các nhà vận chuyển, nhà nhập khẩu nước ngoài để ghi lại các sự kiện sau khi hàng rời Việt Nam. Đây vẫn là một công việc đang tiếp tục.
Bài Học Cho Các Doanh Nghiệp Khác
Người quản lý Bình Phương chia sẻ một số bài học mà họ rút ra:
Bắt Đầu Từ Nhỏ, Mở Rộng Dần: Không cần triển khai EPCIS cho toàn bộ công ty ngay lập tức. Chọn một dòng sản phẩm, một dây chuyền để thử nghiệm trước. Khi đã hiểu rõ, mở rộng dần dần.
Chọn Đối Tác Đúng: Nền tảng EPCIS không phải là một phần mềm bất kỳ. Cần chọn một nhà cung cấp có kinh nghiệm, hỗ trợ tốt, và có mối quan hệ với GS1 Việt Nam. Điều này tiết kiệm thời gian tìm hiểu và tránh những sai lầm.
Đưa Con Người Lên Hàng Đầu: Đầu tư vào đào tạo. Nếu nhân viên không hiểu tại sao họ phải ghi lại từng sự kiện, tại sao cần quét QR Code, họ sẽ làm một cách máy móc hoặc tìm cách lách luật. Hãy giải thích rõ lợi ích cho công ty và cho khách hàng.
Tính Toán ROI Rõ Ràng: Trước khi bắt đầu, hãy tính toán chi phí và lợi ích dự kiến. EPCIS và chứng nhận GS1 sẽ mở cửa cho những thị trường mới, nhưng không phải ngay lập tức. Chuẩn bị cho tâm lý dài hạn.
Tương Lai: Blockchain Và Tiến Một Bước Xa Hơn
Trường hợp của Bình Phương chưa dừng lại. Công ty đang xem xét việc tích hợp blockchain để làm cho dữ liệu truy xuất còn an toàn và bất biến hơn. Blockchain sẽ cho phép khách hàng hoàn toàn yên tâm rằng thông tin về sản phẩm không thể bị chỉnh sửa sau khi ghi lại—thêm một lớp tin tưởng.
Ngoài ra, công ty cũng đang khám phá khả năng kết nối trực tiếp với nhà nhập khẩu ở nước ngoài qua API, để chuỗi cung ứng hoàn toàn minh bạch từ Việt Nam tới bàn ăn người tiêu dùng.
Kết Luận
Câu chuyện của Bình Phương là minh chứng rằng một doanh nghiệp vừa, ngay cả khi bắt đầu bằng công cụ cổ điển (sổ cái, Excel), vẫn có thể chuyển đổi sang công nghệ hiện đại như EPCIS và GS1. Không cần phải là một tập đoàn công nghệ để làm được điều này.
Nhưng điều quan trọng nhất là hiểu rõ: truy xuất nguồn gốc không phải là một yêu cầu phiền toái từ khách hàng quốc tế, mà là một cơ hội tạo ra giá trị—tăng doanh thu, mở thị trường mới, giảm chi phí vận hành, và xây dựng niềm tin với khách hàng.
Nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu, hoặc chuỗi cung ứng, và đang cân nhắc liệu có nên triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc hay không, bài học từ Bình Phương có thể giúp bạn nhận thấy rằng đó không phải là một câu hỏi "liệu có nên" mà là "làm thế nào để bắt đầu".
Hỗ Trợ Triển Khai Truy Xuất Nguồn Gốc
Nếu bạn muốn bắt đầu hành trình truy xuất nguồn gốc cho doanh nghiệp của mình nhưng chưa biết bước đầu tiên như thế nào, nền tảng VNCX cung cấp giải pháp toàn diện: từ tích hợp EPCIS, quản lý QR Code, cho tới kết nối với GS1 Digital Link. VNCX được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp Việt Nam, hỗ trợ tiếng Việt, tích hợp sẵn các quy trình pháp lý Việt, và có đội ngũ tư vấn sẵn sàng hỗ trợ từng bước. Hãy liên hệ với VNCX hôm nay để tìm hiểu thêm về cách triển khai truy xuất nguồn gốc cho doanh nghiệp của bạn—có thể lần tới, câu chuyện thành công sẽ là của bạn.
