Khi Siêu Thị Yêu Cầu Truy Xuất Nguồn Gốc: Nhà Cung Cấp Cần Làm Gì

Khi siêu thị yêu cầu truy xuất nguồn gốc, nhà cung cấp cần làm bốn việc: vẽ bản đồ chuỗi cung ứng của mình, định danh từng lô (thường bằng mã QR theo chuẩn GS1), viết quy trình ghi dữ liệu rõ ai ghi, ghi gì, khi nào, và lưu hồ sơ đủ để xuất trình nhanh khi khách hàng hoặc cơ quan quản lý yêu cầu.

Vì sao yêu cầu này đến lúc này

Với nhiều nhà cung cấp thực phẩm, nông sản, hàng tiêu dùng, yêu cầu truy xuất nguồn gốc thường đến dưới dạng một điều khoản mới trong hợp đồng hoặc một email ngắn từ bộ phận mua hàng của chuỗi bán lẻ. Không phải yêu cầu lạ — nhưng là một bước ngoặt trong cách vận hành. Câu hỏi đầu tiên luôn là: vì sao bây giờ, và chúng ta cần làm gì?

Tại sao siêu thị ngày càng gắt gao về truy xuất

Siêu thị là nơi người tiêu dùng mua hàng, nên khi một sản phẩm có sự cố an toàn, uy tín của chuỗi bán lẻ bị ảnh hưởng cùng với nhà sản xuất. Khả năng khoanh vùng nhanh lô hàng nào, từ nhà cung cấp nào, bán ở cửa hàng nào là thứ giúp họ xử lý sự cố mà không phải gỡ toàn bộ một dòng sản phẩm khỏi kệ.

Bên cạnh đó, khung pháp lý cũng đang siết lại:

• Nghị định 37/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 23/01/2026) quy định truy xuất nguồn gốc là bắt buộc đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao; các bộ quản lý ngành ban hành danh mục và lộ trình áp dụng. Hàng hóa ngoài danh mục thì doanh nghiệp được tự lựa chọn thực hiện.
• Với thực phẩm thuộc phạm vi Bộ Công Thương, Thông tư 11/2026/TT-BCT (ban hành ngày 27/02/2026) yêu cầu cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm lưu hồ sơ truy xuất tối thiểu 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng của sản phẩm và cung cấp được hồ sơ trong vòng 24 giờ kể từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Thông tư này sau đó bị tạm ngưng hiệu lực đến hết ngày 30/9/2026 theo Quyết định 1611/QĐ-BCT, và Bộ Công Thương tiếp tục ban hành quy định mới về dữ liệu và truy xuất nguồn gốc thực phẩm. Vì khung pháp lý đang thay đổi nhanh, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản đang có hiệu lực cho đúng ngành hàng của mình — nhưng mốc "xuất trình hồ sơ trong 24 giờ" là thước đo hợp lý để tự đánh giá năng lực hiện tại.

Lưu ý: một số tài liệu trên mạng gắn quy định "truy xuất trong 24 giờ" cho Thông tư 29/2023/TT-BCT — đây là nhầm lẫn, vì Thông tư 29/2023/TT-BCT là quy chuẩn kỹ thuật về an toàn vật liệu nổ công nghiệp, không liên quan đến truy xuất nguồn gốc.

Còn một lý do nữa: người tiêu dùng ngày càng muốn biết sản phẩm đến từ đâu. Với chuỗi bán lẻ, sản phẩm có thông tin nguồn gốc rõ ràng là một điểm khác biệt có thể trưng ra trên kệ.

Nhà cung cấp cần chuẩn bị gì

Khi nhận được yêu cầu từ siêu thị, phản ứng đầu tiên của nhiều doanh nghiệp là lo phải xây một hệ thống phức tạp với blockchain, máy móc đắt tiền và một đội kỹ sư. Thực tế thường không đến mức đó.

Bước đầu tiên là hiểu chúng ta đang truy xuất cái gì. Không phải sản phẩm nào cũng cần mức độ chi tiết như nhau. Một lô dầu ăn cần biết nguyên liệu từ đâu, ép và tinh luyện ở đâu, đóng gói ngày nào. Một sản phẩm như bánh mì đóng gói lại cần chi tiết hơn vì chứa nhiều nguyên liệu từ nhiều nhà cung cấp: bột mì từ đâu, bơ từ đâu, muối từ đâu.

Cách tốt nhất để bắt đầu là vẽ bản đồ chuỗi cung ứng của riêng bạn: từ nông dân hay nhà cung cấp nguyên liệu, qua kho, qua nhà máy, đến kho thành phẩm, rồi giao cho siêu thị. Ban đầu nó trông như một mạng lưới rối rắm, nhưng một khi nhìn rõ, bạn sẽ biết cần ghi nhận ở điểm nào. Nguyên tắc tối thiểu mà các văn bản về truy xuất đều nhắc tới là "một bước trước - một bước sau": biết mình nhận gì từ ai và giao gì cho ai.

Bước thứ hai là lựa chọn công nghệ. Với phần lớn yêu cầu từ chuỗi bán lẻ trong nước, một hệ thống mã QR theo lô là điểm khởi đầu đủ dùng: mỗi lô sản phẩm được gắn một mã, khi quét thấy được sản xuất khi nào, từ nguyên liệu nào, được kiểm tra chất lượng lúc nào. Blockchain chỉ nên cân nhắc khi có yêu cầu cụ thể về xác thực độc lập.

Nếu bạn cần trao đổi dữ liệu với khách hàng quốc tế, hoặc xuất khẩu sang EU hay Mỹ, bạn sẽ cần chuẩn GS1 và EPCIS. GS1 là hệ thống tiêu chuẩn quốc tế về mã số mã vạch và định danh sản phẩm, địa điểm; EPCIS là chuẩn ghi lại các sự kiện trên chuỗi cung ứng. Nghị định 37/2026/NĐ-CP cũng dẫn chiếu tiêu chuẩn truy xuất toàn cầu của GS1 khi quy định dữ liệu về các sự kiện trọng yếu. Ngay cả khi chỉ bán trong nước, việc dùng mã chuẩn từ đầu giúp bạn không phải làm lại khi mở rộng.

Bước thứ ba là tổ chức dữ liệu. Đây là phần khó nhất mà nhiều người bỏ qua. Một mã QR trên sản phẩm không có giá trị nếu dữ liệu phía sau lộn xộn. Bạn phải quyết định: ngày sản xuất được ghi khi nào, ai ghi, định dạng thế nào, nếu lô bị hủy thì dữ liệu xử lý ra sao.

Nên viết một SOP — quy trình chuẩn — cho việc ghi nhận dữ liệu. Không cần tài liệu dài, chỉ cần 2-3 trang mô tả: khi nào dữ liệu được ghi, ai chịu trách nhiệm, định dạng dữ liệu là gì, và ai kiểm tra.

Những cách làm cụ thể cho ngành thực phẩm

Mỗi nhóm hàng có đặc thù riêng.

Với ngành bánh kẹo, truy xuất bắt đầu từ nhà cung cấp đường, dầu, bột mì. Bạn cần biết mỗi ngày sản xuất bao nhiêu sản phẩm, dùng đường từ lô nào, bơ từ lô nào. Hồ sơ nên được lưu ít nhất đến 12 tháng sau ngày hết hạn sử dụng của lô — đó cũng là mốc tối thiểu từng được Thông tư 11/2026/TT-BCT đặt ra. Ngoài ngày sản xuất, nên ghi cả phiên bản công thức được dùng, vì công thức có thể thay đổi, và khi có sự cố bạn cần biết đó là công thức nào để xác định phạm vi hàng bị ảnh hưởng.

Với ngành nước giải khát, cần chú ý nguồn nước, ngày nấu, loại bao bì. Sản phẩm đóng chai và đóng lon có quy trình khác nhau. Nếu một lô hàng trong kho lạnh gặp sự cố mất điện, cần ghi nhận lại, vì điều kiện bảo quản có thể ảnh hưởng đến chất lượng.

Với nông sản tươi (rau, quả), mức độ truy xuất phải chi tiết hơn: không chỉ ngày thu hoạch, mà còn khu vườn nào, ai phụ trách, bảo quản trong điều kiện nào. Hai khu vườn khác nhau có thể cho sản phẩm có thời gian bảo quản khác nhau, và siêu thị cần thông tin đó để quản lý thời gian bày bán.

Khi bạn bắt đầu triển khai

Sau khi có SOP, bạn chọn công cụ. Đó có thể là một ứng dụng di động đơn giản (nhân viên quét mã ở từng bước sản xuất), hoặc phân hệ trong hệ thống quản lý doanh nghiệp nếu đã có. Bảng tính dùng chung cũng có thể là bước khởi đầu khi số lượng sản phẩm nhỏ, dù không lý tưởng về lâu dài.

Chi phí triển khai phụ thuộc vào số dòng sản phẩm, số điểm cần ghi nhận và mức độ tích hợp với máy móc, phần mềm sẵn có — từ một giải pháp phần mềm dùng theo thuê bao đến dự án tích hợp tự động hóa lớn. Khi so sánh, hãy tính cả chi phí của việc không có truy xuất: nếu có sự cố chất lượng mà không có dữ liệu để khoanh vùng lô bị ảnh hưởng, bạn có thể phải thu hồi toàn bộ hàng trên thị trường thay vì chỉ một vài lô.

Những sai lầm phổ biến

Sai lầm thứ nhất: chỉ dán mã QR mà không có dữ liệu phía sau. Doanh nghiệp in hàng nghìn mã, dán lên sản phẩm, nhưng khi người tiêu dùng quét chỉ thấy trang trắng hoặc "không tìm thấy dữ liệu". Điều này còn tệ hơn không có mã, vì làm người tiêu dùng mất lòng tin.

Sai lầm thứ hai: dữ liệu không nhất quán. Một sản phẩm ghi "sản xuất 15/3", nhưng hệ thống nội bộ ghi "sản xuất 16/3". Khi siêu thị hoặc cơ quan kiểm tra hỏi, bạn sẽ khó giải thích.

Sai lầm thứ ba: không cập nhật khi có thay đổi. Hệ thống được áp dụng từ tháng 1, nhưng đến tháng 6 quy trình sản xuất thay đổi hoặc đổi nhà cung cấp nguyên liệu mà SOP không được cập nhật. Kết quả là dữ liệu các giai đoạn không khớp nhau.

Sai lầm thứ tư: không huấn luyện nhân viên. Hệ thống được thiết kế tốt, nhưng công nhân không hiểu vì sao phải quét mã ở bước này, hoặc vì sao phải chờ xác nhận trước khi chuyển bước. Nếu không được huấn luyện kỹ, họ sẽ tìm cách đi tắt.

Những lợi ích dài hạn

Khi đã triển khai truy xuất nguồn gốc, doanh nghiệp thường nhận ra nhiều lợi ích ngoài việc đáp ứng yêu cầu của siêu thị.

Thứ nhất, quản lý tồn kho dễ hơn: biết chính xác lô nào ở đâu, sản xuất khi nào giúp xuất kho đúng thứ tự hạn dùng và giảm hàng hết hạn.

Thứ hai, có dữ liệu để cải tiến. Nếu sản phẩm từ khu vườn A luôn bảo quản được ngắn hơn khu vườn B, bạn có cơ sở để tìm nguyên nhân: do giống, đất, cách tưới tiêu hay cách thu hoạch.

Thứ ba, có thêm lợi thế khi bán hàng. Dữ liệu nguồn gốc rõ ràng — thời gian thu hoạch, cách chế biến, kết quả kiểm nghiệm — là bằng chứng giúp người mua tin sản phẩm là thật và đúng chất lượng công bố, nhất là với các mặt hàng hay bị làm giả, pha trộn.

Cuối cùng, bạn đứng vững hơn khi có sự cố. Nếu một sản phẩm có vấn đề, dữ liệu cho phép chứng minh chỉ một số lô bị ảnh hưởng, thu hồi đúng phần cần thiết thay vì toàn bộ, giữ được uy tín và giảm chi phí.

Bước tiếp theo của bạn

Nếu siêu thị chưa yêu cầu, hãy chuẩn bị sẵn. Bắt đầu từ một dòng sản phẩm hoặc một xưởng, không cần quá lớn lao ở lần đầu. Khi quy trình đã quen, bạn có thể mở rộng.

Nếu cần hỗ trợ, có nhiều đơn vị chuyên giúp doanh nghiệp thiết kế quy trình, chọn công cụ và huấn luyện đội ngũ. VNCX là một ví dụ — nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai truy xuất nguồn gốc bằng mã QR theo chuẩn GS1, từ tư vấn đến huấn luyện.

Tóm lại, khi siêu thị yêu cầu truy xuất, đó không chỉ là thêm một thủ tục — đó là cơ hội để làm sạch chuỗi cung ứng, hiểu rõ dữ liệu của chính mình, và tạo giá trị thực cho người tiêu dùng.

Câu hỏi thường gặp

Pháp luật có bắt buộc mọi sản phẩm phải truy xuất nguồn gốc không?

Không. Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, truy xuất nguồn gốc là bắt buộc với sản phẩm, hàng hóa thuộc danh mục rủi ro cao do các bộ quản lý ngành ban hành theo lộ trình; các sản phẩm khác do doanh nghiệp tự lựa chọn. Tuy vậy, chuỗi bán lẻ có thể đưa yêu cầu truy xuất vào hợp đồng mua hàng.

Quy định "cung cấp hồ sơ truy xuất trong 24 giờ" nằm ở văn bản nào?

Quy định này nằm trong Thông tư 11/2026/TT-BCT về truy xuất nguồn gốc thực phẩm thuộc phạm vi Bộ Công Thương, không phải Thông tư 29/2023/TT-BCT. Thông tư 11/2026/TT-BCT đã bị tạm ngưng hiệu lực đến hết 30/9/2026, nên doanh nghiệp cần kiểm tra văn bản đang có hiệu lực cho ngành hàng của mình.

Nhà cung cấp nhỏ có cần dùng blockchain để truy xuất không?

Thường là không. Với phần lớn yêu cầu từ chuỗi bán lẻ, mã QR theo lô kết hợp quy trình ghi dữ liệu chặt chẽ là đủ; blockchain chỉ nên cân nhắc khi có yêu cầu xác thực độc lập cụ thể.

Nên lưu hồ sơ truy xuất trong bao lâu?

Tùy ngành hàng và văn bản chuyên ngành. Với thực phẩm thuộc phạm vi Bộ Công Thương, Thông tư 11/2026/TT-BCT từng đặt mức tối thiểu 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng; Nghị định 37/2026/NĐ-CP giao các bộ quản lý ngành quy định thời gian lưu trữ cho từng loại sản phẩm.

Nguồn tham khảo

• Nghị định 37/2026/NĐ-CP — Cơ sở dữ liệu văn bản Chính phủ
• Nghị định 37/2026/NĐ-CP, Điều 22: nguyên tắc thực hiện truy xuất nguồn gốc
• Nghị định 37/2026/NĐ-CP, Điều 23: hệ thống truy xuất nguồn gốc bảo đảm kết nối, chia sẻ dữ liệu
• Thông tư 11/2026/TT-BCT quy định về truy xuất nguồn gốc thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương
• Quyết định 1611/QĐ-BCT năm 2026 tạm ngưng hiệu lực Thông tư 11/2026/TT-BCT
• Thông tư 29/2023/TT-BCT — QCVN về an toàn vật liệu nổ công nghiệp thuốc nổ Octogen (HMX)