Một cuộc gọi làm đổi mọi thứ
Tôi không bao giờ quên cuộc gọi đó. Vào một chiều tháng 3 năm 2024, giám đốc kinh doanh gọi để thông báo rằng một khách hàng lớn tại Nhật Bản — người chiếm 18% doanh thu hàng năm của công ty — vừa yêu cầu ngừng giao hàng ngay lập tức.
Lý do? Một lô hàng 50 tấn sản phẩm từ nhà máy không thể cung cấp bằng chứng truy xuất nguồn gốc chi tiết. Không phải hàng kém chất lượng. Không phải vượt quá hạn sử dụng. Đơn giản là họ không có khả năng chứng minh rằng nguyên liệu đầu vào came từ đâu, xử lý như thế nào, và được ghi chép theo từng bước nào trong dây chuyền sản xuất.
Vâng, tôi là quản lý chuỗi cung ứng của một công ty thực phẩm xuất khẩu tại Việt Nam. Và tôi không bao giờ nghĩ rằng việc "quên" ghi nhận dữ liệu sản xuất lại có thể khiến công ty mất một khách hàng lớn trong vòng 48 giờ.
Khi truy xuất nguồn gốc chẳng phải lựa chọn, mà là yêu cầu
Khách hàng Nhật Bản của chúng tôi là một chuỗi nhà hàng cao cấp. Họ cam kết với khách hàng của mình về minh bạch chuỗi cung ứng. Hơn 10 năm trước, họ chỉ cần giấy tờ, hóa đơn và lời hứa của nhà cung cấp là đủ. Nhưng năm ngoái, họ quy định rằng tất cả nhà cung cấp phải cung cấp được hệ thống truy xuất nguồn gốc kỹ thuật số.
Chúng tôi đã nhận được yêu cầu này từ sáu tháng trước. Lúc đó, quản lý nhà máy nói: "Không sao, chúng ta vẫn còn thời gian. Hiện tại sản xuất có ghi chép, có chứng chỉ, chỉ cần tổ chức lại là được."
Nhưng thực tế lại khác.
Khi tôi đi kiểm tra nhà máy, tôi phát hiện ra rằng:
- Dữ liệu sản xuất được ghi chép rải rác trên nhiều bảng tính Excel khác nhau, không theo một định dạng thống nhất nào
- Các lô hàng từ nhà cung cấp nguyên liệu không được ghi nhận số lô, chỉ có thời gian giao hàng
- Thông tin nhiệt độ, độ ẩm trong kho được ghi lại trên giấy, sau đó mất
- Không có cách nào để kết nối một sản phẩm cuối cùng với các nguyên liệu cụ thể mà nó được làm từ
Ôi trời, chúng tôi thực sự không có truy xuất nguồn gốc. Chúng tôi chỉ có ghi chép khác nhau ở những nơi khác nhau.
Hành động quá muộn
Chúng tôi vội vã hành động. Thuê một công ty tư vấn để triển khai hệ thống QR Code. Mua phần mềm quản lý chuỗi cung ứng. Đào tạo nhân viên. Tất cả trong vòng 8 tuần.
Nhưng vấn đề không phải là công nghệ. Vấn đề là dữ liệu cũ. Lô hàng 50 tấn được sản xuất trước khi chúng tôi triển khai hệ thống này. Chúng tôi không thể quay lại và ghi chép lại từ đầu. Hệ thống mới không thể tạo ra dữ liệu mà nó không có.
Khách hàng Nhật Bản cần xem bằng chứng rõ ràng rằng: lô hàng này được làm từ nguyên liệu nào, từ nhà cung cấp nào, khi nào, được xử lý như thế nào, qua những bước nào. Họ cần cấp độ chi tiết mà chúng tôi không thể cung cấp cho lô hàng cũ.
Cho nên họ từ chối. Một lô hàng 50 tấn, trị giá khoảng 2 tỷ đồng, bị bác bỏ.
Chi phí thực sự của sự bất chuẩn
Tôi bắt đầu tính toán tổn thất:
Thứ nhất, chi phí nguyên liệu, nhân công, vận chuyển: 1,8 tỷ đồng. Tiêu hủy hàng không phải lựa chọn. Chúng tôi cố bán nó cho một nhà phân phối trong nước, với giá thấp hơn 40%. Lỗ 700 triệu đồng chỉ từ lô hàng này.
Thứ hai, hợp đồng bị hủy. Khách hàng Nhật Bản không chỉ từ chối lô này, mà còn yêu cầu hủy bỏ các đơn hàng trong tương lai cho đến khi chúng tôi có thể chứng minh được khả năng tuân thủ. Đó là 200-250 triệu đồng doanh thu hàng tháng bị mất trong 6 tháng để xây dựng lại sự tin tưởng.
Thứ ba, danh tiếng. Trong ngành xuất khẩu thực phẩm, tin tức lan tỏa rất nhanh. Khách hàng khác bắt đầu hỏi: "Bạn có khả năng cung cấp truy xuất nguồn gốc không?" Và chúng tôi phải trả lời: "Chúng tôi đang làm."
Có khách hàng cũ dùng từ trước cũng bắt đầu hỏi lại về năng lực của chúng tôi.
Tại sao chúng tôi không đơn giản chỉ... ghi chép
Bạn có thể hỏi: tại sao chúng tôi không tay quay lại nhà cung cấp và hỏi họ những thông tin này? Lý do là GS1 và các tiêu chuẩn quốc tế không chấp nhận dữ liệu từ bộ nhớ hoặc từ ghi chép sơ sài. Khách hàng Nhật Bản cần xem bằng chứng digital được dấu thời gian, lý tưởng nhất là được mã hóa hoặc được xác thực qua blockchain hoặc hệ thống trung ương.
Chúng tôi cầu xin nhà cung cấp gửi lại dữ liệu cũ. Họ nói: "Hôm đó giao xong rồi, chúng tôi xóa file rồi." Không có cách nào để tái tạo dữ liệu lịch sử mà không có sự xác minh độc lập.
Đó là khi tôi hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của truy xuất nguồn gốc. Không phải là công nghệ đẹp hoặc tính năng hiện đại. Nó là về việc ghi chép từ từng bước, từ từng thời điểm, với cách mà có thể được xác minh sau này.
Những bài học chúng tôi học được, và những gì bạn không nên làm
Sau 8 tháng xây dựng lại sự tin tưởng, chúng tôi cuối cùng cũng lấy lại khách hàng Nhật Bản. Nhưng quá trình này đã thay đổi hoàn toàn cách chúng tôi vận hành. Dưới đây là những việc chúng tôi đã học được:
Truy xuất nguồn gốc không phải là dán QR Code lên bao bì
Buôn bán hiểu lầm phổ biến rằng nếu dán một QR Code trên sản phẩm, thì khách hàng sẽ có thể quét và xem hết lịch sử. Không phải vậy. QR Code chỉ là một cách để truy cập thông tin. Thông tin đó phải được ghi chép từ trước, từ từng bước sản xuất.
Chúng tôi mất 3 tháng để làm lại quy trình. Mỗi lô nguyên liệu đến phải được ghi chép số lô, ngày, giờ, từ nhà cung cấp nào. Mỗi bước sản xuất phải được ghi chép với dấu thời gian. Mỗi sản phẩm hoàn thành phải được liên kết với những nguyên liệu cụ thể mà nó được làm từ.
Chỉ có sau khi đủ dữ liệu, QR Code mới có ý nghĩa.
Truy xuất bắt đầu từ nhà cung cấp, không phải từ nhà máy
Có hai cách để xây dựng truy xuất nguồn gốc: từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Nếu bạn chỉ bắt đầu ở nhà máy của mình mà không yêu cầu nhà cung cấp cung cấp dữ liệu, thì bạn chỉ biết được nửa câu chuyện.
Chúng tôi bắt đầu gửi yêu cầu chính thức đến tất cả nhà cung cấp: "Từ ngày này, mỗi lô hàng bạn gửi phải kèm theo một tài liệu kỹ thuật số xác định lô hàng đó từ nguyên liệu gì, từ ai, được xử lý như thế nào." Một số nhà cung cấp bực bội. Nhưng họ chấp nhận, vì đây là yêu cầu từ khách hàng cuối cùng của chúng tôi (khách hàng Nhật Bản) được truyền xuyên suốt chuỗi cung ứng.
Đó là khi tôi nhận ra: truy xuất nguồn gốc không phải là một dự án của một công ty. Nó là một chuỗi, và mỗi liên kết trong chuỗi đó đều phải tham gia.
Chuẩn hóa dữ liệu là nền tảng
Before, chúng tôi để nhà cung cấp gửi dữ liệu theo cách họ muốn. Một gửi file Excel, một gửi email PDF, một gửi ảnh chụp giấy tờ. Chúng tôi không thể tích hợp. Chúng tôi không thể xác minh. Chúng tôi chỉ có thể cung cấp cho khách hàng một danh sách hỗn loạn.
Now, chúng tôi yêu cầu tất cả dữ liệu theo một định dạng GS1 tiêu chuẩn. GTIN cho sản phẩm, SSCC cho container, Lot Number và Date, GLN cho từng bên liên quan (nhà cung cấp, nhà máy, kho, v.v.). Điều này đảm bảo rằng dữ liệu từ nhà cung cấp có thể được tích hợp vào hệ thống của chúng tôi mà không cần xử lý thủ công.
Chuẩn hóa này khiến mọi thứ trở nên đơn giản hơn nhiều. Và khách hàng Nhật Bản có thể xem dữ liệu theo cách mà họ hiểu.
Công nghệ phục vụ dữ liệu, không phải ngược lại
Khi chúng tôi lần đầu triển khai hệ thống, chúng tôi tập trung quá nhiều vào công nghệ. Blockchain, API, encryption... tất cả rất đẹp trên giấy.
Nhưng thực tế, khách hàng Nhật Bản chỉ cần một cách an toàn để xem dữ liệu sản xuất. Họ không cần blockchain. Họ không cần công nghệ tiên tiến nhất. Họ chỉ cần dữ liệu chính xác, đầy đủ, có thể được xác minh.
Tôi học được rằng: trước tiên hãy đảm bảo dữ liệu tốt. Sau đó, lựa chọn công nghệ thích hợp để lưu trữ và chia sẻ nó. Không phải ngược lại.
Nếu bạn là quản lý chuỗi cung ứng hoặc chủ doanh nghiệp, bạn cần biết điều này ngay hôm nay
Câu chuyện của chúng tôi là thực. Điều này đang xảy ra với các doanh nghiệp trên toàn Việt Nam. Tôi đã nói chuyện với những người khác trong ngành, và họ kể những câu chuyện tương tự.
Nhưng câu hỏi là: liệu bạn có muốn học bài học này từ trải nghiệm của mình, hay từ trải nghiệm của người khác?
Nếu bạn xuất khẩu, hoặc nếu khách hàng của bạn yêu cầu truy xuất nguồn gốc, đây là những gì bạn cần làm ngay:
Đầu tiên, hãy xây dựng quy trình ghi chép từ hôm nay. Không phải từ tháng sau, từ năm sau. Từ ngay hôm nay. Ghi chép mỗi lô hàng đến, ghi chép mỗi bước sản xuất. Nếu bạn không làm việc này, bất cứ khi nào khách hàng yêu cầu truy xuất, bạn sẽ mất đi dữ liệu lịch sử.
Thứ hai, hãy nói chuyện với nhà cung cấp của bạn. Hỏi họ có khả năng cung cấp dữ liệu truy xuất không. Nếu họ nói không, thì bạn cần tìm nhà cung cấp khác, hoặc giúp họ xây dựng khả năng này. Chuỗi cung ứng yếu nhất ở liên kết yếu nhất.
Thứ ba, hãy lựa chọn một hệ thống hoặc quy trình để tổ chức dữ liệu. Không nhất thiết phải là công nghệ cao. Thậm chí một bảng tính Excel được cấu trúc tốt cũng hơn là không có gì. Nhưng nó phải theo một tiêu chuẩn mà khách hàng của bạn có thể hiểu và xác minh.
Kết thúc, nhưng không phải là dạo này
Hôm nay, ba năm sau sự cố, chúng tôi đã kiến tạo một hệ thống truy xuất nguồn gốc hoàn toàn kỹ thuật số từ nhà cung cấp đến khách hàng. Mỗi sản phẩm đều có một lịch sử mà bất cứ ai cũng có thể quét QR Code và xem. Khách hàng Nhật Bản không chỉ quay lại, mà còn tăng gấp ba lần đơn hàng hàng năm của họ.
Nhưng chi phí học bài học này là 700 triệu đồng từ lô hàng bị từ chối, 1,5 tỷ đồng doanh thu bị mất, và vô số đêm tôi không ngủ.
Tôi hy vọng rằng câu chuyện của chúng tôi sẽ giúp bạn tránh được cùng số phận. Truy xuất nguồn gốc không phải là một tính năng tốt để có. Nó là một yêu cầu không thể tránh được nếu bạn muốn tồn tại trong chuỗi cung ứng hiện đại. Và những công ty muốn đi trước, thay vì đuổi theo, họ bắt đầu từ hôm nay, không phải ngày mai.
Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, có rất nhiều giải pháp sẵn có ngay bây giờ — từ những hệ thống đơn giản đến những nền tảng phức tạp hơn — được thiết kế để giúp doanh nghiệp như bạn xây dựng khả năng này. Điều quan trọng là để hiểu rõ: đây không phải là một dự án optional. Đây là một yêu cầu kinh doanh, và nó chỉ ngày càng trở nên phổ biến.
