Một câu hỏi mà tôi được hỏi nhiều
Cách đây hai năm, một chủ xưởng bánh kẹo ở Hà Nội gọi cho tôi hỏi: "Chúng tôi vừa in 50,000 cái tem QR Code dán vào bao bì. Vậy là chúng tôi đã có truy xuất nguồn gốc đúng không?" Câu trả lời của tôi lúc đó khá bất ngờ đối với anh ta: "Không. Bạn vừa mua 50,000 cái hình dán. Truy xuất nguồn gốc là cái gì khác hoàn toàn."
Tôi biết đó là một câu trả lời khắc khó, nhưng nó là sự thật. Trong những năm qua, tôi đã thấy hàng chục doanh nghiệp sa vào cùng một cái bẫy: nhầm lẫn việc có QR Code trên bao bì với việc thực sự có một hệ thống truy xuất nguồn gốc hoạt động.
Vấn đề nằm chỗ nào
Khi nói về truy xuất nguồn gốc, hầu hết doanh nghiệp trong nước chỉ nhìn thấy phần lvisible nhất — cái QR Code dán trên bao bì. Nhưng QR Code là cái gì? Nó chỉ là một cái cửa vào thôi. Cửa vào dẫn tới đâu mới là điều quan trọng.
Tôi từng ngồi ở một nhà máy thực phẩm lạnh và thấy toàn bộ quá trình: từ lúc nhận nguyên liệu thô, qua từng bước chế biến, đóng hộp, xếp thùng, cho tới khi xuất kho. Đó là hàng chục điểm dữ liệu cần được ghi nhận, liên kết và lưu trữ. QR Code ở trên bao bì chỉ là kết quả cuối cùng của công việc này. Nếu không có dữ liệu phía sau, cái QR Code đó chỉ là một hình ảnh đẹp mà thôi — nó không truy xuất được gì cả.
Có một bộ máy hoàn toàn đằng sau mỗi cái QR Code. Đó là các quy trình ghi nhận dữ liệu, hệ thống lưu trữ, cách chuẩn hóa thông tin, và khả năng kết nối các nhà cung cấp với nhau. Nếu thiếu một trong những phần này, toàn bộ hệ thống sẽ rơi rách.
Chuỗi cung ứng thực tế trông như thế nào
Hãy tưởng tượng bạn là chủ một xưởng chế biến gia vị. Nguyên liệu của bạn đến từ nông dân, được bán qua thương lái, rồi tới kho trung gian, rồi mới tới xưởng của bạn. Ở mỗi điểm này, những thông tin khác nhau được tạo ra: ngày thu hoạch, nơi gieo trồng, người bán, giá cả, chất lượng kiểm tra, thời gian vận chuyển, điều kiện bảo quản.
Tiếp đó, ở xưởng của bạn, bạn tiếp nhận hàng, kiểm tra, xử lý, nấu, đóng gói. Mỗi bước này có thông tin riêng: kết quả kiểm tra, nhiệt độ, thời gian xử lý, nguyên liệu bao gồm những gì. Sau đó, sản phẩm được xếp vào thùng, được gán một mã vận chuyển, được vận chuyển tới các đại lý, từ đó đến siêu thị hoặc người tiêu dùng trực tiếp.
Nếu không ghi nhận tất cả những thông tin này một cách có hệ thống, bạn sẽ chỉ có những mảnh vỡ của sự thật. Khi có sự cố xảy ra — chẳng hạn khách hàng phàn nàn sản phẩm bị hư — bạn sẽ không biết nó xảy ra ở đâu: ở giai đoạn canh tác? Hay trong quá trình vận chuyển? Hay ngay ở xưởng của bạn?
Truy xuất nguồn gốc thực sự không chỉ là QR
Truy xuất nguồn gốc là một hệ thống. Nó bao gồm:
Thứ nhất, là quy trình ghi nhận dữ liệu ở các điểm then chốt trong chuỗi. Bạn cần biết khi nào nhập hàng, nhập từ ai, nhập bao nhiêu, chất lượng thế nào, bảo quản trong điều kiện nào. Lúc sản xuất, bạn cần ghi lại thời gian, nhiệt độ, người phụ trách. Khi đóng gói, bạn cần có dữ liệu về lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng. Việc này không thể chỉ dựa trên bộ nhớ hoặc các cuốn sổ cũ kỹ.
Thứ hai, là tiêu chuẩn hóa dữ liệu. Nếu bạn có các nhà cung cấp khác nhau, mỗi nhà cung cấp viết thông tin theo cách của họ — người này viết "khoai tây", người khác viết "khoai", người khác viết "khoai tây chất lượng A" — thì bạn sẽ không thể so sánh hoặc kết nối dữ liệu. Tiêu chuẩn hóa có nghĩa là cùng một sản phẩm sẽ được ghi nhận theo cùng một cách ở mọi nơi. Đó là lý do tại sao các tiêu chuẩn như GS1, EPCIS ra đời. Chúng không phải là những thứ cao siêu — chúng chỉ là cách nói chung để mọi người hiểu nhau.
Thứ ba, là công nghệ lưu trữ. Dữ liệu của bạn phải được lưu ở đâu đó mà nó vừa an toàn, vừa có thể truy cập được khi cần. Với blockchain hay với các database truyền thống, điều này có những cách tiếp cận khác nhau. Nhưng dù là gì, dữ liệu phải ở đó, có thể kiểm tra được, và không thể thay đổi được sau khi đã ghi.
Thứ tư, là khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu. Trong thế giới thực, chuỗi cung ứng không phải là tuyến tính từ A đến B. Nó liên quan đến nhiều bên: nông dân, thương lái, kho hàng, nhà máy, vận chuyển, siêu thị. Mỗi bên có dữ liệu của họ. Để hệ thống truy xuất thực sự hoạt động, những dữ liệu này phải nối với nhau. Điều này đòi hỏi sự hợp tác và sự tin tưởng. Bạn phải cấp quyền cho các bên liên quan xem dữ liệu của bạn, và bạn cũng phải có khả năng xem dữ liệu của họ.
Khi QR Code trở thành có giá trị
Vậy khi nào QR Code mới trở thành công cụ truy xuất thực sự? Khi nó dẫn tới một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh.
Tôi từng quét một cái QR Code trên một gói cà phê từ một trang trại ở Đắk Lắk. Sau khi quét, tôi nhìn thấy: tên trang trại, tên người nông dân, tọa độ vị trí trồng, ngày thu hoạch, độ cao, loại đất, phương pháp chăm sóc, ngày rang, ngày đóng gói, ngày sản xuất. Nó không phải là những từ hoa mỹ — đó là những con số, thời gian, và tên người cụ thể. Tôi thậm chí có thể nhìn thấy tên người vận chuyển, ngày giao hàng, và nơi nó được bán.
Đó không phải là may mắn. Đó là kết quả của một quy trình lao động và hệ thống tốt. Mỗi điểm trong chuỗi, từ người nông dân đến người bán lẻ, đều có nhiệm vụ ghi nhận và gửi dữ liệu của họ. Cái QR Code chỉ là cửa vào duy nhất để xem tất cả những điều đó.
Những sai lầm phổ biến
Tôi đã thấy nhiều công ty sa vào những cái bẫy này:
Sai lầm thứ nhất là nghĩ rằng QR Code là công cụ chính, chứ không phải là cách ghi nhận dữ liệu. Họ in QR Code mà không có quy trình ghi dữ liệu phía sau. Kết quả là khi khách hàng quét, họ chỉ thấy một trang web ghi "Sản phẩm này là hàng chính hãng" — nó có thể là bất kỳ sản phẩm nào cũng vậy. Điều này không chỉ vô dụng, mà còn nguy hiểm, vì nó tạo ra một ảo tưởng về minh bạch.
Sai lầm thứ hai là cố gắng làm mọi thứ một mình. Truy xuất nguồn gốc đòi hỏi sự hợp tác từ tất cả các bên trong chuỗi cung ứng. Nếu bạn là nhà sản xuất nhưng không có dữ liệu từ nhà cung cấp nguyên liệu, hoặc không có dữ liệu từ người vận chuyển, thì hệ thống sẽ bị lỗ hổng. Bạn phải đẩy mạnh sự hợp tác với các bên khác.
Sai lầm thứ ba là lựa chọn công nghệ mà không hiểu rõ nhu cầu thực tế của bạn. Blockchain nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng nó có thể quá phức tạp và đắt đỏ đối với một doanh nghiệp nhỏ. Ngược lại, một database đơn giản có thể không đủ nếu bạn cần chia sẻ dữ liệu với nhiều bên ngoài. Công nghệ phải phục vụ nhu cầu của bạn, chứ không phải là bạn phục vụ công nghệ.
Giá trị thực của truy xuất nguồn gốc
Khi bạn làm đúng, truy xuất nguồn gốc mang lại nhiều lợi ích mà có thể bạn chưa dự tính.
Thứ nhất, nó giúp bạn quản lý chất lượng tốt hơn. Khi có sự cố xảy ra, bạn có thể truy ngược lại các lô hàng bị ảnh hưởng một cách nhanh chóng. Nếu người nông dân A cung cấp nguyên liệu bị nhiễm bệnh, bạn có thể biết chính xác những sản phẩm nào của bạn chứa nguyên liệu từ anh ta, và từ đó thu hồi chỉ những sản phẩm đó, thay vì toàn bộ lô.
Thứ hai, nó tăng sự tin tưởng của khách hàng. Một nghiên cứu gần đây cho thấy 73% người tiêu dùng sẵn sàng trả thêm tiền cho sản phẩm có minh bạch nguồn gốc. Nếu bạn có khả năng chứng minh rằng sản phẩm của bạn là thật, là sạch sẽ, là được sản xuất với điều kiện công bằng, bạn có thể lấy giá cao hơn.
Thứ ba, nó giúp bạn tuân thủ các quy định. Ngày càng nhiều quốc gia yêu cầu truy xuất nguồn gốc cho các sản phẩm thực phẩm, dược phẩm, và các hàng hóa khác. Nếu bạn muốn xuất khẩu, bạn cần phải có hệ thống như vậy.
Thứ tư, nó mở ra các cơ hội mới. Nếu bạn có dữ liệu toàn diện về chuỗi cung ứng của bạn, bạn có thể sử dụng nó để cải tiến qui trình, giảm chi phí vận chuyển, tối ưu hóa tồn kho. Dữ liệu là một tài sản có giá trị.
Bắt đầu từ đâu
Nếu bạn quyết định triển khai truy xuất nguồn gốc thực sự, đừng bắt đầu bằng việc mua QR Code. Hãy bắt đầu bằng việc hiểu rõ chuỗi cung ứng của bạn.
Viết ra tất cả các bước từ lúc bạn nhận nguyên liệu đến khi sản phẩm rời khỏi kho của bạn. Với mỗi bước, hãy xác định những thông tin nào cần được ghi nhận. Nó không cần phải là quá phức tạp — thời gian, số lượng, người phụ trách, tình trạng. Đó là những thứ cơ bản.
Tiếp đó, hãy nói chuyện với các nhà cung cấp của bạn. Giải thích tại sao bạn cần dữ liệu của họ. Hỏi họ hiện tại đang ghi nhận những gì, và liệu họ có thể cung cấp dữ liệu đó cho bạn theo một format chuẩn không.
Sau đó, hãy chọn một công cụ phù hợp. Nó có thể là một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện có, hoặc nó có thể là một nền tảng chuyên biệt cho truy xuất nguồn gốc. Điều quan trọng là công cụ phải có thể lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, và phải có thể tạo ra một cái QR Code hoặc một cái link dẫn tới những dữ liệu đó.
Cuối cùng, hãy đào tạo đội ngũ của bạn. Truy xuất nguồn gốc không phải là một dự án một lần — nó là một thay đổi trong quy trình làm việc. Mọi người trong tổ chức của bạn phải hiểu tại sao nó quan trọng, và phải biết cách thực hiện công việc của họ với dữ liệu này.
Kết lại
Cái QR Code dán trên bao bì của bạn không phải là truy xuất nguồn gốc. Nó chỉ là biểu tượng của nó. Truy xuất nguồn gốc thực sự là một hệ thống toàn diện: ghi nhận dữ liệu, tiêu chuẩn hóa, lưu trữ an toàn, và khả năng chia sẻ với những người cần.
Nếu bạn muốn thực sự có một hệ thống truy xuất nguồn gốc hoạt động, hãy bắt đầu từ những quy trình cơ bản. Rồi từ từ xây dựng lên. Không cần phải hoàn hảo ngay từ đầu. Cái quan trọng là có một bước khởi đầu đúng.
Có rất nhiều công ty hiện nay, từ các nền tảng công nghệ lớn đến các công ty nhỏ hơn chuyên về lĩnh vực này, sẵn sàng giúp bạn. Nhưng chìa khóa là bạn phải hiểu rõ bản thân cần gì. Khi đó, việc chọn công cụ sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
