Nguyên tắc truy xuất nguồn gốc “một bước trước – một bước sau” yêu cầu mỗi cơ sở biết chính xác lô nguyên liệu nào đến từ nhà cung cấp nào và lô thành phẩm nào đã giao cho khách hàng nào. Ở mức tối thiểu, cơ sở sản xuất phải ghi chép ba nhóm dữ liệu: lô hàng nhận, lô hàng sản xuất và lô hàng giao, đồng thời gắn mã nhận diện cho sản phẩm sau mỗi công đoạn.
Nói ngắn gọn, đây là cách định nghĩa trong văn bản pháp luật Việt Nam: “một bước trước – một bước sau” là khả năng giám sát và nhận diện được công đoạn sản xuất, kinh doanh liền trước và công đoạn liền sau của một sản phẩm đang được truy xuất. Doanh nghiệp không phải biết cả chuỗi từ trang trại đến bàn ăn, nhưng phải nắm chắc hai mắt xích nằm sát hai bên mình.
Nguyên tắc “một bước trước – một bước sau” là gì?
Hãy hình dung chuỗi cung ứng là một sợi xích. Không mắt xích nào nhìn thấy toàn bộ sợi xích, nhưng nếu mắt xích nào cũng giữ chặt hai mắt xích bên cạnh thì khi có sự cố, cơ quan quản lý hoặc doanh nghiệp có thể lần ngược từng bước về đến nguồn gốc, hoặc lần xuôi đến tận điểm bán.
Thông tư 02/2024/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ về quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa đặt “một bước trước – một bước sau” là nguyên tắc đầu tiên trong bốn nguyên tắc của hệ thống truy xuất. Ba nguyên tắc còn lại là: phần tử dữ liệu chính phải sẵn có (được thu thập, lưu trữ và cập nhật kịp thời), minh bạch, và có sự tham gia đầy đủ của các bên. Hai nguyên tắc sau giải thích vì sao chỉ ghi chép thôi là chưa đủ. Một cuốn sổ ghi đầy đủ nhưng nằm trong ngăn kéo ở kho, mất hai ngày mới tìm ra, thì không đáp ứng yêu cầu “sẵn có”.
Điều nhiều bài viết bỏ qua là nguyên tắc này có ba vế chứ không phải hai. Ngoài bước trước (nhà cung cấp) và bước sau (khách hàng) còn có phần bên trong cơ sở: lô nguyên liệu nào đã đi vào lô thành phẩm nào. Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT nói rõ thực phẩm sau mỗi công đoạn phải được mã hóa và nhận diện bằng một phương thức thích hợp. Biết nhà cung cấp và biết khách hàng nhưng không nối được hai đầu với nhau thì khi phải thu hồi, doanh nghiệp vẫn phải thu hồi tất cả.
Quy định nào đang áp dụng tính đến tháng 10/2026?
Khung pháp lý về truy xuất nguồn gốc thay đổi liên tục trong năm 2026, và nhiều tài liệu trên mạng đang trích văn bản đã bị thay hoặc bị tạm ngưng. Bảng dưới đây tóm tắt hiện trạng tính đến ngày 10/10/2026.
| Văn bản | Phạm vi | Tình trạng | Điểm chính cần biết |
|---|---|---|---|
| Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT | Thực phẩm thuộc phạm vi quản lý ngành nông nghiệp (nông, lâm, thủy sản) | Chưa thấy văn bản thay thế tại thời điểm viết | Nguyên tắc một bước trước – một bước sau; danh mục thông tin phải lưu cho lô nhận, lô sản xuất, lô giao |
| Thông tư 02/2024/TT-BKHCN | Quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nói chung | Hiệu lực từ 01/06/2024 | Bốn nguyên tắc của hệ thống truy xuất; thông tin tối thiểu như tên, hình ảnh sản phẩm, đơn vị sản xuất, công đoạn, mã truy vết, thời gian sự kiện |
| Thông tư 11/2026/TT-BCT | Thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương | Bị tạm ngưng theo Quyết định 906/QĐ-BCT; bị thay bởi Thông tư 63/2026/TT-BCT | Không nên trích dẫn như văn bản hiện hành |
| Thông tư 63/2026/TT-BCT (ký 30/09/2026) | Thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương | Hiệu lực từ 15/11/2026 | Cung cấp hồ sơ trong 24 giờ; thời hạn lưu hồ sơ cụ thể; vẫn theo nguyên tắc một bước trước – một bước sau |
| Nghị định 372/2026/NĐ-CP (ký 29/09/2026) | Định danh, xác thực, truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa qua Nền tảng quốc gia | Hiệu lực từ 01/01/2027 | Bắt buộc với hàng hóa rủi ro cao; mã định danh dạng digital link theo tiêu chuẩn GS1; ghi nhận các sự kiện trọng yếu |
Với doanh nghiệp, cách đọc bảng này khá đơn giản. Nếu bạn sản xuất thực phẩm thuộc nhóm Bộ Công Thương quản lý, mốc cần chuẩn bị là 15/11/2026. Nếu bạn làm nông, thủy sản, Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT vẫn là văn bản để đối chiếu. Còn từ 01/01/2027, Nghị định 372/2026/NĐ-CP mở thêm một lớp yêu cầu về định danh số cho hàng hóa rủi ro cao, với danh mục và lộ trình do các bộ quản lý ngành xác định. Ngoài ra, Bộ Công Thương có một thông tư riêng về truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa rủi ro cao trong phạm vi bộ quản lý là Thông tư 31/2026/TT-BCT, có hiệu lực từ 01/07/2026.
Cơ sở sản xuất cần ghi chép những gì?
Điều 6 Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT đưa ra danh mục rõ ràng nhất cho câu hỏi này, chia theo ba điểm trong dòng hàng của cơ sở. Bảng dưới đây gom yêu cầu tối thiểu của văn bản và bổ sung cột “nên ghi thêm” là những trường không bắt buộc theo câu chữ nhưng trên thực tế quyết định bạn có truy xuất được hay không.
| Điểm ghi chép | Thông tin tối thiểu theo quy định | Nên ghi thêm để truy được thật |
|---|---|---|
| Lô hàng nhận (một bước trước) | Tên, địa chỉ, mã số của cơ sở cung cấp; thời gian giao nhận; tên, chủng loại, khối lượng và mã nhận diện của lô | Số lô của chính nhà cung cấp, số chứng từ/hóa đơn, biển số xe, kết quả kiểm tra đầu vào, vị trí lưu kho |
| Lô hàng sản xuất (bên trong cơ sở) | Thông tin tại từng công đoạn: thời gian, tên/chủng loại, khối lượng, mã nhận diện | Lô nguyên liệu nào đi vào lô thành phẩm nào và với khối lượng bao nhiêu; ca, dây chuyền; sản phẩm làm lại hoặc phụ phẩm |
| Lô hàng giao (một bước sau) | Tên, địa chỉ, mã số của cơ sở tiếp nhận; thời gian giao nhận; thông tin sản phẩm | Số lô và số lượng theo từng khách hàng, số phiếu xuất, đơn vị vận chuyển, nhiệt độ khi giao với hàng lạnh |
Thông tư 63/2026/TT-BCT liệt kê nhóm thông tin sản phẩm mà cơ sở thực phẩm phải thiết lập và lưu trữ: tên, hình ảnh sản phẩm; thương hiệu, nhãn hiệu, số sê-ri (nếu có); quy cách đóng gói, chất liệu bao bì, thành phần; thời hạn sử dụng; tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng; thông tin về lô/mẻ sản phẩm; địa điểm và thời gian diễn ra các sự kiện theo dõi trọng yếu. Danh sách này nghiêng về “hồ sơ sản phẩm”, còn danh mục của Thông tư 17/2021 nghiêng về “dòng chảy của lô”. Một hệ thống tốt cần cả hai: dữ liệu tĩnh về sản phẩm và dữ liệu sự kiện về từng lô.
Lô phải nhỏ đến mức nào?
Không văn bản nào ép bạn chọn một cỡ lô cụ thể, nhưng cỡ lô quyết định phạm vi thu hồi. Nếu một lô thành phẩm được định nghĩa là “toàn bộ sản lượng trong tuần”, thì một lô nguyên liệu có vấn đề sẽ kéo theo cả tuần hàng. Cách thực tế là định nghĩa lô theo đơn vị sản xuất nhỏ nhất mà bạn còn ghi chép nhất quán được: một mẻ, một ca, hoặc một lần đổi nguyên liệu. Mỗi lần đổi lô nguyên liệu đầu vào giữa ca nên được coi là một điểm cắt lô.
Trường hợp phối trộn và tách lô
Đây là chỗ hệ thống ghi chép thường gãy. Khi ba lô gạo được trộn vào một silo rồi đóng thành hai mươi lô bao, quan hệ là nhiều-nhiều. Sổ giấy gần như không theo được quan hệ này một cách đáng tin cậy. Tối thiểu, mỗi lần nạp nguyên liệu vào bồn, silo hay dây chuyền cần được ghi như một sự kiện riêng có thời điểm, để sau này có thể khoanh vùng những lô thành phẩm đóng ra trong khoảng thời gian bị ảnh hưởng.
Lưu hồ sơ bao lâu và phải trả lời nhanh đến đâu?
Thời hạn lưu trữ khác nhau tùy văn bản áp dụng cho cơ sở của bạn.
| Văn bản | Thời gian lưu tối thiểu | Thời hạn cung cấp khi được yêu cầu |
|---|---|---|
| Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT | Có ghi hạn sử dụng: tối thiểu 12 tháng kể từ ngày hết hạn của lô. Không bắt buộc ghi hạn sử dụng: 06 tháng kể từ ngày sản xuất với sản phẩm tươi sống; 02 năm với sản phẩm đông lạnh, chế biến | Văn bản quy định trình tự truy xuất theo các bước, cần đối chiếu nguyên văn cho từng trường hợp |
| Thông tư 63/2026/TT-BCT (từ 15/11/2026) | 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng với thực phẩm có hạn sử dụng; 60 tháng kể từ ngày sản xuất với thực phẩm không bắt buộc ghi hạn sử dụng | Trong vòng 24 giờ kể từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu |
Con số 24 giờ đáng được chú ý. Nó biến truy xuất từ việc “có giấy tờ” thành việc “tìm được giấy tờ trong một ngày”. Một cơ sở lưu phiếu nhập ở kho, nhật ký sản xuất ở xưởng và phiếu xuất ở phòng kinh doanh, mỗi nơi một kiểu đánh số, sẽ rất khó gom đủ hồ sơ của một lô trong thời hạn đó, dù về lý thuyết tài liệu nào cũng có.
Khi có sự cố, quy trình truy xuất diễn ra thế nào?
Trình tự trong các văn bản của Bộ Công Thương và ngành nông nghiệp tương đối giống nhau: xác định thông tin của sản phẩm có vấn đề (tên, mã lô, ngày sản xuất); rà soát hồ sơ sản xuất và kiểm nghiệm; liên hệ nhà cung cấp liền trước để lấy thông tin về nguyên liệu; thông báo cho nhà phân phối liền sau và đề nghị cung cấp số liệu bán ra, tồn kho; cuối cùng là phân tích nguyên nhân và lập báo cáo kết quả.
Đọc kỹ trình tự này sẽ thấy mỗi bước tương ứng với một nhóm dữ liệu trong bảng ở phần trên. Bước hai cần dữ liệu “bên trong cơ sở”, bước ba cần dữ liệu “lô hàng nhận”, bước bốn cần dữ liệu “lô hàng giao”. Thiếu nhóm nào thì bước đó phải làm bằng điện thoại và trí nhớ của nhân viên.
Làm sao biết hệ thống của mình có chạy được không?
Phần lớn bài viết về chủ đề này dừng ở danh sách phải ghi. Nhưng một hệ thống chỉ được chứng minh là chạy được khi bạn thử nó. Có hai bài kiểm tra mà cơ sở nào cũng tự làm được, không cần chờ đến lúc có sự cố.
Diễn tập thu hồi. Chọn ngẫu nhiên một lô thành phẩm đã xuất cách đây vài tháng. Bấm giờ và trả lời hai câu: lô này dùng những lô nguyên liệu nào, của nhà cung cấp nào; và lô này đã giao cho những khách hàng nào, mỗi nơi bao nhiêu. Sau đó làm chiều ngược lại với một lô nguyên liệu: nó đã đi vào những lô thành phẩm nào. Nếu bài tập kéo dài quá thời hạn mà văn bản áp dụng cho bạn đặt ra, bạn đã biết chỗ cần sửa.
Cân đối khối lượng. Với lô vừa chọn, cộng khối lượng nguyên liệu đã nhận, trừ phần đã dùng, phần hao hụt và phần còn tồn, rồi đối chiếu với khối lượng thành phẩm đã xuất. Khoản chênh lệch lớn mà không giải thích được thường là dấu hiệu có hàng đi ra ngoài sổ sách, hoặc có lô bị ghi nhầm mã. Đây chính là chỗ mà cơ quan kiểm tra hay đối tác nhập khẩu sẽ hỏi đầu tiên.
Hai bài kiểm tra này nên lặp lại định kỳ và lưu lại kết quả. Biên bản diễn tập là bằng chứng tốt nhất cho thấy nguyên tắc “sẵn có” không chỉ nằm trên giấy.
Từ sổ ghi chép đến dữ liệu số: chuẩn bị gì cho giai đoạn tới?
Nguyên tắc “một bước trước – một bước sau” không bắt buộc phải số hóa. Một cơ sở nhỏ hoàn toàn có thể đáp ứng bằng sổ sách nếu đánh số lô nhất quán và lưu giữ cẩn thận. Tuy vậy, Nghị định 372/2026/NĐ-CP cho thấy rõ hướng đi: từ 01/01/2027, mã định danh sản phẩm (mã UID) là đường dẫn digital link phù hợp tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn GS1 quốc tế, và việc ghi nhận được thực hiện cho các sự kiện trọng yếu trong sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, lưu thông, tiêu dùng. Với hàng hóa rủi ro cao, việc này là bắt buộc; danh mục, lộ trình và phương thức thực hiện theo lô, mẻ do các bộ quản lý ngành quy định.
Cách tiếp cận “sự kiện trọng yếu” thực chất trùng với logic một bước trước – một bước sau: mỗi lần hàng được nhận, biến đổi hay giao đi là một sự kiện cần ghi lại ai, cái gì, khi nào, ở đâu. Chuẩn EPCIS của GS1 được thiết kế để ghi đúng những sự kiện này ở dạng dữ liệu trao đổi được giữa các doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang thiết kế lại sổ ghi chép nên làm sẵn ba việc: dùng một hệ mã lô duy nhất xuyên suốt từ kho nguyên liệu đến kho thành phẩm; ghi nhận được quan hệ lô vào – lô ra ở mỗi công đoạn; và nếu đã có mã GS1 (GTIN, GLN) thì dùng chúng làm khóa định danh sản phẩm và địa điểm thay vì tự đặt mã nội bộ khác.
Các nền tảng truy xuất như VNCX ghi nhận lô nhận, công đoạn và lô giao theo mô hình sự kiện EPCIS, gắn với mã QR trên sản phẩm, giúp xuất hồ sơ của một lô trong thời gian ngắn khi được yêu cầu. Dù chọn công cụ nào, điều quan trọng nhất vẫn là kỷ luật ghi chép ở xưởng: một hệ thống phần mềm không cứu được dữ liệu chưa bao giờ được nhập.
Câu hỏi thường gặp
Nguyên tắc một bước trước – một bước sau có bắt buộc với cơ sở nhỏ không?
Các thông tư về truy xuất thực phẩm của ngành nông nghiệp và Bộ Công Thương áp dụng cho cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm thuộc phạm vi quản lý, không chỉ doanh nghiệp lớn. Cơ sở nhỏ có thể đáp ứng bằng sổ sách, miễn là ghi đủ thông tin lô nhận, lô sản xuất, lô giao và tìm lại được kịp thời.
Có phải truy xuất được đến tận trang trại mới đạt yêu cầu?
Không. Theo nguyên tắc này, mỗi cơ sở chỉ chịu trách nhiệm nhận diện được bước liền trước và bước liền sau của mình. Khả năng truy đến tận trang trại có được khi mọi mắt xích trong chuỗi cùng làm đúng phần của mình.
Thông tư 11/2026/TT-BCT còn áp dụng không?
Không nên áp dụng văn bản này như quy định hiện hành. Thông tư 11/2026/TT-BCT đã bị tạm ngưng hiệu lực và được thay bởi Thông tư 63/2026/TT-BCT, có hiệu lực từ 15/11/2026.
Phải lưu hồ sơ truy xuất trong bao lâu?
Theo Thông tư 63/2026/TT-BCT, thời hạn là 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng với thực phẩm có hạn sử dụng, và 60 tháng kể từ ngày sản xuất với thực phẩm không bắt buộc ghi hạn sử dụng. Với thực phẩm nông lâm thủy sản, Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT (Điều 6) quy định tối thiểu 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng của lô nếu sản phẩm có ghi hạn sử dụng; nếu không bắt buộc ghi hạn sử dụng thì 06 tháng với sản phẩm tươi sống và 02 năm với sản phẩm đông lạnh, chế biến.
Mã nhận diện lô có cần theo chuẩn GS1 không?
Các thông tư hiện hành chỉ yêu cầu sản phẩm sau mỗi công đoạn được mã hóa, nhận diện bằng phương thức thích hợp. Riêng mã định danh trên Nền tảng quốc gia theo Nghị định 372/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/01/2027, là digital link phù hợp tiêu chuẩn GS1, vì vậy dùng GS1 ngay từ bây giờ giúp tránh phải đổi hệ mã về sau.
Nguồn tham khảo
- Thông tư 02/2024/TT-BKHCN quy định về quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa – LuatVietnam
- Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT về truy xuất nguồn gốc, thu hồi và xử lý thực phẩm không bảo đảm an toàn – Văn bản VCCI
- Điều 6 Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT – Hệ thống pháp luật
- Bộ Công Thương ban hành Thông tư quy định truy xuất nguồn gốc thực phẩm – Bộ Công Thương
- Quyết định 906/QĐ-BCT tạm ngưng hiệu lực Thông tư 11/2026/TT-BCT – LuatVietnam
- Cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải cung cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc trong 24 giờ – Tạp chí Công Thương
- Từ 15/11, cơ sở thực phẩm phải cung cấp hồ sơ truy xuất nguồn gốc trong 24 giờ – Báo Pháp luật Việt Nam
- Áp dụng truy xuất nguồn gốc thực phẩm từ 15/11 – Trung tâm WTO và Hội nhập
- Thông tư 31/2026/TT-BCT về truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương – Bộ Công Thương
- Quy định về truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa (Nghị định 372/2026/NĐ-CP) – Báo Điện tử Chính phủ
Tác giả
VNCX Team
Bắt đầu với VNCX
Cần tư vấn giải pháp truy xuất nguồn gốc?
Đội ngũ VNCX sẵn sàng hỗ trợ bạn triển khai truy xuất nguồn gốc
